【12月24日打卡总结】不管什么企业，行政部

不管什么企业，行政部有的叫总务部或办公室，有的或者与人事部门混杂在一起叫行政人事部、人事行政部或者干脆直接叫行政部，不管怎么个称呼，其基本工作内容和职责范围相差不大，在我们公司，其部门年度总结也是少不了的，结合实际情况，除去人力资源相关工作外，行政部工作可做如下总结：
1、报告格式的要求。
在我们公司，部门年度工作报告是有统一格式要求的，与昨天分享的相关内容一样，这里就不细说。
2、部门报告的内容。
根据行政部职责、年度工作目标等，年度工作报告内容包括以下各方面，现简要陈述如下：
（1）对外接待。行政部把对外接待工作放在十分重要的位置，一是可以对外树立公司正面形象、宣传公司，二是可以加强与外部各单位特别是政府、专家、客户等的联系。截止目前，比较重要的接待活动有：多个客户前来验厂、管理体系审核专家、重庆市及本区政府相关领导和机关人员检查指导工作、兄弟单位交流参观等，行政部对每次接待都进行了通知、拍照、录相、录音，重要的进行了文字总结，留下了不少珍贵的签名、照片等，重要的还陈列在公司展览室里。这些接待活动，按照时间、月份及到访人员级别高低进行汇总。
（2）重要会议。行政部出面组织或联络的会议有总经理会议、部分副总会议、公司每月经营分析会、每月初全体员工大会、公司优秀表彰大会、年度员工晚会、公司领导对外参加的各种会议，这些会议的组织、布置、记录、会议纪要形成、会议精神检查落实汇报等。
（3）固定资产。在我们公司，按照财务管理制度，凡购入单价在二千元人民币使用期限在5年以上的都计入固定资产，行政部要登记造册，每月底进行盘点管理，并将情况汇总至财务部，对意外情况进行处理。
（4）办公费用。公司各部门在水电气、车辆、灯具、电脑、文具、劳保、纸张、电话费、网络费、房屋租金、维修等方面的费用情况进行总结，并对往年发生费用、今年相应目标进行对比，找出异常发生的原因。
（5）活动开展。公司许多活动是由行政部牵头组织的，包括公司春秋两季运动会、各月专项文娱比赛、年终晚会、旅游、组团参加外部各类比赛等，总结费用控制、计划完成情况等。
（6）安全情况。公司各项工作均以“安全第一”，汇总公司安全责任落实、宣传、应急演练、各种事故等，是否完成年度计划，差异原因分析。
（7）制度落实。对公司管理的各项制度制定、修改、完善情况进行汇总，对公司制度管理体系完善性、有效性进行评价。
（8）体系管理。公司ISO9001、ISO14001、OHSAS18000、QC080000、EICC等管理体系运行、内外审、证书、不合格项情况进行总结。
（9）信息管理。包括国家、行业、市区、社区、公司、员工、周边企业、国外等一年来发生的重大事件，包括技术、管理、创新、改革等信息，包括产品、质量、市场、人才培养等重大信息。
（10）后勤保障。包括保安队、食堂、宿舍、绿化、社区环境、厂区维修等方面，是否完成年度计划，差异原因分析。
（11）关系协调。行政部协调了大量发生在领导之间、部门之间、员工之间甚至公司与外界发生的事件。
（12）5S管理。这是许多工作的基础，行政部按照管理制度，每月进行了大检查和评比，这些情况进行汇总。
（13）其他方面。除以上主要工作外，还要对外发布信息、加强与政府社区的沟通，承担许多临时性工作，有领导安排的、有突然发生的。
（14） 不足之处。不管多么仔细和认真，行政部所有繁杂工作不出问题基本是不可能的，今年来看，行政部在后勤保障、费用控制等方面工作存在不足，主要表现在问题处理及时性、费用严格控制方面需要加强。
3、报告内容需细化。
以上报告内容是粗线条、是骨架，需要各行政部同事进行单项总结、量化，需要加肉、输血，才会更丰满。
4、报告其他内容。
其他方面的内容或要求就与HR部门年度工作报告相近，这里无需多说。

总之，行政部对于公司来讲就是“大管家”，上到领导的出行安排、下至员工衣食起居，内要安排好员工吃喝拉撒睡、外要对付各界参观吃卡要，既要保证各项杂事推行和完成，还要控制好费用，既要领导满意、员工开心，还要对政府、社区、社会、环境有好处，这个“大管家”应有八面玲珑的功夫、兵来将挡的才干。虽然很多企业人事行政不分家，但在我们企业还是分开来的，虽然有部分工作的重叠，也有部分人事工作是由行政部门负责的。在我们企业，行政部门称作综合管理部，顾名思义，他是一个综合管理的部门，隶属于总经办，负责公司行政的各项大小事务。
由于超出了本人的工作范围，所以简单总结下其工作，应该算个酱油卡吧。
1、总务工作。
（1）办公用品的统计。全年各部门办公用品的统计，并于去年对比。
（2）招待费用的统计。全年各部门在食、住、礼品、用品方面的统计分析。
（3）车辆及油费情况统计。全年公务用车次数（分为外出和出差两类）及油费统计。
（4）食堂费用分析。全年食堂盈利情况及各项成本的分析。
（5）卫生成本分析。包括两类：一类是办公楼卫生，主要由保洁公司的派遣工负责，分析其人数、费用情况、管理情况（有无退回等）。
2、安全及纪检工作。
（1）安全事故情况分析。全年安全事故分类次数、原因分析、财产损失情况、人员伤亡情况、公司补偿情况、改进措施等。
（2）纪检工作总结。全年各部门违规违纪次数、下发整改通知单数量、改善不合格次数与情况、重大违规违纪情况，以及表彰情况等。
（3）警卫工作总结。全年外来人员登记情况，偷盗情况等。其实关于行政部门的定义，各公司都有各公司的不同叫法，但一般来说，都会通俗地归入“后勤部门”一类，再通俗一点，其它部门不愿做不想做的事，就是行政部门的事。具体来说我们公司行政部门的一般工作内容是：考勤管理、工伤处理、员工工余活动、员工制服管理、办公室经费管理、固定资产管理、公司5S活动推行、外籍人员工作签证管理等等等等。。。。。。

先来看看工伤处理情况：
本年度共发生工伤2起，其中某项目员工在抬运工具时，被工具划伤手指；某员工在项目行走时不慎摔伤；
伤情虽然都不太严重，但出于对员工的保护，我们还是为其申报了工伤；因为这几起工伤主要都是因为员工的安全意识不强导致，所以，在申报工伤的同时，我们还加强了对员工进行安全培训，力争工伤的天使与我们永不再见；

接下来再来看看考勤管理：
1、系统转化：2013年公司推行了纸质打卡转变为指纹打卡的工作，行政部门人员积极配合外包公司进行系统调试和联网工作，经过五个月的并行，终于在2013年的最后一个月完成了全项目指纹打卡的计划任务，推行工作取得了圆满的成功，面对成绩，行政部门的代表（其实整个部门也就是一个人）谦虚地说“不客气，这是我应该做的”；
2、考勤监督：行政部门人员不定期去各项目抽查考勤的管理情况，发现问题及时处理解决；

再下来是员工工余生活的开展：
2013年行政部门人员采取灵活的形式，因地制宜，统筹各项目开展了各种各样的活动，比如：亲子游戏、体育竞赛、技能竞赛、部门聚餐、社区公益活动等等，行政部人员还将相关活动相片收集，提交到集团的内刊，加强对公司的宣传；

关于员工制服等劳动用品管理：
建立员工制服台账、制定员工制服管理制度，为降低成本减少库存，对员工制服使用寿命进行跟踪评估，一方面解决员工后顾之忧，另一方面也尽量节省公司经费开支；

办公室经费管理：
对办公室及各项目的水、电、纸张、办公文具等的费用进行管理，提倡节约、减少浪费；办公室经费比2012年比下降20%；

公司5S推行：
组织公司检查组对公司各项目的5S活动的实施情况进行了检查，并将相关的问题点进行汇总，发给各项目进行整改并跟进整改结果；另外，每月整理各项目发来的5S图片，发往集团总部进行确认；

外籍同事的证件管理：
将外籍同事的证件进行台账管理，提前联络做好换证等工作，避免发生非法在留的情况发生；

当然，总结最后还要将存在的问题拿出来做一分析并提出相应的改善想法；
此外、行政部门还承担了其它的工作，因为篇幅的问题，此处省略了N多数值及图表。

好了，小结到此，继续做工作总结去了。谢谢大家！
说明：目前服务的公司人力资源与行政工作是相对分开的，一级部门为人力资源中心下设人力资源部、行政部、信息管理部，归属常务副总直接领导，笔者在人力资源部负责培训工作，但作为行政工作的支持、协助、旁观者及毕业后第一家服务的公司人事行政工作是不分家的，所以也尝试着完成今天的打卡：
一、行政部门工作的认识
行政管理工作如同运转机器中的润滑油，大户人家中的管家角色，2013年是公司推行规范化管理的一年，公司各项行政管理工作正沿着制度化、规范化、信息化、精细化、科学化轨道健康发展。我对行政工作的思想认识最大的一块就是服务与统筹，其主要任务是为领导、各部门、各员工做好服务工作，确保公司各项工作正常开展。“增强服务意识 提高服务质量”也就成为了行政部的指导思想。第二、行政管理人员自身行动上有所表现，以身作则，工作上积极主动，才能从容自如，不推委、不敷衍，能解决及时解决，不能解决及时汇总汇报。第三、忙忙碌碌处理各项事务性工作，天下难事必作于易、天下大事必作于细。
二、行政部门的工作
2.1 后勤保障工作
新办公设备的采购与管理，部门采购或报修按流程审批通过后， 对各类办公设备的维修与维护，积极联系厂家或经销商进行维修，确保工作不受影响。办公低值易耗品的保障与管理。依据公司各项工作的需要，制定办公用品的采购计划，报分管副总和总经理同意后做好采购、保管、领用等管理工作。做好公司日常水电暖的报修工作 ，坚持出现问题及时解决，直到问题解决为止。
2.2 考勤管理工作
此部分我司可能不同于别的公司，虽然我司人力资源与行政管理工作是分开的，但现状考勤工作归属行政部，公司实行上下班指纹打卡的考勤制度。行政专员负责员工的日常公事外出请假以及异常打卡情况进行登记；加班换休登记；对日常出勤情况进行监督；对打卡数据进行采集;汇总请假迟到早 退旷工等情况,制考勤月报表。
2.3 固定资产管理工作
加强公司固定资产的日常管理，强化领用工作，做到谁领用谁签字谁保管。其次，严格执行资产的采购制度，部门领导审批，财务副总及总经理审批程序，对手续不齐全的资产申请一律不予办理。配合财务部做好资产的核对汇总工作，对每一项资产报批完毕后及时入帐，在年终做好该年度新置资产的帐目表。每年做一次大范围的普查，把存在的问题及时报告常务副总；同时做好原有资产的维护与调配工作。
2.4 车辆、驾驶员管理工作
公司的车辆、驾驶员归属行政部管理，行政主管针对车辆管理工作出现的各种管理漏洞进行了分析和建议并制定了具体的管理条例,分别对车辆管理制度、报账过程、油费冲账、驾驶员服务意识等方面做了详细的规定,提高驾驶员的客户服务意识。
2.5 其他方面总务工作
协助各部门负责人做好公司的一线部门安全考核考察工作，积极主持与参加公司的各种会议和活动，做好服务与保障工作。各类证照的办理与年审，办公室的规划与装修，客户的接待安排，领导交办的各项临时工作。
三、行政部工作个人建议
从一个旁观者的角度估望分析可以不当真，提出自己的一些感受与建议：
3.1 明确岗位职责，责任到岗，落实到人
现状当某一件行政工作在实施过程中出了问题了，想找责任人时，好像行政部的人都有责任，又好像部门的每一个人都没有责任，没有明确岗位责、权，形成岗位责任制，这种现象发生说明部门工作水平不高。因此，建议对行政部每一个工作岗位进行工作分析，作岗位描述，明确岗位责、权，形成岗位责任制。为公司定岗、定编，确定科学合理的薪酬制度提供良好的依据，另一方面，从而可以使公司各部门的工作分配、工作衔接和工作流程更加顺畅。
3.2 强化工作执行力
实际中发现，行政检查一些工作开始实施的时候起到了相应的作用，但是一段时间后感觉就不存在了，没有人遵守，也没有人监督执行了。最终回到了之前的状况，最根本的原因是没有坚决的执行力，缺少监督、执行的人，没有人愿意去做恶人比如公司规定办公室区域不允许抽烟、那就必须指定人员每日作监督检查，发现违章即作相应处罚并作公布、通报，此项工作不能间断，必须长久持续下去。行政管理制度必须有这样坚决的执行力，久而久之，会形成一种制度文化。
3.3 建立健全规章制度
大多数知名企业都是用制度管人，按制度办事是这些成功企业的共同特点。建立健全科学化、规范化且有很好可操作性的管理制度是企业必不可少的软件设施，也是企业得以正常运转的基石，同样，部门其实就是一个公司小的缩影，因此部门中也需要对制度建立、健全。
3.4 加强车辆、驾驶员管理和客户服务意识培训
严格遵守公司车辆管理规定及用车程序，严禁公车私用现象产生。车辆是公司对外的一个窗口，对驾驶员进行礼貌用语和礼仪培训。使每次客户接待工作都能得到良好的评价，从而树立公司形象。
3.5 精简不必要的会议活动
为提高工作实效，公司召开各类会议、举办各项活动很有必要，但要做到“少而精、高质量、讲节约”的原则，即减少数量、压缩规模、控制经费、加强调查研究、结合员工实际需求、拟定相关活动方案与制度。
总之行政工作是琐碎繁杂的事务性工作，但是具有承上启下、联系左右、协调各部门中心枢纽作用，不容轻视。最后祝各位三茅同学平安夜快乐。
PS挂下广告：12月份征文《2013年年度培训工作总结—培训体系搭建经验分享》https://www.hrloo.com/rz/131860.html 欢迎各位三茅同学指教、支持、交流，谢谢在中小型企业中，的确很多人事行政都是没有分开，主要是企业内部组织架构及控制管理成本，再说中小型企业本身人数及架构就不太大，过多的管理人员不但会增加人工成本，还会让管理层人员过剩而降低工作效率。所以很多老板们都选择工作相关之部门进行管，正因为这样也导致人力资源在企业中运作不够系统及专业，很多工作的细节就做得比较粗糙。

1）行政部工作目标，对于人事工作目标在昨天的打卡也有显示，行政事务是典型的服务型事务，相对而言目标不易数字化，根据目标管理办法，不能数字化的目标就将其标准化，简单化。


目标统计方法：
宿舍员工投诉的则按行政部收到投诉MEMO为准，上到口头投诉未计入目标，但会对投诉进行原因分析与调查，并给回投诉人员回复。

食堂员工满意度调查是每月进行调查，并组织食堂讨论会议，除了会议解决当期的发现之问题外，还抽一百人进行问卷式调查，由行政部对调查问卷进行汇总分析，并将调查之问题点列出，由伙食委员会（委员会成员为各部门临时指派人员，每月均不固定，任何人员都有机会参与）进行讨论解决。

财产安全事故是指公司财产及员工财产，也就是的谓的偷盗事故的发生，在今年的5月份时，就有一单仓库物料被调换现象，经过现场查看与及分析，应为内部员工行为，当行政部接到货物被通知时，现场并未发现有偷盗的痕迹，虽然是报了保险，但保单上条文了写得很清楚——免赔。针对此现象，只能定期作实物盘点，严控货物放行要求。

员工重大安全事故也包括工伤事故，在劳动密集型制造业中，小工伤是避免不了的，但大工伤就可以特别注意。根据相在法律规定，工作损失日大于等于105天，就是重伤。但是在公司内部只要损失工作日大于等于六十天就计为重大安全事故，虽然与法律的规定有所不同，这是给内部制订的工作目标。目标订出来希望各部门严格按目标执行。现在政府对于安全生产也抓得比较紧，所以不光是政府在控制劳工安全，作为企业更加强重视安全。说到员工安全就涉及很多的内容，如职业健康的申报与控制、工作环境的改良、生产安全的评价、安全生产的职责权限、安全培训教育等等。当企业职工人数达一定数额时，用人单位需配安全管理人员等要求。

2）未达成目标之原因分析。任何目标订出来后，一旦未达成的必须要进行原因分析，提交纠正预防措施报告，否则目标就会是一种统计数据的形式，失去了制订目标的意义。若目标制订与实际有差异，可以在管理评审时提了修正，目标不能偏离现实，否则是空目标。

3）年度工作总结报告，行政部也有很多数据型的资料，相对人事而言行政部的数据分析会少一些，能统计的就必须统计出来，数据比较文字容易让你的上级细阅。而且数据也比较有说服力、而且不能说假，数据也比较容易核实。比较水电费用对比、当年度安全生产投入费用、各部门对行政部工作的投诉等等都是很好的数据分析。
如何完成2013年度行政部门工作报告？

2013年公司行政部门有自己的工作报告，因为行政工作和人力资源管理工作已经分开，各司其职。由于曾经也从事过行政工作，所以也写过这个行政部门的年度工作报告，行政工作在我们公司是由综合管理部来行使职能的，按照我对公司行政工作的理解和了解，我会将公司年度行政工作总结基本框架设计（构思）如下;
第一部分：2013年度行政工作情况
一、企业文化工作
1、公司各种企业文化活动开展情况
2、公司内刊和OA交流园地的运转情况
3、各种企业文化制度的执行情况
二、会议管理与文件宣贯、执行
1、年度各项会议的组织、开展情况
2、各项会议精神的传达、宣贯、落实情况
3、甲方-塔里木油田公司各种文件的传达、宣贯、落实情况
4、总公司和公司的各种文件的传达、宣贯、落实情况
三、公司管理制度建设
2013年公司各种制度体系文件的编纂、审核、发布情况
四、网络信息化管理
1、办公自动化设备的维护
2、网络环境监控、运行情况
3、公司远程视频指挥系统的开展情况
五、公司接待管理
总公司人员、券商、各种事务所、甲方等的接待情况
六、后勤工作
1、为公司员工提供吃、住服务的劳动服务公司管理情况；
2、公司各单位日常办公服务情况
3、员工劳保管理情况
七、车辆管理
公司80多辆车的调配、运行、管理等情况
八、党群、工会工作
1、年度党、团工作情况
2、工会各项工作开展情况
九、公司规划用地的基建工作
公司在库尔勒开发区取得的土地，2013年各项审批、基础建设情况
第二部分：2013年工作中的问题、不足及改进的措施、方案

以上只是本人对公司行政工作的年度总结报告思路，与公司的行政部做的年度工作报告肯定大相径庭，在这里献丑了。
话说行政工作无难事，尽是些琐碎的事。可真要做好行政工作又不是那么简单。行政部门承上启下衔接其他部门，是整个公司的大管家，一堆人的衣食住行问题统统由行政部门负责。可以说，行政部做的就是服务人的事儿。
我们公司是销售型企业，没有工厂车间，无产线工人，全部由办公室人员组成。职能部门涵盖销售、客服、企划、人事、设计、财务、培训等等。相对而言，行政工作并不是那么复杂，需要的是细致和耐心。所有的行政工作基本上由行政专员及前台两个人负责完成，工作内容包括制度建设、企业内刊、员工考勤、办公室5S、固定资产、车辆管理、社保公积金、员工活动组织与安排、证照管理、对外关系与对公业务。

虽然说行政工作多为事务性工作，不易量化。但我司还是实行量化管理，对部分工作制定相应的量化指标，以准确有效的考察工作绩效。可以说，这些量化指标一晾出来，整个行政部门的工作报告也就成型了。
一、部门预算执行情况（具体数据不方便公布，以执行百分比显示）

由上表可以看出，行政部门预算执行的比较到位，基本没有超出计划外的费用支出。良好的数据得益于严格的成本管控。我们将行政费用层层分解到项目到个人。小到一张复印纸，达到车辆维修保养，该花则花，不该花的一分也不浪费。每月，财务部门都会及时公布上月的预算执行情况报告。超出预算部分，部门长和责任人都要向总经办检讨说明原因，分析对策。这样扎扎实实地预算执行，让今年的行政费用数据很是好看。

二、重点工作指标达成情况

行政部门是管理部门，充当着大内总管的角色，同时也是整个公司的“服务员”，全体员工的衣食住行都由行政人员安排着呢。所以，对行政人员工作绩效的直接评判标准，来源于工作的完成度，及时度，以及员工对服务质量的满意度。行政人员的工作职能项目，都有针对性的制定量化指标，通过量化指标的考核，相对准备公正的反映出行政工作的实际绩效。

例如说5S平均得分这个指标。按理说，办公室的卫生是外包的，由清洁工阿姨负责。但是行政部门是5S工作的监督者、检查者和管理者，如果5S得分低于标准，就说明相关责任人的监督检查工作没有做到位，5S的教育培训没有做到位。所以，这个指标非常清晰的反映出目前公司5S工作的实际成效。
诸如此类的指标还有员工活动满意度、企业月刊发行延迟天数、公车事故发生次数、未得全勤奖员工人数、内外部投诉次数等，这些工作都属于行政部门的正管，如果相关工作没有落到实处，切实执行到位，相应指标的得分就会发生异常。

当然，指标一出来，对于数据异常的部分，我们还应该进行未达标的原因分析与检讨，同时召开相应会议，探讨改善的对策和办法。只有坚持发现问题，分析问题，解决问题的工作循环，相关问题才能得到根本解决。这里时间和篇幅有限，我们不一一阐述。
再次宣导我的工作报告三段理论：情况总结--异常分析--改善对策 ，相信做出一份漂亮的报告并非难事