1、除了常规的员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件、照片,还包括户口本复印件、学历证书复印件、员工所执证件复印件、员工薪资待遇确定表、试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表、员工培训记录表、员工证件(电工证、钳工证等技能证书、或者职称证书)的年检培训记录、公司出资培训办证记录、调岗调薪表、绩效考评表、素质测评表、奖惩单、等等所有与员工工作、学习、生活相关的证明文件都需要保存。我们不仅仅在纸质版的档案进行存档整理,并将纸质版的资料进行电子扫描存档,二者同时保存。
我们公司管理相对比较成熟规范,除了这常规的5项之外,员工档案还包含以下内容,现从入职类、在职类和离职类三个方面去阐述档案的明细:
一、入职类的:
6、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)
7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)
8、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险,如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工,也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工,尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)
9、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系,发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)
10、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理,我们公司是财务保存原件)
11、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签,我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工,并有选择性的签订)
二、在职类的:
12、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)
13、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)
14、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)
15、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)
16、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)
17、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)
18、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦,主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度,一个季度评估一次)
三、离职类的:
19、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批,我们是分开的两张表)
20、员工离职交接表或交接清单
21、员工离职访谈表
22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书
23、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)
员工档案并不是越多越好,合适就行。越多对管理的要求就越高,越仔细,管理成本也就更高,如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议,甚至连离职访谈表都没有,我的建议是:只要不影响企业正常经营和运转,抓大放小、不拿来主义,也不面面俱到,结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容,就可以了。
建立这些人事档案的作用和意义何在?
1、首先可以防范和规避不必要的法律风险。
2、其次可以更好地盘点公司人力状况和全方位的评估人才。
3、还可以发现员工的整体素质规律,有助于更好地做好人力规划、人员配置和补充优化,实现人才使用的合理化和最大化。
4、另外,也可以从研究员工档案中的员工知识素质、工作经验和工作技能等详细信息来制定激励措施和绩效考核,规划员工职业生涯发展,实现员工晋升渠道畅通,让档案真正为人才服务。
5、可据此制定和安排员工培训计划,制定员工培训发展战略,实现员工素质与能力的提升。
6、可据此深入了解员工需求,制定员工辅导和关爱方案,为员工排忧解难,做到更好关怀员工,尤其是关键人才。
7、利用档案中员工薪酬的记录和分析,能把握住员工薪酬晋升方向,按步骤合理制定出薪酬方案,这样不仅有利于实现薪酬增长的可持续性,合理利用好薪酬,更能在每一个阶段都激发出员工的内在潜能,提高员工工作效率。
8、……
总之,建立员工档案是做好人力资源其它工作的基础,身为HR,如何选用育留,都得时不时查阅和关注一下员工的