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【绩效反馈和面谈之前的必须认真审视的问题】 在进行绩效反馈和面谈之前,主管人员必须认真思考这个问题,员工成功或不成功的原因到底是什么?尤其是在绩效较差的时候,难道真是员工个人的懈怠和差错吗? 其实,影响员工绩效的因素有两方面: 第一方面:个人因素。这是最普遍最常见的看法,我们都倾向于,决定员工产生良好绩效,取得成功的因素是:受到激励、遵守诺言、技能娴熟、知识丰富、思维敏捷。 第二方面:系统因素。实际上,员工的产生绩效的过程中有许多是员工本身不能控制的,假若把一个本身很优秀的员工放到一个很差的系统环境中,相信也不会产生比较好的绩效。系统因素就是指那些员工个人不能控制的因素,如工作流程不合理、主管的官僚主义严重、沟通和协调不畅、资源和设备补充不足等。而这些,恰恰是管理者本身犯下的,也是在绩效管理中易被忽略的。 但要相信,员工会洞察到这些,会替你记住这些,并很有可能在主管与其进行的绩效沟通中提出来,如果不认识到这点并有所准备,你的绩效反馈和面谈可能会演变成争吵。 【绩效反馈和面谈的准备】 一、主管人员应该做的准备 主管人员除了审视上述问题外,还应该作如下准备工作: 1、 选择适宜的时间。营造一个双方相对比较空闲的时间,尽量不要选择接近下班进行,尽量避免接听很多电话,尽量避免被其他事务打断。 2、 准备适宜的场地。主管的办公室并不是最佳选择,因为这里容易被电话和客人打扰,也易给员工造成明显的层级压力。 3、 准备面谈的资料。包括评估表格、各种业绩数据、关键事件记录、考勤记录等。 4、 估计面谈对象。充分估计到谈话对象的性格特征、可能表现的情绪和行为、甚至一些超出绩效评估范围的其他话题。 5、 计划好面谈程序。即包括如何开始(不要一下子切入主题),反馈绩效评价结果,点评(赞扬和指正),未来打算(如何改进),如何结束(签字或道谢)。 二、员工应该做的准备 1. 证明自己绩效的资料或证据。 2. 未来的改进计划。 3. 准备提出的问题。 4. 安排好工作。
【绩效反馈和面谈的原则】 1. 建立和维护彼此之间的信任。摆正心态、开诚布公、坦诚沟通。 2. 清楚表明绩效面谈的目的。防止面谈过程中不自主的偏离方向。 3. 多鼓励下属说话。面谈是一种双向的沟通,管理者日常说的够多了,这时候应让下属充分表达自己的观点。千万不要打断和压制。 4. 认真倾听。倾听并不是不说话,而是要保持目光的接触以及适当的语气词来表示接纳对方的讲话。 5. 避免对立和冲突。需要更高的涵养,或许还需要主管的道歉。 6. 集中在绩效上,而不是员工的性格特征。不能是自己的感觉或者别人的反应,更多的要基于客观事实和行为表现。 7. 关注未来而非过去。讨论过去没准就花费了大量时间,千万不要忘了谈论未来该如何做。 8. 优点和缺点并重。非常优秀的人也要适当的指出改进之处,非常差的员工也要给予正面的引导和鼓励。 9. 该结束的时候立即结束。出现紧急事务、严重分歧、时间已过等情况应果断终止。 10. 以积极的方式结束面谈。
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