推荐 PPT备注功能的应用说明

你用好PPT的备注功能了么？

     当我们在Powerpoint里面插入一个新幻灯片的时候，会看到这样的页面，下面的部分就是添加备注用的。你是否用过，或者见别人用过这个功能呢？

     我们先来看4张Garr的幻灯片：这几张图很好地表达了备注的作用（当然，我在图的下面加上了我的备注）。其实，在看Garr的blog之前，我根本不知道PPT里面的备注功能是怎么回事，更不知道如何用。理想情况下，我们的培训或者讲演，应该有这样几个东西：幻灯片，备注，学员手册。幻灯片是现场讲的时候，投影给听众看的，备注可以是给讲者自己看，也可以是作为发放的资料给听众看的。而学员手册是发给听众看的。很多时候，我们原本投影用的PPT上面充满了字，导致听课的效果很不好，要么因为字小看不到，要么因为内容太多无法阅读，何况，明明是去听课的嘛，为什么变成集体阅读了呢？这就需要把PPT上面的字挪下来。把最重要的标题写在PPT上，如果可能，就配以相应的图片，以增加听众的理解和兴趣。左边是投影用的幻灯片，右边是图文并茂的文件，既可作为讲者备课的工具，也可作为别人的阅读材料。
由上面的内容，可以引申出几个心得：
      1.备注可以让幻灯片解放出来

      有效的投影用的幻灯片，应该尽量字少图多，详细的内容可以写在备注里面，这就要求讲者准备工作要做好，要知道你才是主角!
     2.备注可以帮忙制作讲义
     讲者在设计PPT的时候可以把相应的要点，所需时间，讲授时的侧重点，所需例子等等内容，根据需要写在备注里面，可以作为一个简易版的讲义，方便自己阅读或者交付给其他讲者。
    3.备注可以帮忙制作阅读材料

     听者在课后可能需要复习，没有到现场的人没准也想了解相关的内容，这时候带有备注的PPT会非常有用。
     设置方法
      第一步，在你的laptop的显示属性中进行设置。
      如图所示，在连接了外部显示器或者投影仪的情况下，点击“2”号屏幕，并按照图中高亮标注处选中“将windows桌面扩展到该显示器”同时设置适当的分辨率。单击“应用”，就可以看到如下的效果。
     由于家里没有投影做演示，就用了一台上了年纪的CRT做示意。从两个屏幕可以看见不同的显示内容，左面的CRT的屏幕正是要给演讲受众看的。这样，下面的观众就不会看见演讲者的笔记本里面装了什么东西，演讲者可以根据自己的意愿把需要给观众看的放映出来，而不是把演讲者的所有操作都放映出来。（这个好处我就不多说了，有过类似经历的朋友想必深有体会）
      第二步，打开你需要演讲的PPT进行放映前的准备工作。
选择放映的设置，在图中高亮的部分选中“显示演讲者视图”（这个是重点），单击确定后就完成了设置。
      第三步，开始放映。
      点击图中的位置，或者直接按“F5”。两者的区别是，F5从头开始放映，而图示按钮是从当前slide开始往后放映

      最后，观看效果这个就是演讲者看到的画面，下面高亮的部分就是“备注”的内容。分析这个视图，演讲者不仅可以看见每个slide的预览；还可以知晓下一张PPT的大致内容（标题）；可以不用准备，直接阅读“备注”（对于新手和临场不知所错的朋友比较适合）；可以很好的控制演讲时间；在进行slide选择（非正常流程）的时候，可以点击“黑屏”，这样观众就看不到你在进行何种“胡乱操作”了。

ppt创建并打印备注页的方法：
     创建备注页
      1.在普通视图中使用备注窗格编写关于该幻灯片的备注。

      普通视图中的备注窗格，您可以在使用普通视图时键入备注并为其设置格式，但是，要查看备注页的打印形式并查看任何文本格式（如字体颜色）的全部效果，需切换到“备注页”视图。您还可以在“备注页”视图中检查并更改备注的页眉和页脚。每个备注页显示幻灯片的图像以及该幻灯片附带的备注。在“备注页”视图中，可以用图表、图片、表格或其他插图装饰备注。备注页包括您的备注和演示文稿中的每张幻灯片。每张幻灯片打印在自己的备注页上。您的备注附在幻灯片之下。
      2.可将图表或图片等数据添加到备注页。
      在“备注页”视图中添加的图片或对象将会显示在所打印的备注页上，但不会显示在普通视图的屏幕上。如果将演示文稿保存为网页，则在 Web 浏览器中显示演示文稿时，图片或对象不会显示（但备注会显示）。在备注页上做出的更改、添加和删除只应用于该备注页和普通视图中的备注文本。如果要放大、重新定位或格式化幻灯片图像区域或备注区域，请转至“备注页”视图并进行更改。您不能在普通视图中在备注窗格内绘制或放置图片。请切换到“备注页”视图并在该处绘制或添加图片。
     3.将内容和格式应用于所有备注页
     若要将内容或格式应用于演示文稿中的所有备注页，请更改备注母版。例如，要将公司徽标或其他剪贴画放置在所有备注页上，请将该剪贴画添加到备注母版中。或者，如果要更改所有备注使用的字体样式，请在备注母版上更改该样式。您可以更改幻灯片区域、备注区域、页眉、页脚、页码和日期的外观和位置。
     4．在网页上显示备注页
      如果将演示文稿保存为网页，则备注会自动显示（除非您选择隐藏它们）。幻灯片标题在演示文稿中会成为目录，而幻灯片备注会显示在每张幻灯片下方。您的备注可以充当演讲者的角色，为观众提供演讲者在实时演示期间将会提供的背景和详细信息。如果不希望备注显示在网页上，可在将文件保存为网页之前将备注关闭。
    打印备注页：
     1.   打开要打印其备注的演示文稿。 
     2.  单击“Microsoft Office 按钮”，单击“打印”旁的箭头，然后单击“打印预览”。
     3. 在“页眉设置”组中，单击“打印内容”框下的箭头，然后单击“备注页”。

     4. 若要指定页面方向，请单击“方向”下的箭头，然后单击“纵向”或“横向”。

     5.   单击“打印”。
     6.   若要设置页眉和页脚，请单击“选项”，然后单击“页眉和页脚”。

注释：如果要以彩色打印备注，请选择彩色打印机。单击“Microsoft Office 按钮”，单击“打印”旁的箭头，然后单击“打印预览”。在“打印”下，单击“选项”，指向“颜色/灰度”，然后单击“彩色”。打印备注页适用于: Microsoft Office PowerPoint 2003，您可以打印演示文稿备注页，供您在对演示文稿进行演示时自己参考，或者将其作为提供给观众的讲义。可以使用颜色、形状、图表和版式选项来设计备注页和对其进行格式设置。从PowerPoint 中，您可以用“演讲者备注”格式打印备注，即每个打印的备注页都包括它参考的幻灯片的副本，并且在幻灯片下有打印的相关联的备注。
     打印带有幻灯片缩略图的备注

     1.打开要打印备注页的演示文稿。
     2.在“文件”菜单上，单击“打印预览”。
     3.在“打印预览”工具栏的“打印内容”框中，单击“备注页”。
要指定页面方向，请在“打印预览”工具栏（工具栏：包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按 Alt 然后按 Shift+F10。）上，单击“纵向” 或者“横向”。要设置页眉和页脚，请在“打印预览”工具栏上，单击“选项”，然后单击“页眉和页脚”。
     4.在“打印预览”工具栏上，单击“打印”。 
     5.仅打印备注
默认情况下，PowerPoint 设置为用彩色打印演示文稿幻灯片。不过，您可以基于每个文档将默认打印设置更改为打印备注。要将打印设置更改为在默认情况下打印备注，请改为执行下列操作：
     第一：在“工具”菜单上，单击“选项”。
     第二：单击“打印”选项卡。

     第三：在“此文档的默认打印设置”下，单击“使用下列打印设置”。
     第四：在“打印内容”框中，单击下拉箭头并单击“备注页”.设置备注页的属性。
注释:备注页上的页眉和页脚与幻灯片上的页眉和页脚是独立的。请注意，在备注页上对页眉和页脚进行的选择也会应用于讲义。如果需要备注和讲义具有不同格式设置的页眉和页脚，可以首先打印讲义，然后调整设置并打印备注。演示文稿中具有备注的隐藏幻灯片会与其他幻灯片一起打印出来，因此，最好在分发演示文稿之前将它们从已打印材料中挑选出来，这样就不会出现您与观众不同步的情况。详细信息在您连接到 Internet 时显示的请参阅框中有一些链接，通过这些链接可以查看关于打印幻灯片、讲义、大纲、审阅者批注或墨迹注释的信息。
如何让有备注的PPT生成一个无备注的PPT:
2007版本的方法：

    第一：Office按钮-->准备-->检查文档
    第二：里面最后一项是检查备注 然后能全部删除。（Office按钮就是那个圆形的，飘着微软典型四格窗口的大钮）
2003版本的方法：ALT+F8
    第一：输入宏名 ，创建宏
    第二：然后把以下内容直接粘贴进去：
                 Dim sld As Slide
                For Each sld In
               ActivePresentation.Slides
             sld.NotesPage.Shapes.Placeholders(2).TextFrame.TextRange.Text= ""Next
       然后就不用管了，回到ppt界面，再按alt+F8，点运行，就全都删除了。当然是首先要将笔记本和投影连接好，不然有些选项不能设置。在桌面空白处单击右键——属性——设置，选择第二显示器，勾选下方的“将Windows桌面扩展到该显示器上”，单击确定。打开PowerPoint，单击“幻灯片放映”——“设置放映方式”，在多显示器处选择第二显示器，勾选“显示演讲者视图”。按照正常方式播放PPT，你的主显示器是这样显示的：但是投影上显示的和一般放映时没有差别。
注：我说的这个方法是要有两个显示器，比如在笔记本电脑上连接投影仪演示PPT文稿。
      如果是台式计算机通常需要配置两个视频卡才能具备多监视器功能，而笔记本则内置该功能。这个需要Windows 2000 SP3以上版本或者Windows XP以及PowerPoint 2003支持。低版本的PowerPoint尚未确认！