如何做好员工的住宿管理，降低公司的意外事故责任？

文|任康磊

员工宿舍管理虽然是个出力不讨好的事。但是因为职工在宿舍的时间都是在他们的非工作时间，没有了工作的束缚，人的状态可能会比较放松。这时候如果没有一定的住宿管理，可能会给公司带来的安全隐患还是比较大的。

虽然每个公司对住宿管理的做法会有所不同，但是大体的路数，离不开这三点。

1.制度建设

制度是一切事情的依据，尤其是对于宿舍管理。本身就是员工的非工作时间，如果制度不完善，员工会说你是在没事找事、多管闲事。

宿舍中能用到的制度，至少包括四个部分。

（1）住宿申请制度

住宿申请制度主要规定的是什么样的人有资格申请公司的宿舍，申请的具体流程是什么？申请通过后能住多久？什么条件下就不可以住了？之类的。

（2）日常管理制度

日常管理制度主要规定的是宿舍的床位是如何安排的？

宿舍的作息时间是什么样的？包括开灯时间，熄灯时间，注意事项。

宿舍如果有访客该如何规定？包括入出登记，访客行为规范。

安全责任制度。这个最重要，包括个人财物的安全管理，安全的责任，严禁吸烟，严禁使用某些电器，严禁……

（3）卫生管理制度

卫生管理制度规定的是为什么的责任人划分；卫生的原则；以及打扫卫生的注意事项。

（4）资产管理制度

资产管理制度包括公司宿舍的公共物品如何管理。

2.内部管理

因为代表公司管理宿舍的人员可能并不在宿舍住，即便在宿舍住，那么多屋子也难以管理。所以要管理好宿舍，最好的办法是利用宿舍内部的管理。

把每一个宿舍划分成一个小的组织，划分出这个组织的管理者，能够帮助公司的宿舍管理人有效的实现宿舍管理。

对内部管理的的规范和要求，至少可以分成三个部分。

（1）规范进出的手续

包括住宿手续的办理规范和退宿手续的办理规范。

比如住宿前需要填什么表？需要什么样的管理文件？退宿时需要什么？宿舍的钥匙怎么交接？怎么管理？

（2）选举宿舍长

包括选举的方式（民主还是指定），选择的原则（宿舍长的素质能力），以及宿舍长的具体职责（比如安排周日、检查卫生、解决纠纷、保持联络、收取费用等）。

（3）明确管理要求

包括要爱护公共物品、严禁聚众赌博、严禁打架斗殴、严禁大声喧闹、严禁饲养宠物等。

3.定期检查

光有制度和内部管理还不够，公司层面定期或者不定期的检查也是非常有必要的。

（1）检查人员

对宿舍的检查小组，一般可以包括人力资源部人员、行政管理部人员、宿舍管理员、宿舍长、公司的专职或者兼职安全员等人员组成。

（2）检查事项

宿舍检查的主要有卫生情况，包括公共区域的卫生、个人卫生等；

安全情况，包括煤气安全、用电安全、节约意识、违禁用品等；

住宿情况，主要是对实际住宿情况的盘点。

制度建设+内部管理+定期检查，构成了宿舍管理的三板斧，也是目前宿舍管理中比较有效的方法。

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通常我们要重点明确以下三个方面的管理制度。

一 如何明确日常管理制度，让宿舍管理有据可依？

首先：宿舍床位由行政部门统一安排安排。员工入住宿舍必须按照指定的床位进行住宿，不得私下相互调换床位，更不可私自带人留宿。

其次：在制度中要明确规定作息时间。冬季时间一般是晚上十点，夏季时间根据南方北方不同一般定为十点半或者十一点。

第三：是安全责任规定。严禁在室内吸烟，严禁乱搭电线，严禁使用高负荷电器，严禁在宿舍存放易燃易爆及危险物品，并且定期进行检查，防止出现安全隐患。

安全是宿舍管理的重中之重。

二、如何规范宿舍进出手续，避免出现管理漏洞？

宿舍的住宿和退宿在行政管理中我们都应该向员工入职、离职一样严格完善的进行手续的办理，避免出现管理中的漏洞。

首先：应该明确所有住宿员工必须填写住宿申请表，经公司领导审批才能准予办理住宿手续，享有入住员工宿舍的资格。这样将员工宿舍与员工激励捆绑起来进行了。

其次：经领导审批同意入住宿舍的员工需要提交身份证复印件，行政人员要将身份证及审批后的住宿申请表一起存档备案。办理好入住手续后行政人员要发放住宿管理制度及住宿须知并将重要制度予以口头告知，同时要求申请人进行签字，等这些手续都办妥之后就可以发放宿舍钥匙安排员工入住了。

第三：当员工发生离职或者有了自己的住宿条件不再继续在员工宿舍居住的时候，千万切记一定要办理退宿手续。办理退宿时首先要与员工确定退宿的具体时间，也就是哪天最后搬离个人物品彻底离开宿舍。在退宿日期临近前要对申请退宿员工进行提醒，退宿时间尽量选择宿舍全体员工都在的时候，当天行政人员、宿舍长会同退宿人员一起检查宿舍物品有无丢失损坏情况。行政人员监督退宿人员结清他应该分摊的水、电、煤气、上网、有线电视等公摊费用。之后收回宿舍钥匙，开具放行条准其离开宿舍。员工退宿情况要对宿舍全体人员进行告知。

三、 如何进行定期检查，做好宿舍监督管理工作？

有了规范的制度和严格的进出管理，作为宿舍管理人员我们依旧不能掉以轻心。在日常管理中要经常进行定期检查及不定期的抽查工作，以监督宿舍员工住宿情况，是否严格执行了宿舍管理制度。通常检查我们主要针对卫生情况、安全情况及住宿情况进行。

检查的重点区域有：公共区域卫生，公共家具、电器和公共物品是否干净、整洁。最后我们要针对住宿情况进行检查，查看员工住宿是否按照办理入住的人员实际住宿，是否有私自带亲友、朋友留宿的情况，有没有无故不住宿舍，在外居住的情况等。

以上是我对企业管理人员对住宿管理一点建议，供大家参考。

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很多公司为员工提供住宿，也是为了帮助员工免去找房的麻烦，减少租房的成本，但是，有时候也是好心办了坏事，一旦员工在公司租的宿舍出了事，公司难免脱不了关系。因此，如何管好外租宿舍，成为HR很头疼的一件事。

无规矩不成方圆，尤其是在外租的宿舍，很大原因出事故，都是由于疏于管理造成的，可能有客观原因，也有人的问题。

安全管理上有一个著名的海恩法则：1:29:300:1000，是什么意思呢？就是每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。这是德国飞机涡轮机的发明者德国人帕布斯·海恩提出一个在航空界关于飞行安全的法则，也是适用各类安全管理。

海恩法则强调两点：一是事故的发生是量的积累的结果；二是再好的技术，再完美的规章，在实际操作层面，也无法取代人自身的素质和责任心。

根据海恩法则，外租宿舍管理，首先要有比较完善的管理制度，从制度上加以规范，虽然在外面住宿，但是是公司租的，公司有管理权，比如11:00前必须回宿舍，不准随意带外人进宿舍等等。

制度上的规范，只能让员工不敢犯错，精神上的关怀，才能让员工不想犯错，虽然只有一字之差，但实际上的差别很大。“不敢”是因为怕做错事受到处罚，一旦发现有制度有漏洞，就会钻空子；“不想”是从内心接受制度，不仅不会违反，可能还会帮助监督。

就拿海底捞的案例说明，或许你可以得到一些启示。

海底捞的员工都是住外租宿舍，公司统一管理。但是人家的宿舍不是在地下室，不是条件很差的地方。海底捞的员工宿舍必须是正式的小区，配备有空调、电视电话一应俱全，还可以免费上网。比如在北京，还规定给员工租房必须是步行20分钟能到工作地点。

宿舍有专门人员管理、保洁，员工的工作服、被罩等也统一清洗。若是某位员工生病，宿舍管理员会陪同他看病、照顾他的饮食起居。

可能你自己能想到的，公司都已经帮你做到了，这才是超出员工的预期，让员工从心底产生感激，那么你再要求他们遵守制度，可能就变得容易了。

还是回到本次的案例，能不能管好，需要企业权衡其中的利益，既想马儿跑得快，又不马儿吃饱，是很难做到的。不是所有的公司都能像海底捞那样对待员工，至少要做到一些基本的要求。

1、 宿舍的条件不能太差，位置不能偏僻，不能太远

2、 要有规范的管理制度，

3、 建立宿舍管理实行舍长责任制，明确管理责任

4、 最好有专人管理，即使做不到全职，兼职也可

5、 有条件的可雇佣钟点工，清理宿舍，一方面显示公司的关怀，一方面可以防范一些安全事故。

6、 对于严重违反规定的，坚决清理出宿舍。

以下附上四川省海底捞餐饮有限公司的宿舍管理规定全文，还是有很多可以借鉴的。

员工宿舍是我们学习、生活、休息和活动的重要场所，为了保证公司宿舍安全整洁、舒适的工作休息环境，公司特制定以下制度，所有同事必须遵守和执行：

一、组织管理结构

以分店店长为总负责人，下设宿舍管理人员1-2名，各小宿舍设置寝室长一人。

二、卫生规范

1、 宿舍管理实行舍长责任制，舍长由民主选举或委任产生。 2、 宿舍卫生实行值日制度，每天一位同事负责。

3、 值日工作范围：打扫卫生（包括卫生间、客厅）物品摆放，督促其他同事床上被褥 物品摆放整齐；离开宿舍检查门、窗、灯是否关掉，并有权监督其他同事讲究个人卫生。

三、个人卫生规范

1、 冬天2天洗一次澡，夏天每天洗澡。 2、 内衣勤换。 3、 袜子每天换。 4、 胡须天天刮。

5、 换下的衣物6小时内须洗干净，并晾挂。（深夜班除外） 6、 睡觉前必须洗脸、洗脚、漱口。

四、宿舍文明规范

1、进门请换拖鞋，保持宿舍卫生和公共财物的完好。

2、进门后不要大声喧哗，保持宿舍安静，不能影响其他员工休息。 3、不准乱扔垃圾、随地吐痰等，养成良好的生活习惯。

4、不准私自带陌生人留宿寝室，搞好邻里关系，服从寝室长安排。 5、同事间要团结互助、互敬互爱，形成温馨友爱的范围。 6、寝室内不准酗酒。

7、不准乱涂乱画，不准张贴不健康字画。 8、不准赌博。

9、讲究文明礼貌，不说脏话、粗话、打架斗殴。

10、准时关宿舍电器（如饮水机、电视、电灯、空调）养成良好的节约习惯。 11、希望各位同事遵守以上规章制度，做一名合格的海氏员工。

五、洗手间的管理规范

1、洗脸的毛巾用完后，必须折叠存放。

2、牙膏、牙刷等洗漱用品必须按规定摆放整齐。 3、用完厕所后必须冲洗干净，出门关灯。

4、未经别人同意，不得用别人的毛巾等洗漱用品。

5、洗手间下水道严禁倒茶叶等杂物，以免造成下水道堵塞。

六、娱乐室规范制度 1、爱护公共财产。

2、人多看电视时，应以少数服从多数为原则。 3、电视音量应控制好，不能影响邻居或他人休息。 4、晚上12:00应准时关电视休息。

七、床位规范管理

1、每位员工配置床位一个，被褥一套（棉被、棉垫、枕头各一）。

音响设备。 4、晚上12:00后不能再打电话。

5、有特殊情况，不能及时回宿舍的必须请假。

八、公共存鞋区规范制度

1、早上一般8:00-8:30起床。 2、早上起床不能放音响设备。 3、中午休息时不能放音响设备。 4、晚上12:00后不能再打电话。

5、有特殊情况，不能及时回宿舍的必须请假。

九、室内卫生管理规范

1、任何员工进入宿舍都应先换拖鞋。  2、宿舍内未经同意不准乱贴乱画。 3、果皮等各种杂物，应扔进垃圾桶，保持室内卫生。 4、洗衣服时不得将水滴在室内。

十、室内卫生管理规范

1、任何员工进入宿舍都应先换拖鞋。 2、宿舍内未经同意不准乱贴乱画。

3、果皮等各种杂物，应扔进垃圾桶，保持室内卫生。 4、洗衣服时不得将水滴在室内。

十一、宿舍安全管理规范

1、寝室内严禁使用各种取暖器材（如：电暖器、电炉、电热毯）。 2、寝室内严禁生火做饭。

3、寝室内的电热水器必须断电后使用，热水器每晚必须关掉气阀，排气管必须保持通畅并接到室外。

4、各床位上铺必须设置栏杆，确保人员不会掉下来。 5、宿舍内严禁存放易燃易爆物品，严禁在宿舍内吸烟。

6、各宿舍男女员工不得擅自进入异性宿舍，如有事情应找各宿舍负责人说明情况，办完事后立即离开。

7、寝室内的窗户必须按照防护栏。 8、员工未经允许，严禁上楼顶休息。 9、每套寝室至少放置灭火器一个。 10、严禁在宿舍内外私接电话、插座。

11、严禁在宿舍内使用各种电器类取暖设备。

十二、寝室卫生检查评比标准（总分：100分）

十三、评比时间及方式 1、店内评比（每月两次）。

2、片区、店与店评比（每月一次）。 3、个人评比（每月两次）。

十四、评比结果的处理

1、 被评为（店内）先进寝室的，发给先进奖状、奖金等。 2、 被评为落后的，通报批评并限期整改。

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     案例中的题主还真难办，公司既要节省成本和便于管理，又要防范和规避各种风险。总的来说，公司给员工在外面租房，如果发生事故，公司可能会承担相应的连带责任。《合同法》第二百二十四条规定：“承租人经出租人同意，可以将租赁物给第三人。承租人转租的，承租人与出租人之间的租赁合同继续有效，第三人对租赁物造成损失的，承租人应当赔偿损失。

    为了便于我们理解公司可能要承担的风险，我们先看几个案例：

案例一：某员工A下班后在公司租赁的房屋里一氧化碳中毒身亡，后经事故鉴定，事故房内一氧化碳积聚的主要原因是燃气热水器安装不规范，未安装排气烟道，产生的烟气不能从烟道正常排出，浓度超标导致A中毒身亡。其家属状告房东和公司要求赔偿。法院对这起生命权纠纷案作出一审判决，确认A死亡的合理损失及精神损害抚慰金共计60余万元，裁定房东承担40%的责任，赔偿24万，公司承担30%的责任，赔偿18万；其余责任由A自己承担。

分析：因出租房内设施设备和房屋问题导致的事故，承租人有权向房东提出赔偿要求，此案例中公司因未事先向房东告知A住在出租房内，负有连带责任，由此可见，签订转租协议很重要。

案例二：某员工B住的房间是公司租赁的，房间位于3楼。前段时间B发现房间的窗户坏了，电话通知房东来修，房东说过几天来修。这天B上完夜班回到住处，发现房间被盗了。经清点物品，丢失了一台价值4000元的笔记本电脑，另外还有3000元现金。经警察现场勘探，初步判断小偷是从窗户爬进来的。于是B向房东和公司提出了索赔。经警察调解，最后房东赔偿了3000元，公司不需要赔偿。

分析：一般情况下，出租房内发生盗窃，由于租客和房东是租赁关系，法律上一般很难将责任归结到房东身上，如果租客能证明是因为房屋本身存在安全隐患而使小偷轻易进入，则房东需要承担连带责任。本案例中，因为员工、公司和房东签订了三方转租协议，因而公司不需要承担连带责任。

案例三：某员工C是公司高管，公司给他在公司附近的小区租了一套公寓。C经常超负荷加班，有一天下班后猝死在公寓里。房东要求公司赔偿损失50万元，原因是这套房间本来是要作为房东儿子的婚房，现在出了人命，不但不能做婚房了，而且卖都卖不掉了。后来经协商，公司赔偿了房东损失费20万元。

分析：公司是承租方，给出租方造成的客观损失要承担赔偿责任。

案例四：某员工D和其他同事住在公司给他们借的出租房内，某天中午D在用“热得快”烧水时，中途接到一个电话外出了，但是忘记关掉了“热得快”了，最终“热得快”把水烧干，在继续加热时因电路短路引起火灾，大火把房间点燃了，并且把旁边的房屋也点燃了，幸亏消防官兵来得及时，把火扑灭了，没有造成人员伤亡，但是还是造成经济损失30多万。D知道闯祸了，当天就不辞而别，再也联系不上了。后来公司赔偿房东及房东邻居经济损失15万余元。

分析：公司是承租方，对房屋设施造成的损失要承担相应的责任。公司可以向员工追索，如果员工找不到了，这笔赔款只能公司自己承担了。反过来，如果大火造成人员伤亡了，公司要承担的责任和损失就更大了。

案例五：公司给员工E租了一套房，有一天，公司人事小吴接到派出所的电话，要公司派人来趟派出所。小吴到派出所后，张警官说E在公司租的房间内，堆放了大量仿制运动鞋，价值100多万，E平时在网上卖假鞋。张警官说如果E的案件标的额更大，公司也脱不了连带关系，因为场所是公司租的，小吴当场就惊出了一身冷汗。

分析：如果员工在房屋内做违法乱纪的事或者堆放违法物品，公司作为承租方要承担一定责任。

以上只是部分案例，想必大家对公司给员工租房的风险有一定的认识了吧。我给题主的建议是公司不妨把租房的钱给员工，让员工自己去租，一来规避了不少风险，二来省却了很多管理工作，何乐而不为？

如果一定要以公司的名义给员工租房，我们也要做好相关的预防措施：

一，房屋的选择。

优先选择和专业的房屋出租公司合作。一般当地政府或者工业园区都会有给外来务工人员建造的人才公寓，这些公寓管理规范，消防和安全有保障，有专业的保安日夜巡逻，并且还有监控系统，价格也合适，能开正规发票，是公司给员工租赁房间的首选。

二，签订相关转租协议。

公司把房间给员工住时，要和员工以及房东签订三方转租协议。这样不但可以把公司承担的相关责任和义务转给员工，同时也可以避免房东解除租房协议，《合同法》第二百二十四条规定：承租人未经出租人同意转租的，出租人可以解除合同。”

三，签订安全协议。

公司和和员工签订书面的安全协议，内容无非是对转租协议未涉及的内容做一个补充，比如禁止员工将房屋转租给别人，禁止带外来人员居住，禁止在出租房内从事违法活动，禁止堆放违法物品等，一旦发现有上述情况，公司有权把房间收回，员工不再享有相关的权益，给公司造成损失的，公司有权索赔。

四，安全教育做到位。

公司可以请专业的老师对在外面居住的员工进行消防和安全教育，比如如何正确使用电、煤、电气，怎样防止一氧化碳中毒，发生火灾如何逃生等，防范于未然。

五，加强日常管理。

公司管理人员要不定期去员工出租屋实地了解，经常和房东保持沟通，了解出租屋的情况。如果是多名员工住在一套房间里，还可以组织员工自行管理，选好一名负责人，发现异常情况随时报告。

六，购买雇主责任险。

不怕一万，只怕万一。员工在出租屋内真的出了事，公司还是要有责任的。公司可以给员工购买有一定的雇主责任险险，有了雇主责任险，员工碰到意外伤亡就有了一定保障，公司承担的经济压力就相应减少。

以上是我的分享，有不对或者不妥的地方，请大家多多指正！

                                                                          END

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在一些金融、服务等行业，在寸土寸金的城市当中要有属于公司自己的宿舍的确是件十分困难的事情。特别是对于中小企业来说，一是公司成本需要考虑；二是员工十分关心和担心住宿问题，这种担心想一想也不无道理，大部分打工仔都是千里迢迢、背井离乡来到城市赚钱，总不能居无定所，而自己去找住所又存在租金昂贵的困扰。所以很多中小民营企业的通常做法就是以公司名义为员工租赁住房，但随之而来的是公司陷入因外租住房矛盾的困境，比如最突出的就是外租的安全问题和外租员工扰民的问题，新闻中就屡次报道某小区居民投诉外租宿舍员工噪音扰民和卫生污染。他们不像位于郊区的制造型企业，大部分都有自建的宿舍和公寓，管理起来相对比较简单。

既要降低安全风险，又要继续为员工提供外租住房看起来就像一对不可调和的矛盾，一直困扰者负责行政和人力资源的同仁们。笔者认为要尽量降低外租住房的安全风险就必须采取一些非常措施，这些非常措施看上去有点极端，但经过我在工作当中实践，我认为这样操作是效果相对较好，而且是最省心最省时间的办法。在刚开始遇到外租宿舍管理问题的时候，我们也曾制定过《外租宿舍管理制度》，还经常派人去检查和监督宿舍情况，选出宿舍长对宿舍进行管理，做得好的宿舍我们给予奖励，不好的宿舍进行批评还要处罚员工，但这些措施的效果并不理想。

后来的我们选择将外租宿舍的安全风险“转嫁”给员工。因为我们相信员工都是成年人，他们有能力有责任管理好自己的“家”。提供外租宿舍的方式是公司给员工的福利之一，能起到吸引和保留员工的目的，你要取消肯定不行，但我们可以改变一种形式，就是我们不再主动为员工寻找宿舍，而是以发放外租宿舍补贴的形式，公司不再与房屋租赁方签订租房合同，而是由员工自行与租赁房签订协议。同时公司为外租宿舍的员工提供帮助和支持。我们通过计算发现，如果我们去为员工租赁宿舍，平均到每个人头上公司需要付出400多元一个月，在不改变总支出的情况下，我们根据员工级别不同人均发放450元/月的住房补贴。由他们自己拿着住房补贴去找房源，公司仅出台一个享受住房补贴的《指导意见》。《指导意见》明确什么样的员工可以享受公司的住房补贴，如果领取补贴必须遵守怎样的程序和规定。这样一旦发生安全问题，主要责任就不在公司了。因为房子是员工自己租的，也是员工自己负责管理的。因各地的消费水平和租房价格不一样，我认为外租的补贴标准至少要保证员工能租得起附近一般的单间，每个人至少能享受到五平米的租住面积。

另外，为了规避风险，我建议公司与员工签订《外租宿舍安全责任承诺书》，要求员工同意并签字确认，内容大致是外租宿舍出现安全问题由员工自行承担责任等。特别提示，关于发放住房补贴的发放，我们可以设计一个表格由员工主动提出申请，原则上住房补贴一年一申，在申请表上就可以把所有的外租员工住房信息都调查清楚了。

三是，公司在新员工入职培训时，要着重对外租宿舍的安全问题进行讲解。比如我们应该告诉新员工：公司周边哪些地方有房源，哪些地方适合租房且离公司较近，价格还便宜。用反面案例警示大家遵守宿舍安全管理规定，防火、防盗、防扰民、防往返公司的交通事故。

四是，不怕一万，只怕万一，如果公司预算上允许，我建议公司买一个雇主责任险，万一外租宿舍中发生一点意外也可以为公司分担部分风险。既然是公司员工，一旦发生问题公司是不可能把自己撇得干干净净的，总要付出一定的代价，商业险就可以弥补这个不足。但商业险不能等同于社保，该买的社保还是要买。

五是，作为外租宿舍的管理部门，人事行政部要建立外租宿舍员工的登记台账，详细记录员工发放外租宿舍补贴的明细，员工具体住在什么小区，房间住了几个人，如果中途搬离宿舍都需要到人事行政部门备案，员工离职则停发外租住房补贴。

实施了这些举措以后，员工外租宿舍的种种安全风险得到了有效规避，后来的我们基本不再为外租住房问题发愁了。

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