一、电子档案(人事报表)需包含的信息有:
二、纸质档案
三、注意事项:
1、该要员工签名确认的制度、文件、资料,要有签名,不能没有,如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认,培训记录、奖惩记录等的员工签字等。
2、归档制度:所有员工人事档案要及时归档,入职新员工要新建档案袋,档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等,员工档案要分部门和时间管理,以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单,里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
3、审阅制度:公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案,需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等,再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准,人事档案管理部门对申请报告进行审核,若手续齐全,可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时,管理人员要检查人事档案是否已经完整归还,是否有损坏等情况。
4、出具证明材料:公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时,例如工资证明、婚育证明等等,需要求使用人出具证明材料的理由,例如用于贷款、买房、报销费用等等,人事部门结合档案材料出具证明材料,证明材料还需人事部门检查是否合适,再给予盖章、使用。
5、检查制度:公司定期对人事档案进行检查,检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故,还需对员工档案进行抽查,检查是否有损坏和遗失。
6、销毁制度:如果档案袋满足销毁要求,需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。
相应管理表格有:人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单……