1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险? A、有 B、没有 2、如果有,你会怎么来改善和规避风险? 如果没有,你具体做了哪些措施来保证没有风险?
结合我单位实际情况,目前人事档案管理有很大风险。具体如下:
1.规范性问题:没有明确的人事档案管理制度;
2.安全性问题:没有相应的硬件设施做保障,没有专门的档案室,且档案柜是公共办公区的普通铁皮柜,更谈不上摄像头监控了。
3.真实性问题,我们目前有员工处罚单,但是员工对处罚有异议没有签字,只有老板签字。财务还是照样扣了工资,这样一张没有员工本人签字只有老板签字的处罚单,放入员工档案实际是没有意义的。
4.风险意识性问题:公司部分员工为老板亲戚,或有裙带关系,并没有按照正常的招聘、入职流程办理入职,根本没有档案资料。HR在向这部分人收取资料时也较困难,多数不配合或有抵触情绪认为是个人隐私,不愿意提交或迟迟不提交。
5.及时性问题:小公司不配有档案管理专人,通常为人事专员包揽,就一个人事专员,即要负责招聘、入职、离职、社保、薪酬、培训等工作,还要管理档案,通常归档不及时,记录不清晰,摆放不规范,存在漏、缺、乱的现象。
要来改善和规避人事档案管理的风险,首先要向领导层灌输人事档案的重要性及管理不规范会给公司带来的的风险,只有领导重视了,HR的工作才好开展。
其次,设置档案管理岗位,由专人负责人事档案的建立、保管、借阅、销毁的工作。
再次,加强硬件设备投入,提高档案的安全性。
最后,要做到入档资料真实有效,涉及到员工薪酬、绩效、异动、奖惩的必须有员工亲笔签名才能归档。