时间管理的10大技能

如果我告诉你我有十个小贴士可以帮助你管理你的时间—无需费力、没有花费、也不用其他什么器具，将会怎样？这是戴夫•纳瓦罗在《规划你的日子》中许诺的解决你的时间管理问题的免费技能。

这些建议来自戴夫的时间管理课程。（对于那些立即不假思索地说，显然这些光盘要花钱买的人，让我解释一下，他将这些内容编辑到一系列博客帖子中，因此人们无需花钱就可以得到所有好处。很酷的做法。）

想了解更多吗？请查看他的解释所有十条技能的全部博客帖子。我保证你会发现一些帮助你将你的时间用到正途的有用技巧。

十大技能帮您实现时间管理

如果自由市场可以为所欲为，您定会紧跟生产力的热潮，聘用身价不菲的规划者，用复杂的组织工具武装自己，订阅十几个流行的Web应用，参加5000美元的研讨会，好让自己能够“完成工作并且做到要事第一”。

问题是技术解决不了您的时间管理问题。这些问题无法通过单纯的“组织起来”或者使用“意志力”得到解决。改变人与时间的心理关系，改进使用时间的方法才能解决这个问题。

所有以技术为基础的解决方案都会强迫你采用他人的操作模式，抛弃您现有的工作方法（因为他们声称你的方法是错误的），改用别人的工作作风。这样的方法几乎没有什么效果（除非你已经是那种工作作风的推崇者）。

不要误解我的意思——天底下的Da*id Allen们和Ste*en Co*ey们都是有价值的贡献者（只要你不把他们奉若神明）。但如果您认为好的系统能够包治百病就不太现实了。其实您并不需要一个更好的系统，您只需要逐渐转变您对待时间、注意力以及结果的方法，就可以按照您所喜欢的方式使用时间。

当有人强迫你使用他人的系统，那种体验将非常痛苦。从另一方面来看，能不能只关注如何改变现有的工作方式？能不能继续现有的工作作风并培养新的工作习惯？下面就为您介绍时间管理方法。

当您准备跳出他人思考模式，着手建立自己的模式时，关注以下十大技能能够让您的人生发生骤变（无论您个人采用何种“系统”）。逐步改善其中任何一个（或者全部）技能，首先解决一些简单的问题，再进一步解决更难一些的问题，能够给你的工作带来持久的变化。当您开始取得小的胜利，您就更容易坚持下去并达到您所期望的结果。

让我来告诉你如何运用这十大技能。

技能1 –保持激励 /  战胜自我怀疑

时间管理的第一个技能是掌握持续激励的艺术。我知道在参加过时间管理研讨会以后或者购买了新的时间规划系统以后我们很容易受到激励，但通常最初的激动都会消失，您又会回归旧的模式。

出现这种情况可能有几个原因。也许您选择的系统需要大量的执行工作，也许您在尝试改变无法让您达成期望的旧习惯时遭到了阻力，也许对于您来说保持事物原有状态也许不好，但尚可接受。无论是什么原因，都让您碰了壁。激情散去以后，您开始怀疑自己掌控时间的能力。

这可不是你所要面对的情况，至少你以后不会再碰到这种情况。您马上就会学到保持激情并更好的管理时间的方法。您将会认识到你应该加强自信，让自己相信这一次您将动真格的了。这一次您将坚持到底，您信心坚定，目标明确，您一定要每天拿出实际行动来，最终完全掌控自己的时间。

这就是掌控时间的起点——要么您完全接受，要么就是您确实无法掌控自己的时间。底线是如果您对自己的自我管理能力以及生活能力有所怀疑，您的行动就会大打折扣。您并不是真的要掌握时间，因为在某种程度上来说您生活在怀疑之中，一直怀疑自己是否能够管理自己的生活。

想一想你那些与时间管理有关的思想包袱，想想您觉得无法应付手头全部事情的那些时候。想想每次当您不得不拖延时间或者强迫自己保持注意力时的挣扎。

这些粗暴的感觉压迫着你。但实际上，它们全部存在于你的头脑中。您可以采用一种系统的方法将这些感觉转变为其他能够使您相信自己可以掌控时间并采取主动的感觉，即使您有大量来自内部的阻力也没有关系。这种方法将事情从“要我做”变成了“我要做”，就能将时间管理的痛苦大大降低。

在全部十大技能中我建议您首先关注技能1，因为它能够保证您贯彻全部技能。尽管如此，接下来我们将进下一个话题：时间管理的第二个技能。

技能2 -面对现实

你将要掌握的第二个技能就是我所说的“实战检验”，它主要是关注您每天如何支配时间。你看，我们都希望能够合理的支配时间，但是我们经常偏离目标或者浪费了成就大业的机会。我们都这样做（除非您你有更简单的确定时间支配情况的方法），否则你就无从得知您到底损失了多少生产力。

您知道生活是怎么一回事。每一天的无时无刻您都要面对一个严峻的现实：您不是忙于当天应该要做的事情，就是忙于一些无关痛痒的事。您要么是“务正业”要么是“不务正业”。更可怕的是，平均每个人有50%的时间都没用在正事上，而做着一些能帮助他们实现生活目标以外的事情。

我怎么知道呢？答案是一个被我称为“实战检验”的小工具。它不过是一张跟踪调查表，过去我经常用它来帮助客户认识他们到底有多少时间用错了地方，并且用来确定出现这种情况的原因，是因为他们每天的选择有问题，还是因为他们每天都忙于应付突发事件。这些无关紧要的事情就是拖您后腿，让您偏离目标的事情。

除非您掌握了追踪时间使用情况的工具，否则您就会浪费大量能够挣更多钱的时间，或者浪费了您梦寐以求的休息时间。这就是您需要这个“实战检验”工具的原因。掌握了这个工具，您就能够发现如何改进自身使自己坚持每天做正事。事实上，每天坚持每隔一个小时记录一下时间的使用情况本身就能极大的提升生产力。（不相信吗？试一天你就能看到不同。）

用一只铅笔一张纸，或者Excel表格都可以进行记录。这是您的系统，您可以纵容自己的偏好。任何能够让您轻松记录全天活动的方法都可以。

活动圈
现在，将您每天要做的事分为几类，我称之为活动圈。您可以想象一下一个由四个圈组成的牛眼形的靶子形状。

位于中间的牛眼我们称其为计划圈。每天严格完成计划工作的时间归于此圈。当然，这是牛眼，因为您希望每天忙于正事的时间越多越好。在这种状态下，您能够完成大量的工作，时间已经失去意义，您的工作效率已经高过屋顶。

其实你知道，我也知道，生活不会只存在计划圈。如果真的只有计划圈存在，您的工作清单将会非常之短，您现在也不会听我在这讲话。实际上，绝大部分时间里您都在努力争取进入计划圈，因为您一直被各种突然事件以及自己的坏习惯挡在计划圈以外。

在这种情况下，您就进入了第二个圈，也就是围在牛眼外面的那个圈。这个圈被称为反应圈，这时您在忙于应对一些发生在您周围的紧急情况。有时离开目标工作处理一些紧急情况是有意义的。例如，如果您正在寻找新业务，然后有人给你打电话要完成一笔交易，还要给你开支票，那么接电话就是一个很好的反应行为。也有可能真的发生了非常紧急的情况，您必须冲到医院去看某个您非常关心的人。生活总给你抛出各种问题，你总要做你该做的事。事实上，我更愿意将这种情况称为亚反应行为，它更像是一种智能反应。

但是另一方面，也有很多不用离开计划圈就能处理的事情。您不是必须要这样做——或者说您没必要现在就做。您肯定知道这都是什么事——都是一些看似紧急，看起来似乎应该马上完成的事情。但它们并不是那时的最好的选择，它们本可以等等再做或者安排到另外一个时间再做。但是您出于对紧急情况的反应或者想要拜托您原本应该关注的任务，您就会跳出来开始进行这些工作。您可以通过抗拒“芝麻换西瓜”的冲动来避免这种情况的发生。

现在在您希望花费大部分时间的计划圈和毫无疑问也要占据部分时间的反应圈外面是最糟糕的遗憾圈。我甚至不用解释您就知道这是什么意思。当您回首这个圈子中发生的事，您会对自己说：“上帝啊，我真希望我不曾浪费时间来做这些事”。

有时您花时间做遗憾圈中的事情是因为您想转移自己的注意力或者试图逃避生活中的某些事情。有时您只是因为生活闲散不知道应该干些什么，或者您想做一些琐碎的事情。但是由于您没有追踪时间去向，所以这样的事情一再发生。如果您追踪了时间，您就会充满了远离遗憾圈的渴望。

远离这个圈子的方法就是追踪你的时间，并记录你所做的事情属于哪个圈子。就像记账能够防止过度消费，追踪时间能够提高您的时间意识，于是您就不会浪费那么多的时间。当您发现自己正在远离计划圈，您就会比追踪时间之前更容易回到正轨。

等一下……

好的，在这里，您可能会认为追踪时间听起来似乎并非没有痛苦，如果您不得不这样做，看起来还是挺难的。如果您真的这样想，那么，这只是一个摆脱工作的借口，因为刚开始做这项工作的回报是如此之高，而且工作量又是如此的小。这不像是你必须每过10分钟就停下工作在纸上进行记录，它更像是在工作过程中停一下写几个字，让您意识到自己刚刚停下了什么工作（或许是因为您正要分心或者偏离轨道）。

事实上，在你每天坚持这项工作以后，它会变得越来越容易。到第三天，您将会认识到由于您变得更加专注，您每天至少挤出了1~2小时的生产力。而这一切只不过是因为您每天花了5分钟的时间在纸上涂涂抹抹或者更新电子表格而获得的。在您思考如何利用这些时间时，您就会变得更具责任感。

技能3 –导流技能

第三个技能就是掌握引导的艺术。掌握这一技能，您的压力将减少50%。

导流是一个简单的概念，您以前大概也听说过，但还没有来得及认真的付诸实践。这是关于管理生活中活动流的概念，就是那些等您处理的待办事项。您有100万件事情要做——100万个您必须完成的小小承诺。

现在我称其为承诺，而不是任务。因为任务只会越堆越多，而承诺一定会实现，你说是不是？您希望自己更能实现承诺，那么让我们以这种方法重新开始您的行动。

您每天从不同来源获得所有这些承诺：收电子邮件，电话以及邮件，与他人交谈会产生新的承诺。您在信封背面，即时贴上涂写，您在汽车上，在工作中，在沐浴的时候想着您要做的事情，在生活的每个角落里您都在为工作计划中增加新的条目——如果您做了记录。

问题是，绝大多数人缺乏始终如一的管理所有这些承诺的方法。即时贴可能会丢失，电子邮件可能被其他邮件所湮没，邮件会一层一层的摞在一起，记录了工作计划的小纸条可能找不到了，与别人的对话也会被遗忘。无数的事情都会跳出来将您固定在反应圈中，忙于处理当时看起来最紧急的事。这就是大多数人的生活，它会消磨您的生产力。凭经验，您已经知道为此您丢失了多少时间。

导流时代
您所创建的这些渠道，实际上就是获得新承诺的方法。也许是您出门在外随身携带的笔记本，也许是您电子邮件中一个特殊的文件夹，或者是一个小录音机等等，所有能够让您在当场进行记录的工具。您在某种程度上已经在这样做，但是要想达到100%，关键就是您要提前决定使用某个方法来处理这些进入的信息。您建立了多个导流渠道？您可不仅仅是用信封或者用脑子来记录信息。

当导流渠道完成以后，您就建起了一个优雅高效的获取全部承诺的方法，然后每天用几分钟时间将所有的承诺汇集一处（例如某个特殊的笔记本或者电子表格）以进行管理。

一旦承诺被汇总起来，您就可以将其从笔记本上勾掉，删掉电子邮件，抹掉录音，因为您不再需要它了...您可以在同一个地点按照最适合您的方式进行管理。

这个管理承诺的方法看似不够轻松，但是它的回报相当疯狂。当所有的事情都被集中在一起让您的心态非常平和，使得您更能分清事情的轻重缓急。您不必让所有的事情在脑中乱做一锅粥，您应该将所有要做的事情保管在同一个地方，随时准备采取行动。

您再也不用去找一张放错了地方的纸。事情不会从天而降，您的生产力将极大提高。从长远来看，由于这个方法消除了压力，担心以及工作超载带来的痛苦，因此它是无痛的。如果您的承诺汇集体系尚未建立，请开始考虑着手创建吧。

技能4 -保持责任感

制定目标是一回事，真正负责的完成目标则完全是另外一回事。责任是完成工作的关键，能使我们迅速完成工作并很少浪费时间。现在我们来谈谈这个问题。

任何严肃目标的达成都要经过若干阶段。首先是设定目标——假设你要开办一家企业并在未来12个月里挣到50000美元。很好，不过设定目标只不过迈出了第一步，您接下来要做的第二步就是将这一目标分解为几个步骤，也就是制定一个项目计划。许多人并不这样做，他们认为自己能够直接完成目标，然后他们就会奇怪为什么他们从来没有实现过目标。他们中偶尔也有成功的，但往往比预期晚了很多年。因此，制定计划是达到目标的第二步。

第三步就是给项目设几个阶段性的里程碑——这个你懂。比如三个月内我要完成这么多，六个月之内我要完成所有这些事情，等等等等。基本上，您要设计一个蓝图来告诉自己每个季度，每个月，或者每个星期等的项目时间段内应该完成的工作。但是这样对于大多数人来说是一种束缚。一旦您这样做了，那么就产生了一大堆必须完成的最后期限。您在每个时间段中有具体的可衡量的目标，您不能再以“我想改天再做这件事”为借口。您已经设定了里程碑，所以现在您就必须完成某件事。

许多人不喜欢这个方法，因为它让人们必须担负起责任。他们不能再散漫度日，而必须全神贯注并有组织的工作，否则就无法完成。但是，请记住，这可不是你要遭遇的局面——刚读了这么几段，您已经决心要提高个人标准了。坚持下来您就能感受到，当您确切的知道为了完成正事每周必须完成的目标时，那感觉有多解放，然后您就会开始设定更多切实的目标。

您不必为还有许多事需要完成而感到压力——您应该看到您已经完成了那些工作，那样您就会沉迷于更快的完成工作。

当您努力保持责任感的同时，您还会学会如何将主要目标分解为子项目并设立阶段里程碑。设定里程碑以后，每周就可以通过追踪模板轻松的了解项目进展情况。

一下这点也非常关键，一周下来，您问自己“迄今为止我做了什么能够帮助我实现最重要的目标的事情？你所使用的追踪表（如果可以的话，一张3×5寸的索引卡片就可以）能够将全部情况反映在一处，您就可以看到整个项目是如何均衡的发展。这样做能够让您更为全神贯注，并减少压力。我们的目标就是让工作更简单，对不对？

下面让我们来看看时间管理的第五个技能——消灭弱点。

技能5 -消灭弱点

迄今为止我们已经谈过了战略——即如何让自己在宏观上获胜。现在我们要谈一些琐碎的您每天都会碰到的挑战，这些挑战每天吞噬大量的时间。这是一个需要得到确定的非常关键的问题，它能决定您是原地踏步还是坚定的朝一个方向努力逐渐变得更强大并得到更好的结果。

我们大多数人都知道我们有弱点，但是我们没有坐下来想办法消除这些弱点。我们理所当然的认为我们能够克服它，或者我们认为我们无论如何也不可能克服这些缺陷。但是这可不是您的做事方法，因为您将对自己提出更高的要求。如果您已经对您的时间不计长短都进行了实战检验记录，您就能够了解自己的时间管理缺陷

因此您打算建立一个作战计划——一个具体的克服弱点的指南，一次解决一个问题。这样您就不用再每天希望能有更多的时间，而是每天都有足够的时间。

在这一系列文章的后面我将指导您如何制定作战计划，以及如何轻松的贯彻这个计划。有些弱点与我们接下来要谈的五个技能有关。只要记住，如果您不关注，不制订计划，那就是放任坏习惯偷走您的时间，并且不断将你需要实现的重要目标放在您能力范围之外并说：“没问题的，兄弟，你只要坚持就好，你在这里是安全的。”

你一定要做出计划以便采取行动。您花费在制订以及实现作战计划的时间将会不断得到回报。因此不要舍不得一点时间开始使用时间管理的这一技能。

技能6 –拒绝拖拉

正如有好胆固醇和坏胆固醇，良好的压力和不良的压力，拖拖拉拉也有好坏之分。想想看-拖拉不过是把事情推到以后再说。如果您运用得当这可是相当有价值的——将最应该做的事情以外的事情向后推延。

做事拖拉是一个超级时间杀手，它直接影响您在反应圈和遗憾圈中浪费了多少本应用来赚钱或丰富生活的时间。做事拖拉把事情都毁了，它能够大幅降低您的工作效率，并在很多情况下完全破坏您的生产力。您可不想遇到这种情况。
 
因此，让我们来谈谈如何克服拖拉的毛病。方法比你想象的还要简单。人们趋向于认为克服拖拉的毛病是对意志力的一种锻炼，强韧的精神力量就能够克服它，但实际上并不需要这样做。所有的拖延实际上都是以我们对任务的看法为基础——任务的意义，难度，工作起来有多不舒服等。

所有这些都不过是我们头脑中的想法，唯一能让我们克服弱点，并采取行动的方法就是学习如何化解这些想法，让我们想要去完成任务——充满精力快速主动的去完成，而不是无限期的拖延下去。

为了真正掌握克服拖拉毛病的技巧，并使这一过程变得更加容易，您需要了解做事拖拉的具体原因。当您开始认识到不同的放纵拖拉行为的思想根源，您就能对症下药，防止自己陷入拖拉的状况。我们在这一系列文章的后面将讨论这个问题。

你看，当拖拉的毛病扎下根来就好像一把密码锁。您随便转动数字盘就是无法打开锁头，或者也可以掌握密码以后开锁。学会发现密码以后就要练习使用密码，您就能摆脱那些造成拖延的事情。

你可以这样看——有多少次由于你认为某件事非常重要，感觉压力很大而进行了拖延，但是最终处理这件事的时候却非常快速并没有想象的那么糟糕？当您研习时间管理的这一技能时，您会越来越快的不断的到达“完成点”。

技能7 保证注意力

现在我们来介绍时间管理的第七大技能——保证注意力。注意力不集中，生产力至少打一半的折扣，因此保护您的注意力是一定要认真对待的问题。当您全神贯注，就会发生惊人的事情，您的工作效率将会得到两倍三倍甚至更多倍的提高。这是另外一种进入忘我工作状态的方法，您是如此完全的沉浸在所从事的工作之中，让您能够将工作能力发挥到极致。

关于注意力最有趣的是它并不让您牢记自己打算做什么，而是让您忘却一切——我的意思是忘却一切其他事情。对于成功者人格来说，这是一个很高的要求，因为我们的目标往往都高过头顶。我们的头脑中向来塞满了各种各样的事情。如果您追求不可摧毁的注意力所带来的原始的强大的力量，就要清空头脑中的其他事情。

还好注意力绝对是一项能够学习的技能。它不是只有少数人才能够掌握的技能，您也可以。不过您必须制定一个机制来让您忘却其他事情，这样才不存在其他的选择机会，让您充分参与，充分发挥，全力以赴的完成手中的工作。

换句话说，如果你想更加关注，你要做的不是更加努力，而应该是提前知道如何在干扰到达时全神贯注。提高注意力就像练习举重——你很快就能看到效果，你会变得更加强大。

技能8 –干扰管理

现在让我们开始介绍时间管理的第八大技能——干扰管理。这个概念很大，因为干扰能够以两种破坏性的方式损害您的生产力。

首先，任何时候当有人打断你，你就离开了完成重要工作的计划圈，进入反应圈。您在重要工作上取得的进展就陷入停滞。由于每天，每周以及每月都有各种干扰不断发生，因为我们很难达成自己的主要目标。

因此，当干扰出现时，我们应该知道如何对待它，可以将工作推迟或者暂时先完成工作的一小部分。对于许多干扰可以运用80/20的处理方法，就是您完成任务中最重要的20%，获得80%的结果。

你可以用任何方式对其进行利用，在这一系列博客文章中，我将会教你一些简单的策略使这一过程尽量的简单。运用这个方法能够迅速回归计划圈做些有意义的事情，而不是盲目的做事。

损害生产力的第二种方法就是让你重返冷启动状态。您知道当你开始某件事时，需要一点点热身时间来集中注意力并完全投入您的工作。无论何时，当有人打搅你，你猜怎么着——您就不得不再次回到冷启动状态。当你屡次遭到打扰，一天下来，您可以损失数个小时。

同时请记住，决定工作成果好坏的的不是投入时间的多少——而是投入的高质量，全神贯注的时间的多少。如果每次你都允许外界干扰来打搅你，那每次你的工作效率都会直线下降，并保持低迷5-15分钟。现在，如果你每天因为电话，电子邮件或者其他人中断工作十几次的话，损失的时间加起来就有一个小时甚至更长。

不过您肯定不会遭遇这种局面，至少以后不再会遇到。在您完成干扰管理教程以后，您将学会如何首先运用一些简单的技能防止大部分干扰的发生。您将能够夺回自己的时间去完成最重要的工作.。

技能9 – 200%的投入

现在让我们来简单介绍一下时间管理的第九大技能——付出200%的努力。许多人说到全身心的投入，100%的投入。但是这样并不能让您获得巨大的成功——这样只能让您获得与您技术水平相当的成就。

付出110%也没有太大的帮助，因为那就像是用鸡蛋碰石头，只是轻重不同。这样可能会让您获得比过去更好的成果，但是不会产生质的变化。

不过，付出200%的努力能够显著地帮助你超越生产力的局限，采取措施来显著的改变你现在的做事方法，使其成为一种既好又简单的实施方法。我们所说的不是如何把斧子磨的更快，我们所说的是去商店买把链锯。

我们所说的是回头审视您做事的方法并弄清楚您现在可以进行哪些细微的改进，才能使您完全沉浸在您正在做的工作当中。如果您不特别关心您的任务，那可就坏了。

这样听起来我所说的似乎是动机，但其实不止是动机，那是一个能使您进入超越个人极限并真正享受这种体验的状态的方法。是关于学习如何唤起个人全部未利用的资源并利用它来极大的提高个人表现和生产力的方法。是关于如何降低完成艰苦工作的辛劳程度。我们将在其中获得乐趣。这是我个人最喜欢的主题，我想你也会同样喜欢。

现在，让我们进入时间管理十大技能的最后一项。您能一直读到这里让我非常感激，因为这说明您是少数能够坚持下来，善始善终的赢得比赛的人。我喜欢您这种做事方法。那么让我们进入第十个技能，尽早结束好让您能够尽早开始实践。

技能10 –精力管理

十大技能中的最后一项是关于保持精力的艺术。大部分人会发现他们的精力状态是起伏不定的。他们经常感觉疲劳，很难保持主动性或者付出200%的努力，甚至无法将注意力集中在手头的事情上。我曾经有过这种经历，相信您也深有体会。如果您希望每天的工作中排满有意义的事情，那么你就需要掌握如何唤醒并保持身心精力的方法。

现在我不是在说让你精神亢奋到直撞墙，或者让你的脸全天保持笑容，也不是在说疯狂的节食或者吃药。我只是在说采用简单直接的方法帮助您获得能量，精力充沛目的明确的去完成你的工作，而不会因为感觉累而停滞不前。

有时您感觉精力充沛，能够不断的完成需要完成的工作而不感觉累——或者也许您累了，感觉筋疲力尽，但是您能够唤醒自己的精力，抛开疲惫的感觉，继续向前。就好像马拉松选手，他们到达终线时汗流浃背并且疲惫不堪，但是他们整个赛程一直在奔跑，一步都不差。

精力管理与时间管理有着千丝万缕的联系，因为在现实中您并没有真正的管理你的时间。您所管理的是成果，您已经完成并非常看重的事情，那些能够让您进步的事情，而不是让你全天都是事情做而已。你的精力多寡决定您的工作的完成情况，就好像汽车只行驶距离的远近取决于油箱的大小一样。

当我整理这篇文章时，我是打算帮助您远离耗费您精力的各种因素。文章将会告诉您如何开始调整精力旺盛期——即使您每天只有两分钟精力旺盛，也要加以利用。这是本系列中最强大的部分之一，因为它能够赋予您完成最重要的事情的能力。