一个失败的人力资源咨询项目--10--如何编写职能部门岗位说明书--指导

部门职能说明书填写说明

部门名称：

请直接填写该部门规范的全称。

例如：“人力资源部”不要填写成“人事部”；“企业发展部”不要填写成“企发部”。

部门编号：

部门编号是指部门的代码，这一栏在部门职能书编制完成后由人力资源部为全公司的部门统一编号并填补上。

部门设置目的：

请用一句话概括该部门对组织的贡献和设立的意义，以表示该部门存在的目的和价值。

   可套用句式：为了……目标，在……限制下，做……事。或在……范围内，动词+责任。

   例如，人力资源部的部门目的：为了实现公司战略发展目标，在相关劳动法规的限制内，科学、全面地规划、调配、发展公司人力资源，进行人力资源的综合管理与开发。

常见“目标”指南

1)   市场 2)   业绩 3)   利润 4)   效率 5)   生产率 6)   质量 7)   服务 8)   期限 9)   安全 10) 持续性
常见“限制”指南
1)   法律 2)   价值观 3)   原则 4)   政策 5)   策略 6)   方针 7)   模型 8)   方法 9)   技术 10) 体系 11) 作法 12) 习惯 13) 程序 14) 条件 15) 模式 16) 规定 17) 常规
18) 指示 19) 规则 20) 准则
部门岗位设置： 
  请一一罗列该部门所有的职位名称，且注意职位名称也需要规范化。 
  例如：人力资源部的岗位设置：部门经理、薪资主管、绩效主管、培训主管、人事主管、招聘主管、培训专员。
部门规模： 
  请填写该部门包括部门负责人在内的所有的人员编制数。 
  例如，人力资源部包括部门经理在内的共计7名人员，则填写“    7    人”。
部门职能：
企业组织结构确定之后，就要确定部门职能。请把该部门的职能划分成为三个级别：一级职能，二级职能，三级职能，以明确各部门的具体职责任务。通过职能分解可以使公司各职能部门的责、权、利相互匹配，形成最佳的业务组合和协作模式。
在进行职能分解的时候，请牢牢把握以下几个原则：
1)  业务活动的独立性
由某一职能分解出来的各项业务活动，都应该是性质单一的活动；
2)  业务活动的可操作性
由某一职能分解出来的各项业务活动，都应该是可操作的具体活动；
3)  避免重复和脱节
在职能分解过程中，既要注意避免同一管理业务在各项职能中重复列入，又要注意防止有的管理业务无人负责执行；
4)  专业化分解
当组织规模逐渐扩大，产生了职能专业化分工的需求。在职能逐级分解的同时，应该相同的职能放在同一模块，以提高职能专业化水平。例如：培训与考核分列；成本与税务分列；研发与技术支持分列等。
5) 执行与监督、执行与审批的职能分开设立

在职能分解过程中，需要考虑将各模块中的制约职能独立出来，以保证其制约职能的独立性和公正性。
职能分解的步骤建议：
● 第一步，职能分解
工作方法：各部门负责人从粗到细的分解——先根据该部门的部门设置目的，找出该部门的基本职能、关键职能和辅助职能，以确定该部门的“一级职能”；然后根据一级职能，以专业分工原则或流程导向原则，在细分为几个核心模块，以确定该部门的“二级职能”，通常二级职能比较宏观，是某一方面的工作，不具体、很难字节操作；最后根据二级职能，以业务管理流程为导向，对职责进行更具体化的分解，以确定“三级职能”，通常三级职能是一些具体的作业项目，可以操作的、具体的。
基本思路：为完成这个职能，我应该做哪些类型的事情？
操作要点：保证职能不遗漏、不交叉、不重叠。
● 第二步，进行职能对接
工作方法：将三级职能再进行归类，查漏补缺，最终形成职能项与典型行为合理分类。
基本思路：部门内的日常工作是否都能被准确地归类？是否存在未被执行的职能项？
操作要点：归类的准确性。
● 第三步：形成职能列表
工作方法：职位职能表对接，形成部门职能表。
一级职能                     二级职能                      三级职能

信息管理                    信息管理规范          1.   制定信息化规范方案

                                                            2.   实施信息化项目过程管理
                                                            3.   开展信息化业务对外开拓 
                                信息制度管理

                                                            1.   执行集团公司的相关规范
                                                            2.   制定、完善公司系统运行控制管理制度
                                                            3.   监督、控制运行管理制度
何谓辅助职能：
辅助职能通常包括“规章制度建设”、“提案与建议管理”、“员工培训和绩效管理”、“部门内档案管理”、“质量、安全管理”等。
职能描述规范：
一级职能和二级职能请用精简的词组概述。一般可以表现为：
……管理、……工作、……建设、……宣传、……推广、……制定与执行、……计划、……调查与分析、……服务
三级职能请用任务描述性语句进行概述。一般可套用的句式为：
动词＋宾语＋进一步描述任务的词语
例如：组织工程阶段性的验收工作；
　  编制企业管理的规章制度，上报领导审批后执行；
　  制定集团年度目标管理计划；
　  搜集整理并编辑公司的对外宣传资料。
常用工作描述指南 
  针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见 
  针对信息、资料：调查、研究、收集、整理、分析、归纳、分析、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理
  关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估
  思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
  直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助
  上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定
  管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督
  专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价
  下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作
其他：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用
绩效衡量标准： 
 绩效衡量标准主要为了突出部门中主要职能所取得的成就。
绩效考核标准指南 
  财务指标：部门预算、净利润、毛利率、资金利用率
  成长指标：客户需求增长率、产品服务提供增长率
  客户满意度：客户满意度、投诉率、员工满意度、部门满意度
  生产率、效率：单位资源的产出数量
  信誉与质量：商誉维护、遵守合同、承诺、可靠性、质量 
  时间效率：完成工作、事务、流程的时间长度、等待时间 
  资源浪费：返工成本、纠错耗时、审核成本、超时成本、错误率、废品率
  灵活性：决策时间、危机事件处理、市场反应速度、灵活调整 

  管理指标：员工队伍建设、干部培养、素质提高、士气
例如：人力资源部的绩效衡量指标有
1.   部门费用预算达成率
2.   薪资总量预算安排达成率
3.   招聘费用预算达成率
4.   培训费用预算达成率
5.   员工满意度
6.   制度和流程的书面化比率
7.   员工工资出错次数
8.   员工绩效计划的按时完成率
9.   员工绩效考核申诉处理及时性
10. 招聘空缺职位所需的平均天数
11. 人员编制控制率
12. 保险办理的及时性和出错率
13. 公司员工培训完成率
14. 员工对培训的满意度
15. 员工入、离职手续的办理
16. 公司内部档案的完整性及数据更新的及时性
17. 员工流失率
18. 人均运营收入
19. 部门内部员工的满意度
20. 部门培训完成率
21. 部门员工培训参加率