推荐小议年底时间管理

作者秉骏哥李志勇 2013-11-26 11:34 2813

快到年底了，各项工作都将处于总结与计划阶段，这二个月左右，对于HR部门来讲，是比较忙的，对各级领导来说，更需要管理好时间，否则容易出现“时间不够用、漏掉工作事项”等尴尬情况。我认为，这个时间段的时间管理可从以下几个方面来疏理、准备和计划。

1、先事情理顺。

我认为，时间够不够用、工作事项漏不漏，首先应当把所有的事情理顺，当然，临近年底，既有日常工作必须完成，也有年底集中起来应当完成的工作，按照工作的紧急性与重要性划分的四象限理论，分析并举例如下：

（1）重要紧急的。不可否认，这类工作是应当最先安排和完成的，否则容易惹来诸多不满和批评。举例来说，比如：招聘达成、绩效考核、薪资核算、工伤处理、安全检查、上级指示。

（2）紧急不重要的。同样，这类工作也应当及时安排和完成，如果不能及时完成可能会影响其他重要事项的完成，所以应当是点对点的完成即可，比如：每天、每周、每月需要固定完成的会议、统计、报表等。

（3）重要不紧急的。这类工作主要做好安排和计划，按各时间节点进行检查和督促即可，如果不能按时间节点完成，也容易变得紧急起来，比如：年终考核、年底评优、年会组织、年终总结、明年计划等。

（4）不重要不紧急的。这类工作也需要进行相应的计划和安排，否则届时会变成既紧急又重要，让你容易“顾此失彼”。主要包括制度流程的修改完善。

（5）突发事件。当然，HR部门会遇到一些突发事件，比如用人部门突然增加用人需求、领导突然安排某工作、政府检查部门突然到访等；如果公司的行政与人事不分家，将会有更多的临时事项出现，比如食堂、宿舍、用车、安保、劳保、卫生等，这些突发事件也可以按以上四类进行归类，不可能所有突发事件都在短时间内进行解决的。

（6）实事求是：不同公司不同发展阶段不同规模时，甚至在不同领导的指挥下，年底时HR部门所面临的事项也会有所区别的，所以，以上分类只是一个引子，这些事项也不是永恒不变，还需要根据公司和部门工作实际来区别对待，并随时做出调整。

2、再分工协作。

这涉及到工作的安排，就是定岗定职定责的问题，也就是编制岗位说明书并修改细化的过程，根据不同公司情况，简要分析如下：

（1）小公司。这类公司的HR部门，一般叫做办公室或行政人事部，配备1－2人左右，而且一般直接对总经理负责，基本处于人事、打杂阶段，主要是负责做好公司人事等日常工作，总之，就是整个公司的内勤主管人员，上要负责给总经理沏茶、送报，下要负责厂区卫生的检查，中有员工招聘入职离职薪资等，还有文件编写发放等，甚至ISO、5S、工会的工作也一肩挑。这样的单位，只能由个人安排好各大小工作，比如上午做什么、下午做什么，上旬中旬下午如何安排，公司内外工作如何协调等，别人帮不忙也不愿意帮，一切只能靠自己。把所有工作写成提示板张贴在自己显眼处是比较好的做法。

（2）中公司。相对小公司而言，HR部门有一定的分工，经理下面配备了三五个主管，主要对HR各模块分工，比如分成招聘专员、培训专员、薪酬福利专员、内勤专员等。当然，一般来说，他们同时还兼有行政工作，比如内勤专员兼职前台、招聘专员兼管保安、培训专员兼管食堂宿管、薪酬福利专员兼管清洁工等。这类公司的HR部门，经理要做好各类人事行政工作的上传总经理、各种指令要求下达各部门及HR下属的职责，做好他们之间的穿针引线的作用。

（3）大公司。他们的HR部门，一般分工较细，甚至负责某模块工作的就好多人（比如富士康招募中心听说就有几百人），这与人数多、部门多是相当的，其HR部门的工作相应也会不断增加，这类公司只要理顺事情、做好定岗定员就比较好办的。

3、领导协调。

理顺事、分好工，是不可能万事大吉的，相反，随时都可能出现这样那样、这事那事都出现了新问题、遇到了新情况，没有按照原先的计划或预测情况发展。

这个时候，领导就需要与下属或各部门之间有某种默契，也就是“下属遇意外多想办法和点子，及时与上司交换意见”、“上司要勤检查、多启发、少命令”，切不可“你做你的，我做我的，然后到了该交差时才过问”。

我只是认为，年底时，HR部门面临的事情比平时会多不少，所以才想起来写这一篇日记，目的就是想不同公司的HR者们对付年底各项工作时更轻松点，因为我们的时间有限，而年底的工作似乎“无限”。