文秘人员“办文”实务:规范与方法
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公文是一种以办理公务为主的文书,其形成和使用的目的是满足党政机关、企事业单位、社会团体等记载事物、表达意志、交流信息、联系工作和处理各种事务等活动的需要,在实施管理过程中发挥着重要的作用。
一、认知公文的含义
公文是党政机关、企事业单位、社会团体等为行使管理职权、处理公务活动而使用的具有特定效力和规范体式的文书。
公文有狭义和广义之分。狭义的公文通常也被人们称为法定公文,2012年7月1日开始施行的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第一章第三条是这样表述的:“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。”《条例》规定公文种类有15种,分别是决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
广义的公文泛指处理公务的所有文书,除《条例》规定的15种公文种类外,还包括公务活动中常用的各种应用文书,如计划、总结、调查报告、规章制度等。本书内容涉及公文种类及具体写作时,采用广义的公文界定,并根据需要适当归类,以方便学习和使用。
不论是狭义的公文,还是广义的公文,作为公文,都要符合以下几个条件:一是必须由法定作者制发;二是必须按规范体式制发;三是必须按法定程序制发;四是必须为公务活动制发。
公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作称为公文处理工作,即人们日常习称的“三办”之办文。在公文处理工作中,“公文”、“文件”、“文书”是三个紧密联系又有区别的概念,它们在内容上都反映社会活动,在表达上都具有一定的体式。其不同之处在于:文书是包括公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称,是个集合体。公文是文书中的一大类别,是文书中除私人文书之外的所有公务活动中形成的文字材料的通称,其外延比文书窄。文件从广义上讲,与公文的概念相当,一般是指机关单位在公务活动中所形成和使用的公文;从狭义上讲是指公务文书中政治性和政策性较强的那一部分,通常指印有版头的那部分公文,因为版头往往套红印刷,故有“红头文件”之称。需要说明的是,在办文实践中,“公文”、“...