2014年转眼已过半,综合管理部作为公司的职能管理部门,是承上启下、沟通内外、协调左右的枢纽,工作也千头万绪,包含制度建设、公文处理、档案管理、文件批转、人事管理、后勤监督管理、车辆安全管理等。
综合管理部在细节管理及专业程度等方面在日常工作中均现显出不同程度的不足。通过公司各位领导耐心的教导及鼓劲下,大家努力学习专业技能,提升身我的同时,经全体员工的不懈努力,完成了上半年既定的各项工作计划。为使下半年的工作打下坚实的基础,给公司全体员工创造更为良好的工作环境,同时寻求自身差距,促使综合管理部工作再上一个台阶,现就上半年工作总结如下:
一、人事管理
1. 建立人事档案管理办法,完善38份现有人员人事档案资料收集整理工作。
2. 社保、公积金的缴纳与变更,共计办理保险增加4人,减少7人,协助办理个人医保卡丢失补办1人。并根据国家要求进行了年度企业社会保险基数、公积金基数的填报。但随着每年北京市社评工资水平的变化,目前社保基数每年存在被动调整情况,且基数档级较为集中。建议每年是否可对公司基层骨干力量的保险基数进行适当调整。
3. 员工入职、离职、岗位变动流程办理:共计办理入职:10人(含下属公司1人);离职8人:调岗:7人。现新员工入职时缺少入职前培训,仅半天的时间使员工无法较好的了解公司各项制度。结合现情况正在制作《员工手册》配合办理入职手续时进行下发。另准备分类制作公司制度手册,以满足员工的查询需要。
4. 试用期员工的考核与员工转正:试用期考核:9人共计13次;转正:3人。截至上半年支付猎头招聘费尾款1人次。
5. 对原有考勤管理办法进行了修改和补充,截至6月份:共计年假:21人次、事假:13人次、病假:2人次、公假:3人次、外出:256人次、出差:50次、生育陪护假:2人次。每月结合当月考勤情况统计,核算月度工资并上报。在每天的考勤统计时1)上班时间在京人员因公外出及出差情况的统计时,经常出现未提前填写相关表单据递交综合管理部备案的情况。建见可预计的外出及出差时,请提前一天填写表单交予综合管理部备案。如遇特殊情况工作临时安排的,请短信或电话告知,由综合管理部带为填写。2)考勤签到表经常发现除高管以外的人员,不做考勤记录。综合管理部将采取5次口头提醒后,1次公示点名批评,如再有发生,将根据每人次50元的捐款的形式予以处罚。3)对于除高管以外的员工迟到现象,员工每月累计迟到或早退次数不得超过5次,超过5次后每出现一次迟到或早退罚款50元。
6. 为吸引高端人才,结合我公司符合办理《北京市居住证》的条件,为在司达到标准的员工办理员工居住证年检及申办工作:公司年检1次,员工年检2人次,准备申办2人次。
7. 牵头进行了2013年度优秀员工的评选工作,拟定了评选办法及相应奖项的发放。在本次评选过程中除业务类奖项的评选,其它奖项的发放仍有存在质疑的情况。主要原因,公司部分员工所从事的工作较为隐蔽,不易被大家所知。解决办法评选时采用部门提名与个人提名相结合的办法,并提交提名原因,再经全体员工共同投票选举得出。
二、行政管理
1. 组织了2013年度会议的召开,提前进行会议场所选定、会议内容及活动的安排。截至上半年组织各类会议召开共计:23次。目前会议的召开仍然存在无法提前通知的情况,导致综合管理部没有充足的时间进行会前安排,建议根据《会议室管理规定》提前申请。另结合目前新办公场所会议室及洽谈室的使用情况,制作“使用中”标识,便于大家的使用。
2. 配合相关部门对现行制度进行修改,逐步实现文件标准格式的统一和管理,上半年共发布各类制度18份。结合公司运转情况,综合管理部还将陆续补充,细化部门工作。
3. 进行了各类信件收发、票务预定、办公用品、办公用品采购计划、新增办公设备对比询价、固定资产日常检查、保养及维护、进行公司现有固定资产统计与盘点造册、工作日志及周报统计上报、搜集企业相关建议、建立总裁邮箱、并对办公环境美化等后勤管理工作。目前办公区域还存在诸多不足,需要继续改进。1)由于进入使用不同的通道,时常发生来访客人走错现象。现在张贴了提示性标识;2)为解决办公区域安全及员工通道处来访客人出去后,无法自行开门的情况。加装了一套监控系统以及员工通道门禁控制遥控开关。3)重要客人时来访时,应在公司前台处无明显欢迎标识。建议公司是否可考虑加装LED显示屏,目前正处于询价对比中;4)共用卫生间的环境需进一步提高,目前加装烘手器、大盘纸、洗手液、烟灰缸,下一步将制作提示性标识,提示大家共同维护。
4. 档案管理方面对已有档案的整理、归类、编号,并加强档案管理人员专业知识培训及管理工作。严格公司日常用印及证照使用的管理。配合公司相关部门进行相关证照的申办、年检、变更。
5. 对于车辆的管理指派专人负责,要求出行时填写行驶记录。根据车态填写车辆保养记录。目前仍然存在记录不足的情况,下一步将对车辆行驶情况重点检查,要求每周一必须上交上一周车辆行驶记录。
6. 进行员工宿舍找寻工作,先后实地看房共计12处,目前与我爱我家房屋中介公司合作。
7. 从2014年初,增加了员工生日送祝福活动。组织全体员工为每月过生日寿星写出生日寄语,并粘贴在专门地点。目前公司集体活动除年度会外,暂无其它形式种类的活动,建议定期组织集体活动,如以公司或部门为单位组织的季度团体活动、拓展培训等,增加员工集体归属感,同时也增加了凝聚力。也可组织工作满1年以上的在职员工进行年度体检,以此增加员工在司公司的幸福感。通过类似的公司为员工提供的福利,使员工感到企业对他们的关心。
8. 进行了办公协同软件咨询与洽谈,根据目前公司业务需求,例出项目系统、日常办公系统所需项目。
三、公司新办公场所的选择与搬迁
上半年主要精力放在公司新办公场所的选择与搬迁,分别进行了:1)新办公场所的挑选共计8家,最终选定1家;2)新办公场所的合同的洽谈、整体设计方案、报价、施工、施工材料购买的监督、验收、入住、搬家、办公配套家具的采买与安装、各类费用的交付、与物业的沟通。3)同时进行了搬迁后公司新址所需配套服务电话、网络、饮用水、绿植、保洁开慌工作洽谈与安装工作。4)入住后配合有关部门办理了相关地址变更,如社保、公积金、工商、地税、银行以及全体员工名片联络方式的更新。5)与大厦物业协调交房退租以及押金退款手续。6)对原有无法移机的电话及网络办理了撤机及网络退费手续。7)配合物业要求,办理了停车证、全体员工资料的填写及出入证的办理工作。
由于装修经验的欠缺在装修设计时考虑不足,进入使用后发现1)部分空调开关未移位,不便于日常的使用。已与施工方协调,请其帮助修改。2)3)入住后,发现移动电话信号接收较差,经多次与移动方了解,区域内移动信号覆盖不好。现通过给重要区域安装直线话机的方式,暂时缓解部分业务通话需要。
以上是综合管理部2014年上半年工作总结,在上半年的工作中我们还有很多未做到位的工作,也请公司全体成员对我们的工作多提建议,促进我们工作的不断提高。
3楼 馨语馨苑
工作较多,但都是事务性工作
2楼 极简主义
工作内容丰富,可见能力超强。
1楼 瞪羚企管
看的出你很用心。
落冰
@鑫王朝:这年头,光用心也是不够的呀