主题描述 我们是济南的一家零售公司,在本市拥有多家店铺。从今年起,我们增加了营运岗位的编制,营运人员因为要经常下店铺的原因,所以很多时候没有回办公室打卡,这样就很难监控他们的出勤,到底是下店铺了还是借故跑出去玩了很难去确定。针对这个情况,领导让我们HR做一份关于营运人员考勤的制度。
我应该怎样去做这份制度呢?
正好,我是零售企业的,谈谈我的实际经验吧。
我们有些合作单位,他们的业务人员也是每天在外面跑的,有的有这么一个规定,巡店的时候,每到一个店,把店头用手机拍下来,上报到微信管理群里,领导检查,可是不久,发现有的照片拍摄的角度完全一样,你还说不了什么,所以各想各的招,有的用微信定位,有的用检查表,让店主签字,为了控制考勤,领导可谓愁白头,可是没有什么效果,为什么呢?
这个问题,如果单纯思考考勤制度,那方向一定是错的,制度建设的过程,其实就是管理思想和实施策略融合的过程。只有思想和策略融合了,制度才能得以有效的实施和生存。
零售业不但是营运,在盘点、督导、开发、维修的岗位上,也都是外勤岗位。管理确实存在着,打完卡就去玩了的问题,但只要选择对应的管理方式,也能够管理得更好。具体到营运岗位的考勤管理,如何将管理思想和实施策略融合进来呢?请看我们的实际应用。
1. 零售门店,都有pos机器,要求管理人员,进店打一张小票,离店打一张小票,由数据部设定每个巡店管理人员的编码,这些小票,是必须上交的,你可能认为,这个很好破解,只需要电话通知一下店长,都是自己部门的,店长就给你打了,可是,你这样,把柄就落在店长手里的,等店长有什么难以处理的问题,找你的时候,你还不得不干。所以聪明的管理人员,都不会用的。如果店长举报某管理人员这个问题,作为HR就想办法辞掉这个人吧,连这么简单的事情都处理不好,根本就不是做管理的材料。
2. 零售门店,都有监控系统,有的总部监控,有的是门店监控。区经理下店的时候,也有检查考勤的一项,通过查询门店监控录像进行检查,违规打小票的,马上就能发现。
总部监控的更厉害,区经理到监控室,直接就能查到所有门店的情况,管理人员能作假?
你也许问,要是区经理不作为咋办呢?当然有办法啊。
3. 审稽部检查,也就是我的部门,代表公司对所有部门工作进行的检查,对门店实施抽查,其中一项就是考勤检查,管理人员和区经理在哪个店,打得那张小票,从POS后台一查就出来(我们部门是POS系统最高查询权限,OA最高查询权限,无论你在公司签的考勤还是门店打卡考勤,都躲不开的)。录像存储14天~20天的数据,查哪天都可以。因为审稽部的《每月检查记录》,是直接上报到总经理的,总经理审核后,还有董事长审核。营运部门内部不严格管理,等我的检查记录让领导看到,再把问题由董事长扔下来,营运经理脸上都不好看,所以他们一直严格管理着。
当然做了这些,只能保证管理人员出勤,出工不出力的管理人员怎么控制呢?
4.管理人员到门店都干什么?这个必须规范,不然他们下去聊天也是工作,所以我们的要求是内部检查、培训指导、例外问题纠正及反馈。
4.1例外问题纠正及反馈:这点好理解,就是制度标准外的,店长不知道怎么处理的,反馈给管理人员,管理人员根据对标准的理解,协调此类工作或者作出指导。但一般流程标准程度高的企业,这类问题极少。
4.2培训指导:针对检查问题和公司新的通知要求,给予店长及训练员的指导,也可通过门店的内部培训记录和督导检查记录,发现不足的工作,进行指导,当然还有销售指导,这个占10~20%的时间。
4.3最重要的工作,内部检查(工作时间的80~90%),我们有一套门店检查标准,覆盖门店的所有工作,小到考勤表的填写,大到清货、退货、保质期的检查。这个由管理人员检查,填写门店检查表格,不合格的清楚描述,然后由店长签字。每星期,交到营运部。
当然,你也许会说,这个管理员也许只查一半,其他画勾,然后让店长签个字也行啊,呵呵,他要是这么做,就坏了。
4.4审稽部检查,我们拥有和门店一样的检查标准,其实这个标准就是我设计的,审稽部的检查人员是从优秀店长中选出来的,专业程度和细致程度,要超过营运的管理人员。基本营运管理人员检查一遍后,我的检查人员还能查出问题来。这个已经数次验证了。
关键是审稽部的检查结果,是营运经理的绩效考核中的一项(不计分倒扣分),而且检查记录,总经理和董事长都会看到,每项问题的趋势和分析,都用图表清楚的标注着,每个问题一年中出现的频次,很直观的就体现出来了。所以,问题多的时候,只能证明营运经理能力不足,因为审稽部抽查都能查出来的,营运自己天天在下面查不出来?无法向董事长交代,无法交代就得有行动。所以营运部他们自己要求在《员工过失管理规定》中加了一条,凡审稽部检查,出现严重和重要问题的门店,其管理人员给予“过失”处理。(注:我们检查标准中,有问题分级,分为严重、重要、一般和次要问题,有不同的分数权重。对应绩效扣分和处罚级别)
去年的时候,我们董事长带着日本同行参观门店,连零售巨头711的大区负责人都说:“在门店现场管理上,已经没有什么好建议的了”。平时市里检查,区里也推荐我们被查。我们的成绩是优秀和稳定的,所以希望我们的经验,能够给大家一些帮助,也希望大家能分享我的经验。
一个企业的建设,最重要的是制度建设,而任何一项管理制度,效果都来自管理思想的高度,我们常常抱怨制度没有作用,是因为制度没有融进去管理思想和适合的实施策略。所以看似简单的考勤制度,也要和其他管理手段融合,才能做到务实、有效、长久,员工才乐意遵守,反之,就是一张废纸。