十、加入批注
在用EXCEL录入存储数据的过程中,我们有时候会碰到特殊情况进行标注,有些人的习惯是插入批注,但是随着批注越来越多,看数据的时候根本没有时间和精力去一一将批注看完。所以如果有特殊情况进行备注,我们可以在数据的最后一列做为一个备注列,千万不要插入批注。
将表中的批注去掉,Ctrl+G(定位)-定位条件(批注)-编辑-清除-清除批注,操作完成。如图12、图13。
图12
图13
这样,表1中的问题处理完毕,最终表将不再给大家贴出,和图11差不多,只不过是少了批注。大家看一下处理完后的表格和我处理的是不是一样的?
第三部分小结
总结一下这一部分中出现的各项问题,在EXCEL操作的过程中,我们要注意:不要出现表名、不要出现多标题、表中不要出现小计或合计等、尽量不要合并单元格、不要人为产生隔断、不要隐藏行或列、不要加入空格、关键数据排在前面、格式或内容一定要规范、尽量不要用批注。当然,凡事都有例外,这需要大家灵活掌握,例如最终报表、需要打印的表格等可能会出现上述情况,但是在人力资源部门存储数据或者对外发表格的过程中,一定要注意这些问题,它们对我们的工作效率造成了严重影响。
此外,在日常工作中,我们还需要注意一些问题:
1、一张工作表中不要出现多个表格。有人喜欢在一张工作表中放多个表格,为了直观、为了计算方便……总之是有各种理由,多个表格在一张工作表中,给我们的排序、筛选、增减行或列等都造成了不便,所以在日常工作中,我们尽量不要把多个表格放在一张工作表中。
2、在同一类工作簿/工作表的名称要保持一致,以方便表格更新或者汇总时批量应用公式。如工资簿/工作表名称为“1月生产工资表”,那么其他月份的名称应分别为“2月生产工资表”…… “12月生产工资表”,而不应为“2月工资表”或“13年3月工资表”等。大家可以思考一下名称保持一致能给我们带来什么便利,后面的部分我会涉及到,先给大家留个悬念。
3、要注意整体性的原则。同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿,同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、编辑修改公式。
4、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据;要分发的表格要保护工作表,仅允许其他用户修改可以修改的单元格;如果引用了其他工作簿的数据,在不需要链接时就应断开链接,以免源表格被删除或移动后,造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯。
我们在日常工作中,要养成良好的表格操作习惯,同时也带动和影响周围的人养成良好的操作习惯,这样才会给你的工作带来便利。不良操作习惯不仅制约着我们自己的工作效率,同时也影响着一个团队或者组织内其他人员的工作效率。
这一部分的内容总结至此结束,可能有的人会想着多学一些函数、学VBA……在学这些之前,一定要养成良好的表格操作习惯,如果你的习惯养不成,表格输入不规范,哪怕你的函数学得再好,也无多大作用。所以不要好高骛远,一定要把基础打牢。
(未完待续)
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58楼 cai1023
就这一点点东西啦,不过瘾
57楼 风来疏竹2014
很有用的教程,谢谢分享,期待六期
齐涛
@风来疏竹2014:有完整版的电子书,在读书小组里面能下。
56楼 lucky55325
看着这个教程完整的学习了一遍,希望有机会看到接下来进一步的讲解,快点吧!
55楼 且行
非常好的教程,感谢感谢
54楼 huohuoabc
作者说的也是我一直跟别人强调的,只是没说的这么明白,期待更多精彩。
53楼 青鸟宝宝
千里之途,始于脚下,楼主对大家基本操作的提醒和教授很实用,EXCEL数据输入、存储的必掌握方法,也为后续处理、汇总提供了充分必要的基础。
52楼 蕊绿
excel的功能非常强大,只有用的多了,才能慢慢领会~~
51楼 天籁余音
写得实在太好了,六什么时候出来呀,期待中
50楼 Liza00
很实用,期待后期
49楼 蓝石头
感谢分享,期待后续
48楼 七颗坚果
怎么还木有更新啊,急~~~~
47楼 石屹
确实很有用
46楼 次姆
急待更新
45楼 飘雪123
学到了,快更新吧。急待。感谢!!
44楼 鸭脖人生
很实用。谢谢!已留存,便于消化及实践: )
43楼 微笑精灵之火凤凰
支持
42楼 snow123
支持干货。
41楼 乐比
不错,感谢分享!
40楼 凉紫
够实用,谢谢分享啊,赞!
39楼 花影扶风
从来没有用过“数据定位”,学习了!很好的干货,谢谢楼主分享!
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