怎样提升公文写作能力

　　一直以来，有不少同行向我打听有没有某某方面的资料提供一下，以便参照修改。面对这样的问题，说真的，有些犯难。同时，我想，连公司的一些基本管理制度都不能动手写，还有什么东西是自己可以创新的呢？那么，加薪或晋升何时才有指望？

　　想到此，真想说上几句：

1、写好确实不易

　　就HR或企业管理来讲，需要编写的东西，基本有：规章制度、员工手册、劳动合同、各种协议、经济合同、承包合同、请示、报告、会议纪要、标书、离职协议书等。

　　这里有公文，也有日常工作中接触到的HR或其他管理文案，这么多名目，掌握并写好，确实也不容易。

　　就说格式，不同企业有各自的要求，但通常来讲，还是以国务院颁布的公文格式为准，不管是行、字、大小、用章、用语等都有较全的要求，如果能够掌握这些标准并熟练运用，可以说，在公文方面，就是合格的了。国家机关、事业单位等基本都是按照这个格式来操作的。

　　就一般的HR或工作人员来讲，掌握这么多公文要求并熟练运用，基本上是不太可能的，因为有的是平常接触较少，即使学会了其标准或理论，由于不常用，时间长了，也容易忘记这些要求。

　　但是，合同、协议、规章制度、员工手册、请示、报告、通知、公告、会议纪要等这些较经常使用的，是不是还是要熟练掌握，想想看，如果你不会写，或担心自己写不好，领导就安排给别人写，那么，在领导心目中，是你能力强还是别人能力强啊？加薪或晋升的机会会朝谁倾斜呢？

2、最好自己动手

　　不少朋友说，我的弱项就是写东西了，让我讲或做实事，都不怕。这怎么说呢？如果你写不好、写不来，就不愿意写、不愿意学，难道还给你配一个秘书？或者上级领导给你当秘书？否则，你是不是就要求别人帮你写，或者向同行其他朋友请教。

　　不管任何人，如果不了解实际情况和领导要求，再简单的公文，也是无法写出来适合单位或领导要求的。所以，你请别人帮忙时，别人一定会问你许多这样那样的问题，你回答这些问题，也许都是很考验你的耐性，即使回答完这些问题，也不敢肯定别人就能写出令领导满意的东西来，因为有可能你提供的信息有误，或者别人没有问完所有应该问的问题，或者你的领导还有其他隐含的要求，然而，这只是你与你领导平时工作中的某种默契。

　　不能全面细致占有以上这些信息，就很难写出适合公司和领导意愿的内容。

　　然而，有人会说，上网搜或向同行请教相关范文啊，下载起来慢慢修改吧，至少有一个格式或框框，照着画鸭蛋，总会简单些吧。

　　这看起来是合乎道理的，其实，就我的经验或感受，修改别人的东西，以满足自己的要求，真的比全新自己动手编写要费时费力得多，有时改得很冒包。而且，如果你修改得不认真，有些措词或内容如果没改到被领导发现的话，就太尴尬了。

　　曾经有这么一个朋友，想让我帮他写一份员工遣散协议，主要是因为他们想承包甲方的保安工作，甲方让他们出一份这样的协议，也算是帮甲方出出主意吧，他说与他们竞争的其他方写这个协议有好几十页，而他们只有十几页。

　　我想，他们承包保安工作，应当与这件事没有直接关系的。让提供这个协议，极可能是检验承包方的配合态度，能否承包成功，主要还是看标书的。在后来的交流中，他向我展示了下其他方写的几十页协议的一个目录，我没有问是怎么得到的，就说，我对你们公司的实际情况，甲方的一些要求以及现场情况、你们领导的要求等，一无所知，即使我问你答，也无法完全掌握这些信息，而且甲方可能要求的时间不会太长，不妨你们按照别人这个目录来完善吧，毕竟你们后交作业，可以根据甲方的要求，增删一些内容，以更加适合甲方，甚至可以找出别人的短板、突出自己的长处，后交作业的，还是有不少优势。

　　在我的鼓励下，结果没过几个小时，他告诉我，作业完成了。感觉得到，一定是非常开心的。

3、掌握基本框架

　　任何公文都有基本要求，比如：抬头、开始、中间部分、结束等，有的还要落款、用印、主抄送等。这些要求，既有通常的要求，比如国务院落公文格式要求，也有不同单位或领导的具体要求，当然，县官不如现管，有冲突时，无疑是以领导和单位的要求为准。

　　就拿我们接触比较多的规章制度编写来看，字体、字大小、行距、字距、公司LOGO等就不说，就基本框架，简单说几句。

　　常用的框架基本是：目的、范围、职责、术语、内容或流程、处理、执行等。当然最最重要的就是内容或流程了，制度包括什么内容、怎么一步步落地，都靠它来详细阐述。

　　如果对ISO9001有所了解的朋友，都清楚， 以上框架，不就程序文件的结构吗？是的，没错，这就是编写一般性规章制度的“世界标准”，当然，如果单位有特殊要求，就以单位的为准吧。

　　掌握了这些框架，也就是制度编写的骨架，就可以根据实际需要往上面长肉输血画皮了。不会编写制度的朋友，多半都是因为没有较好掌握这些框架的原因，不知道从哪里下口。

4、明确领导要求

　　制度的内容或流程是什么，各部门在制度中承担什么职责，违反规定应该怎么处理，这些东东，可不是我们想怎么定就怎么定的，更不是凭空想出来的，也不是照抄别人公司的。哪里来？

　　最重要的渠道就是看领导的要求，这可以主动找领导交流，也可以从平时领导的讲话中提炼或悟出来；然后，就是与相关部门沟通，即与制度涉及的部门负责人交涉，大家对某些规定是怎么个看法、意见，现在赶紧提出来，如果不提，定了就要严格执行。

　　经过多次的讨论和交涉，这些内容才可能基本敲定，才可以起动笔写制度。比如：就拿上下班打卡规定，如果不问领导或进行交流，你怎么知道上班晚打卡多少次算1次小过，或者每次代打卡属实的扣多少银子。

　　因为领导把制度编写的工作交给你，这些沟通交流、讨论的事情理当由你来组织，如果没有完全讨论到每一个问题，也可以在编写工作中，遇到具体问题时再来交流或讨论。

5、现在动手，来得及

　　过去的时间都过去了，也追不回来。但从现在开始，不能再以任何借口，拒绝自己动手编写制度了，除非你是总监以上人员，因为要忙于其他工作，确实难以抽出时间来写这些东西。

　　只要有制度、通知之类需要编写的工作，就大胆接手做吧，甚至可以主动向领导请缨，承包这方面的工作，这不但是提升语言组织能力，也是磨练逻辑思维、沟通交流的能力，也是在为自己积累人脉打基础，总之，多承担这样的工作，好处是全方位的。相反，如果不愿意或拒绝做这类似的事情，不利的方面也是全方位的。不信，我们可以环顾一下周边不会、不愿意或拒绝编写制度的同事，现在是什么状况，在领导心目中是什么地位。

　　当然了，类似设计表格、写会议纪要/申请、草拟合同等，也应该多承担一些。不要怕嘛，你只是动手写初稿，又不是最终决定稿，在公开前，领导是需要审核和修改的，只要认真对待，不犯低级错误、不屡犯同样错误、水平逐渐有提升就好。

　　其实啊，还有一个很好的动手平台，就是咱们共同的三茅，如果有机会写写每天的打卡分享、征文、辩论等是最好了，如果有时间，尽量写多写长，更能锻炼自己的写作能力和思维。在这里写有许多好处，一是不怕出丑出错，即使出了，其他人也都不太认识自己，臭名传不了多远；二是很好的练兵场，这里接触的HR问题不少，如果认真思考了，再写出来，那就相当于做了两遍，比只想不写是不是强化得多；三是可以看看别人的东西，包括思维、用语、条理等；四是不有简单应付，即使因为时间关系，无法抽时间来写，如果在别人分享里进行评论，也不能两个字“谢谢”“已学”等应付了事，是不是利用休息时间认真看一下，多回复几句，权当回馈作者，也锻炼一下自己的思维。

　　好了，只要想动笔，处处有机会，如果不想动，到处是借口。

6、多看一些范文

　　我们编写制度、公文等，都是想力图达到规范、标准，让别人挑不出毛病，要做到这些，我们必须要多看一些范文，这与加强阅读力争在高考作文中表现优秀是一个道理。

　　公文的范文在哪里？我认为，机关、事业单位以及公司以前保存的文件，都可以拿来仔细阅读和观察，包括格式、用语等。比如：通知，这次疫情期间，各政府部门发了许多通知，张贴在各处，现在恐怕还有许多没有撕下来，其格式、用语、字体及大小、用章等，是不是可以好好体会一下。

　　另外，网上或实际生活中，报纸、电视、网络等这方面的通告、招投标书、处理决定等，都有许多，特别是其中的简洁用语，是值得反复推敲和体味的。每次到社保局、仲裁院、法院以及办事大厅办事，不能只办事，还要看看墙上贴了什么，怎么运用到工作中。

　　看了范文，再比较自己，是不是就有了方向和目标，只要用心，缩小差距是必须的，但缩小到什么程度，完全看自己的努力程度了。

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