香水彩虹 2014-05-08 09:20 回复 赞(0) 6楼
从员工入职开始就收集并组织档案，如：面试登记表、入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、特种技能证书复印件等、培训记录、奖惩资料、保险资料、人员异动信息表... ...一定要收集好并入档案中，电子档文件同时生成，电子档文件除纸质文件扫描存档外还需设置员工档案信息表，大致内容涵盖：工号、姓名、性别、年龄、学历学位、籍贯、身份证号、现住址、联系电话、紧急联系电话、档案收录内容（如：身份证复印件、学历证书复印件等）单独存盘。纸质文档收录后装文件袋，标注工号、姓名等关键信息（文件袋侧面也要标注，好查找）于文件柜中按工号区位区分存放。大部分简要信息从电子档文件中即可调取，需要纸质文件时才去调资料出来，切记相关人员有信息异动时信息需做同步更新。需要查找员工档案时按工号检索，员工离职的做档案移交，同时从在职员工档案中剔除相关信息至离职员工档案，离职人员档案保存3年后即可销毁。
在查找档案时，电子档文件直接检索就可以了，纸质档案按工号顺序查找也很轻松就能找到，拙见漏提希望对你有所帮助。
SallyHuangPI 2017-03-31 08:44 回复 赞(0) 16楼
用工具。
aunui 2015-01-15 11:38 回复 赞(0) 15楼
一、保存档案的硬件设施要完备。1）设立专用的人事档案柜；2）采用便于分类存储的文件袋或者文件夹。个人觉得挂捞柜与挂捞夹就不错。便于查找，便于分类，不易磨损。
二、书面资料与电子资料同步，实时更新。1）注意各类书面资料的收集整理；2）书面资料存放时最好用透明的资料袋作个小分类（每个文件袋，即每个人的档案袋）并用小标签作分类标识，比如：入职资料；证件资料；转正资料；考核资料；培训资料、社保资料等。就这些小资料汇总一个总目录与档案袋一起存放。总目录方便您掌握该员工的资料完整程度，小的资料袋方便您翻阅书面资料时不用把所有的资料全都搬出来，只取所需，避免其他资料在翻阅时遗失。3）注意档案的实时更新。人事档案与其他文书档案最大的区别就是人事档案变坏性。员工的人事档案要随着员工的职业状态时时更新。而员工的职业状态又随时在发生变化，这就要求我们对员工的档案管理也要做到动态化。4）设立档案的电子文档，电子文档不一定要事无巨细，只需将关键信息录入，例如：姓名，工号，身份证号，档案号，合同日期等。电子档案是人事档案管理必不可少的工具之一。
三、建立人事档案管理制度，设立专人管理档案。用制度将人事档案的管理进行规范，设专人负责档案保管。制度可以明确档案管理的流程、内容、范围，包括档案管理员的职责。
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