一、
1)招聘
a、招聘申请表
b、应聘申请;信息真实性,背景调查的阐明并签字认同
c、入职审批表;试用期限、拟用岗位、约定级别
2)在职
a、转正申请;对员工工作情况进行真实的反馈,尽量使用数据分析。工作事项、企业文化、综合素质、工作改进。
b、转正审批;对转正申请的东西今夕数据汇总分析,形成结论,此员工试用考核多少分,自己对老板建议延期观察、如期、提前转正等等。
c、调动;不管如何调动人力都只要站在幕后。调动职位时部门意见占重要比重,人力最好只写同意,连建议都不要写。当然,涨工资的情况下,人力可适当显摆一下,以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。
3)离职
离职申请;注意的是建议把辞退的表单一律删除,不管犯了什么错都直走离职手续,以防出现纠纷。
二、
1、本土员工档案包含:
员工登记表、应聘资料、 背景调查表(使用签订保密协议人员)、 身份证复印件、 学历证书复印件 、学位证书复印件、 户口本复印件、 照片、 退工单/离职证明、 劳动合同、 保密协议、 职业病危害告知书、 员工手册签收回执、 职业资格证书复印件、 社会累计工龄核定资料 ;
2、外籍员工档案包含: 员工个人资料登记表、 应聘资料、 背景调查表 (适用签订B类保密协议人员)、 身份证复印件、 护照复印件(外国)、 台胞证(台湾) 、回乡证(香港)、 无犯罪记录 (仅适用于外国人)、 临时住宿登记表、 学历证书复印件、 学位证书复印件、 照片、 退工单/离职证明、 劳动合同、 保密协议
LOA(ICP体系里面如果是来自受控国的外籍员工需要签订的一份协议)、 职业病危害告知书、 员工手册签收回执、 就业登记备案表、 就业申请表、 就业证注销证明。
三、
1、入职类的:
a、员工入职体检表或健康证明(入职前三个月内的为有效)
b、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件(这些员工个人基本信息的作用就不多说了)
c、员工上家单位的离职证明(规避用人及法律责任风险,如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工,也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工,尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人)
d、入职承诺书(承诺与上家单位解除劳动关系,发生纠纷与公司无关;承诺工作履历和所提供资料真实可查;承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等)
e、薪资核定表(入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理,我们公司是财务保存原件)
f、保密协议或竞业避止协议(不是所有人签,我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工,并有选择性的签订)
2、在职类的:
a、员工试用期考评记录(试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表)
b、人事异动审批表单(调岗、升迁、降职、调薪等)
c、考勤记录(如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等)
d、培训记录(培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等)
e、奖惩记录(荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等)
f、考核记录(目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等)
g、核心骨干员工/关键人才HR台帐(这是我们的特色哦,主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度,一个季度评估一次)
3、离职类的:
a、员工离职申请表/员工离职申批表(先申请后审批,我们是分开的两张表)
b、员工离职交接表或交接清单
c、员工离职访谈表
d、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书
e、员工竞业避止期限会议纪要(明确离职员工的具体竞业避止期限)
员工档案并不是越多越好,合适就行。越多对管理的要求就越高,越仔细,管理成本也就更高,如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议,甚至连离职访谈表都没有,我的建议是:只要不影响企业正常经营和运转,抓大放小、不拿来主义,也不面面俱到,结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容,就可以了。
建立这些人事档案的作用和意义何在?
1、首先可以防范和规避不必要的法律风险。
2、其次可以更好地盘点公司人力状况和全方位的评估人才。
3、还可以发现员工的整体素质规律,有助于更好地做好人力规划、人员配置和补充优化,实现人才使用的合理化和最大化。
4、另外,也可以从研究员工档案中的员工知识素质、工作经验和工作技能等详细信息来制定激励措施和绩效考核,规划员工职业生涯发展,实现员工晋升渠道畅通,让档案真正为人才服务。
5、可据此制定和安排员工培训计划,制定员工培训发展战略,实现员工素质与能力的提升。
6、可据此深入了解员工需求,制定员工辅导和关爱方案,为员工排忧解难,做到更好关怀员工,尤其是关键人才。
7、利用档案中员工薪酬的记录和分析,能把握住员工薪酬晋升方向,按步骤合理制定出薪酬方案,这样不仅有利于实现薪酬增长的可持续性,合理利用好薪酬,更能在每一个阶段都激发出员工的内在潜能,提高员工工作效率。