一张工作总控表，让离职交接无缝贴合

作者黄海柳更新于：2021-02-28 10:48 46055

内容来自 2021-03-01 打卡话题观看本期直播

年后企业往往会有一波较大的人员流动，其中不可避免的要涉及到离职交接。在实际工作中，很多企业的离职交接做得并不好，存在诸多风险，例如离职员工对企业抱有负面情绪，交接时间不充足等等。那么在你看来，离职交接有哪些风险，我们又应该如何妥善处理和应对呢？

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铁打的营盘，流水的兵，员工入职、离职是企业管理中一种很正常的现象，每年年后企业出现员工“离职潮”也属于管理范畴，不足为奇。

离职管理是人资6大板块中的员工关系板块，员工离职，必定会涉及到离职管理。

同时员工离职，势必会涉及到工作移交等问题，新任与现任的工作接交，来不得半点马虎。

离职管理工作做好了，管理一帆风顺，如若管理缺失，处理方式方法过于草率，那么就有可能引发纠纷，存在一定的法律风险，企业会遭受不同程度的损失，包括企业名誉损失，经济损失。

可见，员工离职管理在HR工作中占据相当重要的位置。

我们一起来看看，一般情况下，离职交接都存在哪些风险呢？

1、交接时间仓促

正常情况下，工作交接时间在一周内，接任者对接手工作的熟悉度要高，工作流、工作内容、各类报表都有机会经手一遍，不同可以当面问交接人员。

在实操工作中，还会出现另一种现象，那就是离职交接时间仓促，有时是短短几句话，有时是半天时间。一般有这几种情况：

1.1员工急需前往别家公司上岗，急忙交接

员工找到新东家，新东家要求员工必须于X年X月X日到任，员工为了不丢掉心仪的工作，回到老东家火急火燎提出离职，公司在没办法的前提下，只能同意。

由于交接时间仓促，会导致交接工作内容“囫囵吞枣”，接手人员难以消化，工作难上手；

1.2员工被辞退，闹情绪，被迫移交

员工因某种原因被公司辞退，而员工本身又不想离开公司，在工作交接时闹情绪，不配合。

最后勉强交接。

由于交接时间短，员工有情绪，存在的风险是：接手人不了解过往的资料、文件、重要证件、重大的事项背景、客户资料遗失等后续难开展工作。被辞退的员工很难在离职后继续配合工作上的咨询

2、交接不到位

在做工作交接时，很多时候大家都只重视文件名称和交接过程（有点走过场），但却忽略了某个项目中会涉及到的重要的联络人、重要的注意事项等，导致新接手人员在工作中出现失误；

3、员工不告而别，接手对象不明确

“炒鱿鱼”，以前指的是公司解雇员工的代名词，现在变得员工炒公司鱿鱼的另一种解读了，公司怎么办？一般公司会临时找到张三或李四过来把工作先接下来，于是就变成“只接不做”“接了不懂”的尴尬局面。新人到岗后，不得有进行二次交接，耗时耗力。

4、故意给公司“埋雷”

职场就像一口大染缸，形形色色心态不一的人群每天登台纷呈上演，有些人心态变异，故意将某个重要的事件“隐藏”，举一个最简单的例子，每年6月30日企业要进行工商年报，有些员工在进行工作交接时误导新人：“企业工商年报均已申报了。”新人信以为真，不再登录工商网复核，超过申报日期后，企业被拉入经营异常名单。假如公司申请移除，需要补交很多的资料说明，非常麻烦，无端增加工作量。

那么，我们如何去规避这些风险呢？

可以说，离职交接的风险不是由HR线发的，其第一责任人是各部门主要负责人，如果部门负责人能有效规避风险，那么问题就不会蔓延到HR这里来。

虽说不是HR造的风险，但我们还是要积极地去解决。

今天，让我们站在人资部门经理的角度去解决这个问题。我给大家分享一个好办法，那就是建立本部门“工作总控表”，这张表它就像一辆汽车的方向盘，HR掌控好方向盘，你想去哪里就去哪里。这张表，它就像指南针，给你指明工作方向，避免走弯路。

因为每个部门的工作内容不同，所以“工作总控表”内容不一，下面我就举HR部门负责人的工作内容作为例子吧。

特别说明，

我不想在这直接把总控表原原本本复制粘贴上来，这样的话，大家就缺少思考环节，对你的工作没有太多帮助。那么，我们带着问题来学习这张“工作总控表”。

首先，你有清晰这几个问题框架：

1、人力资源一共有几个板块？

答：6个，分别是人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。

2、每个板块分别由哪些下属负责？一人负责一个板块？一人负责多版块？

答：视自己所在企业实际情况而定

3、罗列出每个板块涉及工作内容清单及操作标准，按年、月、周、日列出

答：招聘涉及表格纸质\电子档\招聘渠道名称、合同、用户名、密码

员工入职手续办理标准、转正标准、离职管理内容、绩效考核、员工培训工作内容

……

作为人资部经理，你应对下属每一位员工的工作了如指掌，谁负责什么内容，每月号谁该向你提交什么报表，TA的工作内容涉及哪些，是否饱和等等，你都要清楚。

某天某个板块的人员突然自离，这时，你手上有“ 工作总控表”，在没有交接的前提下，你你可以安排其它版块人员按照这张“工作总控表”上的内容照做，八九不离十，有效控制工作断档的风险。

这张表最大的特点就是，你能轻轻松松地知道，你在这个岗位上你负责什么工作，你的下属负责什么具体的工作？就算下属不辞而别，你部门的交接工作依然能够做到无缝链接，完美贴合。

咳咳咳，敲黑板啦！！！重点来了，“工作总按表”一般包含这几项内容：

事项：即人事工作\行政工作
工作内容：即人资规划（一般无频繁变动）招聘\培训\绩效\薪酬\员工关系\宿舍管理\食堂管理\车辆管理\印章管理\档案管理

注：小型公司，人事行政不分家，HR人事行政全包揽的情况大有人在。

A、总控表：这是重要内容部分。HR根据每个板块的工作内容一一详列出来，每个板块每月每周的工作内容是什么，越清晰越好

B、操作标准：（根据岗位内容工作详列出标准，做到人人一看便知）

C、执行时间：（每月几号前须完成，每季度几号前须完成）

D、负责人：

E、复核人：

F、涉及部门：

G、涉及人员：

H、存放位置和存档电子路径

I、各渠道用户名及密码

OK，说到这里，大家明白这张表的用途了吗？还在等什么，一会动手做起来吧。

这是我给大家提供的思路，HR可以用这种思路制作属于自己的工作总控表，分享给公司其它部门负责人。

除了这张表之外，我们还可以通过以下这几个办法来规避风险：

1、关键岗位早早做储备

“未雨绸缪”至关重要。对于核心岗位，我们执行AB岗轮流办法，一旦有A岗员工离职，在新人没到位的前提下，B岗员工可临时代班；

2、留充足的交接时间

对于因事提出离职的员工，一定要按照制度进行，提前30天书面书面申请。如若执意提前离职的，HR以友好态度请员工务必完好交接，用人部门监督交接工作，但不是催促，确保工作移交的完整性。

3、特别注意核心岗位工作移交

有些岗位涉及技术性很强，这时应该由专业人员进行交接，防止二次交接，为什么我总提到避免二次交接呢？因为，交接的次数越多，信息损失和遗失的可能性就越高。同时HR快速招聘替补人员，做到老技术人员和新人的“新鲜对接”，时间过长，老技术员也会忘记当时接手了什么内容。

4、做人留一线，日后好见面。不管是员工选择离职还是公司提出解雇员工，公司和HR对离职人员的态度都不要“太绝”，最好不好弄到斗鸡眼的“尴尬分手”，HR不要总想着为公司节省成本，克扣离职人员的福利。我们作为HR，应本着公平、公正的原则，既维护公司利益也不要损伤员工利益。与离职人员保留良好的沟通渠道（电话、QQ、微信等），日后在工作上需要联系的，仍然能够事后交接。

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