要合理规避人事档案的风险,我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。详细如下:
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素,如果连真实性都难于掌控和把握,做再多的安全保障措施、再及时完备的管理,那都是图劳无功的!没有意义,反而浪费时间和精力。因此,确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关,也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档,确切来说是一个无效的档案资料,一旦发生争议或纠纷,不足于作为有效证据。员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名,因此,建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等;入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等;员工对各项规章制度的培训记录签名等;有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等;确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。另外,为了核查真实性把关工作是否做到位,我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关,只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档,作为员工档案的组成部分。我们也不例外。(如果还没有做这一关,那就赶紧补上吧,任由小文员一个人按制度流程及规范来操作,不加审核,还是会有风险的啊!)
2、完整性
这个不用多说,该有一定要有,不能缺胳膊少腿的,否则就不行,风险随时可能发生!做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了,但唯独有一个员工没签,而他却正好严重违纪了;或者说所有其他员工都买保险了,唯独有一个员工没买,而他正好出工伤事故了……碰到这种情况,你肠子悔断都没用,要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。多留个心眼,多仔细对几遍,多审核,不完整限时补齐(如我们是要求一周内补齐)等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成,尤其是不能超过法定期限,否则就存在法律风险。如我们公司规定,员工基本信息(身份证、住址、联系电话、紧急联络人)有变更的,应第一时间(变更后一周内)书面告知HR部门,不告知视是默认没变更,排除企业不利风险同时,档案管理人员要及时给予更新。做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒,并定期提前查看,以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露,专人专室专柜(铁柜)保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控,我们还在档案室内容安装了高清摄像头,整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余,没有死角。《档案借阅登记表》配上监控录像,要做手脚很难,我们那小美女借她个胆她也不敢乱来,呵呵。另外,我们公司的员工档案一旦建立,就不会轻易让员工获得或带走,那怕是一张无关紧要的纸,只要是员工档案里头的,都不允许任何人带出档案室。电子档案只准按权限查看,不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点,就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程?是否有登记表可追溯和备查?就像对待公司财务报表和公章一样,去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节,就问题不大。如《借阅登记表》等。
另外,为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为,在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历,操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者,按严重违纪论处,给予无偿辞退”等字样的处罚规定,以此来约束员工和档案管理员的操作行为。