目前遇到人事档案资料怎么分类存放的问题,想请教一下有经验的牛人们。
假设:公司员工有500人,一个员工的档案有:入职应聘表、个人履历表、身份证复印件、学历/相关资格证书复印件、培训协议、劳动合同、试工期转正表、岗位调动表、晋升异动表、离职表、离职协议等等。我想问的问题有:
1、这些档案是如何管理的?是按部门分类存放?还是按普工、职员、管理人员、高层这样划分?
2、如何装订?用什么东西来装个人的这些资料最好?是用牛皮袋1个人一个袋子?还是可大的可打孔或其它的能装很多资料的文件夹?
3、如果一个人一个牛皮袋,普工也这样弄的话,500多人,那就要500个袋子,还不算离职的,又没有大的空间存放?
我比较着急第2条,希望有人事档案管理经验的牛人们能够帮助我解决这个问题,我会很感激的。
严寒下的红梅 2014-08-09 17:18 回复 赞(0) 3楼
人事档案的存放没有标准,主要是方便你查找即可。
1)一般情况下,人事档案按部门存放较方便查找。如果按职级存放,当员工晋升后未及时整理就会变乱。
2)人事档桉建议用挂式快劳及专放挂式快劳柜子(抽届式),一个员工一个挂式快劳文件夹,文件夹差不多1.2元/个,挂式快劳可使用多年,为了方便管理与查找,必须每人一个文件夹。将员工号及姓名标注在挂捞文件夹顶部,查找时打开柜子抽就可以看到工号,非常方便,且不占位置。
3)如果用挂式快劳,当人员离职后就可以进行装订,离职的就不要在用文件夹储存,直接装订好后用纸箱装起来即可,离职资料查的机会很低。
胖猫 2014-08-08 23:15 回复 赞(0) 1楼
没办法,档案柜是必须的。这些纸质资料至少保存2年,在职的一定是要有档案柜的,离职的可以整理装箱。
我们现在是用档案袋也就是楼主说的牛皮袋装的(流水号整理,和电子档案对应)。之前在不同的公司曾经使用过档案盒(整齐,但是占地大,成本略高),大的两孔文件夹(里面用那种两孔资料袋,一个资料袋装一个人的,当时公司规模小,基本一个资料夹放一个部门或者一个小班组的)。
关于装订,我们基本是没有装订的,比如劳动合同、培训协议这些文档都是有订书针的,但是大类会分一下,用燕尾夹夹一下并夹个标签纸做分类说明,我们是分为基础资料(入职应聘表、个人履历、入职所需各类复印件)、各类协议(劳动合同、培训协议、保密协议、离职协议)、在职期间异动表格(转正、晋升、加薪、处罚等,按照时间顺序排放),这样你需要找什么,只要找到相应的部分抽出来就行了。
从档案管理的角度来说,还是流水号存放并对照电子档比较方便查找。因为我们大部分统计工作还是电子档,纸质档只是一个原始资料。所以各种细分标签可以在电子档案中涉及,比如部门,员工类别等等,需要查找的时候一看流水号就知道在哪儿了。