保管:专人专柜保管(公司规模少,没有档案室)。我们的档案是一名人事文员负责管理,档案用小柜子锁着,档案存放仅仅是根据工号查找!但是公司规模挺小,暂时可以这样存放,编号就是员工工号。
学习天地:专人专室专柜保管。每一份员工档案都有一个编号,编号为员工姓名的第一个拼音字母+工号,如假设我风十三工号为10018,即我的档案编号为FSS10018,以此按顺序按部门摆放排列;每一个档案都有一个档案盒,档案盒里都有一份员工档案清单目录(昨天介绍的常规内容都包含在内,只要勾选并填上份数即可,特殊或额外增加的可手工加上)。入职档案与离职档案单独分开存放。
借阅:主管以上员工才能借阅该部门下属的档案,经理级别均可调看档案;而且暂时还没有档案借阅程序。
学习天地:我们公司规定只有主管级以上员工才可借阅其下属员工档案,且借阅时必须填写《档案借阅申请表》交部门负责人和HR总监审批后方可,要借阅经理级以上人员的档案必须经总经理同意批准方可;为了确保档案内容安全及信息不外泄,经借阅批准后,借阅人只能在档案室里在档案管理人员的监督下即时查看,查看完后马上归还,不得私自带出档案室;查看过程中不得涂改、画圈、损毁档案内容,也不得拍照、复印,可单独用铅笔与便签纸记录一些所需信息带走,仅此而已。借阅完成后还得在我部门小美女做好的《借阅登记表》上签字确认,月底其整理好后交我签字审核存档。
电子档案的建立和录入:我们公司是通过excel建立档案的。也是及时建立档案。
学习天地:公司规定在入离职手续办理完一周内必须在EHR系统中建档并录用完整,同时将纸质档案进行扫描作为附件上传存档。
销毁:一般都是保存两年后,由保管者提出《员工档案销毁申请表》,上报批准后,用碎纸机进行销毁,完成后双方都必须要在《销毁档案记录表》里签字确认。另外,电子档案不予销毁。
三性”原则(如不一定非得要有独立的档案室,但必须有可上锁的档案柜;不一定非得要有EHR系统,但至少要有一个EXCEL表格的电子档案登记表;不一定非得要专岗负责,但至少得安排专人负责;有地方存放就不一定非得要销毁;等等)