面谈前,管理者和员工都必须有充分的事前准备
管理者的准备工作主要集中在两个方面:一是时间、地点的准备和安排;二是相关材料的分析和准备。
管理者应与员工事先商讨双方都能接受的时间,选择安静、轻松的小会客厅实施面谈。在进行绩效面谈的时候,管理者最好能够拒绝接听任何电话,停止接待来访的客人,以避免面谈受到不必要的干扰。
管理者应注意安排好双方面谈时的空间距离和位置,双方成一定夹角而坐,可以给员工一种平等、轻松的感觉。
管理者在设计面谈计划时,应该考虑以下问题:设计开场白;确定该次面谈所要达到的目的等。由于绩效反馈面谈针对的主要内容是上一阶段绩效评价的结果,这个过程必然是围绕着评价员工上一阶段工作情况展开的。所以,管理者需要收集整理面谈中需要的信息资料,包括员工的《职位说明书》、《计划工作表》、《绩效评估表》等。
此外,管理者应该让员工也做好面谈准备。绩效面谈是经理和员工两个人共同完成的工作,只有双方都做了充分的准备,才可能收到预期效果。
面谈时,管理者应灵活运用正面和负面反馈
正面的反馈是要让员工知道他的表现达到或超过了经理的期望,得到了经理的认可。要强化员工的正面表现,使之在以后的工作中不断发扬光大,继续为公司做出更多的贡献。
在表扬和激励员工时,要让员工真实地感受到你确实对他的表现很满意。你的表扬确实是真情流露,而不是套近乎,拉关系。只有这样,员工才会把你的表扬当成激励,在以后的工作中更加卖力。
而且,表扬一定要具体。要对员工所做的某件事有针对性地提出表扬,而不是笼统地说“你表现很好”就完事。
对于负面的反馈,要注意以下二点:
一、要具体描述员工存在的不足,对事不对人,描述而不作判断。不能因为员工的某一点不足,就做出员工“如何不好”之类的感性判断;要客观、准确、不指责地描述员工行为所带来的后果,员工自然就会意识到问题的所在。
二、要以聆听的态度听取员工本人的看法,而不是一直喋喋不休地教导;与员工共同商定未来工作中如何加以改进,并形成书面材料。