【09月28日打卡总结】管理档案的操作规范和
作者 顽皮娃娃
2013-09-28 19:11
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1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选)
A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的?
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选)
A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的?
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管理档案的操作规范和具体措施是怎样的?
A、档案保管:对每个员工的档案进行分类,按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类,方便查找,档案由薪酬专员来保管,在办理好员工入职手续后,统一由薪酬专员保管,存放在专门的文件柜,因为档涉及到薪资保密。
B、借阅:(进行借阅登记)公司规定了严格的人事档案借阅制度,员工本人只可借阅自己的档案,部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案,人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外,人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档
案,保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入:新员工入职后收集齐公司规定的相关资料,由招聘专员负责录入公司ERP系统,所录入资料必须确保完整性和正确性,录入的资料包括:员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动(调岗、升职、降职、调
薪)、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理:和档案借阅类似,我们详细规定了查阅员工档案的权利,因有ERP系统,这方面操作起来比较方
便,对于薪资方面的权限,只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅,修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁:员工离职后,纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年,对于一些重要的档案会存放得更久
些,电子资料我们是一直保留的,以方便资料统计及查询。
F、档案保存的注意事项:
方便查找:档案的存放一定要便于查找,按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放;电子档案要录入关键词和主
题词,方便快速查找。
防水防虫防潮:现在大多数公司开始推行无纸化办公,对纸质档案的保管就忽视了,纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大
证据,一定要保管好,档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫,尤其要注意防虫,书中自有黄金屋,书中也自有蛀虫
呀,万一重要文件被虫子蛀掉,那就太得不偿失了。
保密:人事档案是员工的个人隐私,人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度,防止个人资料及隐私外
泄。
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