每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。1、你们公司的人事档案包含哪些内容？2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？ 3、你认为目前你公司的人...
每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ 如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？
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1、我们公司没有人事档案保管权，所以人事档案内是公司内部存档的资料，主要包括：《应聘登记表》、《面试记录表》、一寸照片、学历、户口、身份证复印件、资格证复印件、职称证复印件、原单位离职证明、担保函、无劣迹证明（采购、收银、出纳、会计、保安需要）、《员工登记表》、《转正审批表》、《调岗、调薪审批表》、《奖惩记录》、《劳动合同》或《劳务合同》及承诺书（不参加统筹保险）等
2、公司没有完善的档案管理制度，这方面很不到位，只有一个文员负责档案的管理，借阅、使用须经人事部经理审批。
3、存在问题很多：
A、没有档案管理制度。档案资料很重要，应该建立一个完善的档案管理制度，对档案的归档、使用、借阅、增减、保密、保管等做出明确的规定。
B、入职时缺少健康证明。
C、对特殊岗位如采购、收银、出纳、会计、保安，公司要求其出具担保函，但《劳动合同法》第9条规定：用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。这说明，用人单位不能要求担保，包括提供证人和书面证明。这方面由于员工法律意识不够，目前还没发生纠纷，真正想入职的也会全力配合，问题不大。
D、《劳务合同》及不办保险承诺书，这是公司目前最大的问题。
因为个别岗位流动性大，公司也想节约成本，便规定个别岗位不给上保险，有些员工自己不想上保险的，公司也只要求其写一份书面的承诺书，承诺放弃保险，责任自负。但做为HR都知道，这种承诺是无效，一但发生纠纷对公司很不利。而且目前正有一起仲裁案件，员工写了承诺书，现反悔索要保险补偿，可领导对此不以为然，一直没有更好的解决办法。
人事档案是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作，我们公司在这方面做得还比较规范，但也存在一些需要完善的地方。
1、公司人事档案包括的内容：
（1） 电子档：员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。
（2） 纸质档：主要包括：员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。
2、公司人事档案规范及措施：
（1） 制定制度：公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。
（2） 专人管理：HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。
（3） 具体措施举例：由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。
（4） 一点建议：公司人事档案管理制度的制定我认为需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质（比如国有企业肯定要比较重视，民营企业就相对粗略管理）给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。
3、公司人事管理风险性评估：
（1） 暂无风险：公司属外资企业，而且成立刚一年多，在公司没有任何指示情况下，HR部门建立健全了员工人事档案管理，目前只供部分领导查阅某些员工基本情况（如学历、工作经历）之用，还未出现因员工离职而提出将其人事档案转出的情况。
（2） 相应措施：在人事档案管理过程中，我们做到“三关”，一是把关档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把关保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把关制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。
（3） 居安思危：虽然公司有相对比较完备的管理制度，而且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求，简单举例如下：
A：离职后进入事业单位。如果员工考取公务员或被事业、国企、机关单位录用，将对其人事档案提出及时转出要求，如果保管不善将引起纠纷甚至诉讼，所以对档案专管人员及档案室做出了较高要求。
B：仍需补充员工资料。如部分员工经过自学获得的有关证照没有及时予以进行催交。
C：管理仍待加强。如部分领导未经过审批便私自拿取钥匙取某人的人事档案偶有发生。
人事档案就是员工所作所为的“痕迹”，如果“不全、不细”，就失去了档案的作用，所以，其管理的“严谨性、严肃性”就可想而知。
一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容：
1、反映员工基本信息的资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等；
2、反映员工面试入职评定的资料，如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等；
3、劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等；
4、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格；
5、服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等；
6、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等；
7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。
二、人事档案管理的操作规范和具体措施：
1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员，其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。
2、人事档案属公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，HR部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。
3、我们设有专门的人事档案保管室，主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案，但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准，方可借阅。
4、电子档案永久保存，只能查阅，不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己及下属的电子档案，且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限，如薪酬、奖惩、绩效等。
5、其它规范，如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理（涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入）、准确性和操作注意事项等，对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查，确保档案管理万无一失。
三、人事档案管理风险规避：
人事档案管理属人力资源管理的基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。如：
1、人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。
2、该要员工签名确认的制度、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。
3、注意建档或（续）签字的时效性，不能过期不（续）签，如劳动合同的（续）签订、员工试用期评估和转正办理。
4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。
1、 公司人事档案包含内容：
（1） 员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。
（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。
（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。
（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。
（5） 员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。
（6） 劳动合同及保密协议
（7） 其他：包括员工入职后取得的资格证书等
2、人事档案操作管理规范
（1）专人管理：集团设立专门的人事档案管理人员。
（2）制度规范：档案管理制度、集团人资基本制度及权限中中对员工入职前后的手续均有明确操作规范。
（3）责任明确：人事档案所需的各种材料由公司人资负责整理、收集后，到集团备案（纸质原件+电子版）。
3、人事档案风险
（1）集团人事档案管理仍存在风险。
（2）存在风险最大的原因是执行不力，后续需列入相关人员考核中，并定期检查，进一步强化责任。
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