听说读写HR一辈子的修炼之——写篇（转）

作者 tomorrow... 2013-09-11 11:12 1524

　　沟通不仅需要口头，也有很多时候需要书面的文字表达。文字功底很重要。在日常工作中，邮件就是一个重要工具。

　　电子邮件沟通也要遵循一些原则，以使电子邮件沟通达到迅速、高效的目的。这些原则包括信息简短、观点直接简明、语言需具有建设性以及考虑读者对象。

　　首先信息简短。电子邮件的信息越短，人们越有可能去读和理解它。如果发现电子邮件超过了一页的长度并且不能再缩短了，就将这些信息作为一个单独的文件，把它作为电子邮件的附件。可在电子邮件正文简要介绍一下附件信息。通常情况下，应保持整篇电子邮件简短精炼。其次观点直接简明。直奔主题并尽可能简洁地讲述我们需要说的内容。强调重点，而不是细节，让我们的观点相对简单，而不是冗长。书面表达冗长的信息就会比面对面交流更让人困惑，从而使人失去兴趣。再次语言需具有建设性。用最佳的方式表达你的意思。措辞应该保持谦逊，不要使用苛刻的词汇和具有责备或威胁的语气，还应避免使用导致负面效应的词汇。通常要在一封简短的电子邮件中把你想说的表达清楚，一般可以分为六个步骤来考虑：清晰简明的主题栏、使用正确的称谓、确定邮件的意图、邮件中必须包括的信息、适当使用表情和缩写以及正确的附件。步骤一，清晰简明的主题栏。当我们阅读或回复一封电子邮件，肯定会比较注意它的主题。主题是读者了解我们的邮件内容的唯一线索，如果主题不鲜明和引人注意，收件人恐怕就不会阅读这封邮件了。步骤二，使用正确的称谓。根据电子邮件的接收者不同，根据写给上司还是下属，是写给朋友还是客户，是写给认识的人还是不认识的人，我们都应该选择不同的称谓，从而确定我们整封邮件的基本文风和格调。有时还可考虑对象的个人喜好，进行更有效的沟通。步骤三，确定邮件的意图。不要发许多内容雷同而又目的不清的电子邮件，那样只会让人没有耐心读你的电子邮件。应该考虑我们是希望获得理解支持还是搜罗建议？是想说服我们的读者还是想与他仅进行交流和讨论？想从我们的读者那里获得什么？我们想树立怎样的形象等等，这些都需要在书写前考虑清楚。步骤四，邮件中必须包含的信息。虽然书写电子邮件一般用的是口头语言，但也不能像聊天那样天马行空。首先讲出主要观点，接下来若需要再给出相关的支持信息。步骤五，适当使用表情和缩写。适当使用表情和缩写可增加邮件的亲切感，但在以下几种情况下不宜使用：(1)不确定收件人的具体情况；(2)书写正式专业的电子邮件时；(3)若使用表情和缩写会减弱收件人对邮件的可信度。步骤六，正确的附件。不要遗漏或附上错误的文件，虽然添加附件是发送电子邮件前最后一道程序，但仍需仔细确认。当然在邮件中如果你需要强调某些重要的事情，可以用颜色、字体来强调。尽量不要在邮件的标题里写感叹号、问号。邮件正文最好不用反问的语句，会让人有不舒服的感觉，火药味十足。如果遇到邮件中的问题解释不清楚，请立即电话或面对面解决。如果邮件继续飞来飞去结果就是升级为吵架。当然邮件还有一个重要作用是可以作为一些证据。对于某些特定情况和特殊重要事件，需要把相关的邮件保存好，关键时刻或许会起到关键作用。你的邮件风格也很重要。如果经常是处于严肃、批评的语气中，会让人不愿意仔细读你的邮件造成一些负面的影响。

　　除了电子邮件，工作汇报也是日常工作经常遇到的情况。首先需要言简意赅概括主旨，让领导知晓“是什么”，结合实际拟订方案，让领导知晓“为什么”，因事而异灵活处理，让领导知晓“怎么样”。汇报工作，不仅要让人听懂，还应当力求给人深刻印象，尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点，让听者明白无误地理解汇报者的意思。让领导在最短的时间内知晓前因后果和轻重缓急，对汇报事宜有一个大致了解，明扼要向领导汇报完主要内容后，要向领导进一步汇报需要注意的关键环节和具体细节，如完成时限、具体标准等，让领导有进一步的认识和理解。工作汇报需要把握重点、展现亮点、当然也要控制好时间点。

　　写博客、写日记是一个很好的习惯。你可以定期把自己工作的经验体会想法写下来，就像记录故事一样，写出自己的故事。其实把自己日常的经历故事记录下来，不仅可以分享给同行，而且如果你自己需要找工作，你自己的故事就是你独一无二的经历和素材。

　　听说读写四大基本功是HR一辈子的修炼，我们一起努力加油吧：)

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