岗位说明书(简称JD):对招聘工作,对薪酬、绩效、人员任用及配置等方面都有指导意义,有利于上级了解下属的工作任务,理解自己的管理职责和权限,从而能有效地管理。有利于新的任职者尽快熟悉岗位工作;有利于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。
一、编制岗位说明书的依据:定岗定编
1、依据“定岗”。
岗位是组织架构中最基本的“细胞”,所有员工所做的工作也是基于所在岗位的要求而进行的。因此,岗位的工作要求和工作内容就成了制订JD的依据。
2、依据“定编”。
当岗位确定之后,岗位的编制情况就成了制订JD的次要依据。公司根据经营状况、公司规模、组织结构、人员配置等因素确定岗位的编制情况,以有效的完成工作。而每个岗位都离不开其他人员单独工作,因此,在JD中应体现编制对岗位的要求。
二、编制岗位说明书的责任者:岗位说明书是由HR或专家与对应岗位上级人员来完成,并经上级的上级批准生效。
三、岗位说明书包含内容:
岗位说明书重点有两大方面的内容,即岗位描述和任职资格,详细内容则可分为:岗位基本信息、岗位设置目的、岗位关系图、岗位职责、工作衔接关系、岗位权限、工作要求、任职资格、工作环境及所使用设备等。
要全面回答这些内容,可归结为对8个因素(6W1H1Q)的认识与理解:6W即责任人(WHO)、做什么(WHAT)、为谁做(WHOM)、何时(WHEN)、何地(WHERE)、为何做(WHY),1H即如何做(HOW),1Q即具备何种资格(QUALIFICATIONS)。
这8个因素的答案的获得,需要通过工作分析来达成,所以说岗位说明书的编制,重点工作是做好工作分析。
四、准备工作:
1、编制岗位说明书要做好宣传、培训工作:促使全员尤其是管理层认识该项工作的重要性,以便编制工作的顺利开展,也为促进岗位说明书在实际工作中的应用能够落实,而非摆设。
2、工作分析:信息收集:通过访谈法、调查问卷法、观察法三种常用方法收集信息。
3、整理汇编阶段
信息收集以后,由HR针对岗位说明书编制工具中的相关专业术语,对岗位说明书的规范性进行统一,并结合实际工作情况形成岗位说明书。
五、定期更新、完善岗位说明书
1、在招聘过程中的招聘职位说明书:主要包括岗位职责和任职条件等,这是职位说明书中的主要内容。
1)一般情况下,招聘职位说明书可以直接借用职位说明书中的内容。
2)对于初创或处在迅猛发展时期的公司,往往会根据领导的某个会议或临时想法,就可能突然冒出一些新职位需要招聘人才,这时,人力资源部就需要及时与领导或其他部门协商,该职位的职责、要求、条件和资格等,以及相关待遇、人数等,形成初步的职位说明书,进而指导招聘职位说明书的形成。
3)公司年初制定工作计划时我们会在年初制订工作计划,统一对全公司的职位说明书进行修改、完善、补充、新订等,平时就要求HR部门或其他部门负责人收集相关信息,主要包括随着公司组织结构、项目开展、职位职责变化、法规或客户要求变化等因素而应当完善相应职位说明书。这样,就能基本保证招聘职位说明书的完整性、准确性。
2、保持记录整理的习惯。
在人力资源平时的管理工作中,难免出现某些职位职责重叠或空缺的情况,或者某个会议纪要决定变更职责或资格,或者发现、听说某职位在工作中,出现低职高聘、高职低聘等情况,或者从不同渠道收集到用人部门领导或员工自己反映的职责、资格不匹配的情况。
对此,人力资源部门全体人员都有此职责,及时记录这些信息,向上级反映情况,批准后去修改和完善职位说明书,这种及时修改的方式应当常用,只有这样,才能让招聘职位说明书始终保持适用性。当然,这个习惯,各部门负责人和公司领导也应当养成,并及时提醒人力资源部完善。
3、发布前及时进行确认。
人力资源部收到用人部门经批准的招聘申请书时,及时与用人部门确认拟招聘职位的职责、资格是否有变化或增加内容等,如果有变化,是否需要领导审批,这样就保证了招聘说明书的最新颖性,同时,可以反过去修改和完善职位说明书。
4、平时多走动了解情况。
人力资源工作不应是办公室工作,而就是现场工作。我们只有经常与用人部门交流沟通,与某岗位的员工交谈,深入到他们的工作和业务流程中去,才能够了解到职位说明书中存在的细节问题,才能够了解到用人部门即将发生的某些事情或变化,才可能更客观的指导人力资源工作,这种主动性的工作方式我们是有相应要求的,而且要查看相关记录和询问相关人员,并最终从提出的修改意见情况来考核。
这样发动人力资源部每位同事的工作积极性,不但能够保证招聘职位说明书的完整性,还能够与各部门关系起到沟通和润滑的作用。