调整心态减少沟通障碍

作者 1太阳1 更新于：2014-08-13 20:29 20848

内容来自 2014-08-15 打卡话题

　　各位卡卡大家好：
　　我毕业3年了，目前在广州的一家货代公司做人事行政专员，最近有一件事情让我对现在的工作提不起劲，请大家指点迷津。
　　前几天，公司开会准备规范物料采购监控流程，财务主管说了一套方案，老板非常赞同，叫我草拟出来，准备实行。我写完以后，老板一看就说，这样不行，拿给没开会的同事能看懂吗？我心里很不是滋味，但仍然再做了一翻修改，递交给老板之后，老板叫我到他办公室，说我这个太复杂了，让我参考其它公司的再拟一份。之后我又详细的列出来发给老板，这次就直接在开会上点名批评了，说某某拟的规定，我看不怎么样……我只能又重新改，现在还没有结果。
　　我工作以来，都是积极的完成任务，但这次经过这几次反反复复的折腾，我感觉自己对工作已经没有了激情。我现在也不知道怎么样调整了，请大家指导。

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一、案例分析：

1、货代公司人数一般不会太多，岗位设置一般是“能者多劳”。

2、公司准备规范物料采购监控流程。

3、财务主管提的方案老板非常赞同。

4、反复修改还是得不到老板认可。

5、被老板批评严重受挫。

二、编写流程文件要点：

看到主题的时候，估计很多人都会有同感，这不是跟刚毕业或工作不久的自己是一样的，很多人应该都有类似的经历，下面我描述一下个人的经历：

记得是2008年刚进这个公司的时候，公司正处于“快速成长期，到处建厂”又处于国外上市准备期，为确保公司各项处于可控状态，公司组建了7人项目小组，对公司的各个部门的作业流程进行梳理再造，因为我大学专业为会计，毕业后也从事了几年与财务相关的工作，自认为对财务还算熟悉，当时就将财务类的流程制度分给我来拟定与修改。在开始工作前，与财务部同事进行了初步沟通，又通过网络寻找了大量在美国上市的公司的财务类、内控类流程，又耗费了半个月的时间进行流程设计、项目组讨论、文件编制、修订，定下初稿。这时候将厚厚一叠文件交给财务总监审稿时（ACCA），一直没有回音，过了几天找到机会询问财务总监时，说看了几份后觉得写得太虚无法执行，直接退回重写。

此时的我大受打击，待后面与项目Leader沟通讨论后，发现了问题所在，一份流程制度重要是适合企业，否则写得再漂亮，得不到执行部门认可或制度不可执行，也就只是能贴在墙上看，没有实际用处。意识到问题后我又拿着初稿，虚心请教财务人员，也组织财务人员一起讨论沟通，重新修改了一部份内容，再次送财务总监，这次财务总监接收了，修改了几个小点，就审核发行了。后来经过不断进行各类流程设计与编写，对各部门业务流程也熟悉了，就没有再出现这类情况。个人也总结了以下几点心得进行分享：

1、编写流程之前先找出目的是什么，即此份流程文件要解决什么问题、什么事件。

2、调查了解现有此类事件所采用的作业流程，并与作业人员沟通目前执行时出现过哪些问题。

3、明确该流程的关键控制点在哪？

4、设计流程图与表单。

5、增加文字描述形成文件初稿

6、与涉及部门共同讨论文件初稿，达成共识

7、形成正式文件发行，并对使用部门进行培训

8、跟踪执行情况，及时解答执行中遇到的问题

三、减少沟通障碍：

就本案而言需要从以下几点去改善：

1、摆正心态：编写制度时总会遇到各种问题，比如修正流程总是会影响一些人的利益会遇到阻碍；不了解部门业务得不到不认可；这时候需要的是摆正心态，放低资态去请教，带着问题去学习，才能得到认可。同时要研究与参考规范化企业的流程，只有自己熟悉业务，了解需求，掌握关键控制点，才能写出让高层满意，让部门可执行的流程。

2、多沟通：流程文件不仅仅需要写，更多的是沟通，一份制度流程没有得到认可，肯定存在问题，所在需要大量的沟通去了解问题所在，本案中在编写物料采购监控流程前，应先与财务主管进行沟通（一般采购成本监控与付款审核都是财务人员在执行，所以财务部门不仅仅是方案的提出者，还是后续监控的执行人员），明确提出的方案要点与控制点，控制方法后，才能提列出与设计出作业流程。文件编写好后应先得到财务主管的认可，再提交老板审核，这样可以避免弯路，至少大方向不可能有偏差。

3、批评方法改时：做为高层，在批评员工时不仅要注意场合（比如：批评尽可能在私下场合进行，尽量不要在公开批评员工，即使要批评也要说明问题点所在），而且还要去引导员工，点出关键问题所在，让员工明白如何做事，而不是一句太复杂或不可执行了事。这样不仅打击了员工的信心，增加了工作障碍，最后可能还得不到想要的结果。如果该该货代公司老板在员工第一次提交物料采购监控流程就批示，将流程文件交财务主管审核的话，结果可能就不是这样。

四、总结

“世上千里马很多，但伯乐很少”。一个好的领导会指导与帮助员工成长，不好的事情能处理成好的结果；而不好的领导只是批评与埋怨，不去引导员工，只会让一件事情结果更好糟糕。员工也一样，如果不能及时进行自我批评，摆正心态，也很难将事情处理好。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

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2024-09-25 11:58

全部评论(123) 我参与的评论

105楼 mcy518000

很好，学习了，谢谢分享

2015-01-12 13:35:37 回复赞(0)

104楼佛指

1、编写流程之前先找出目的是什么，即此份流程文件要解决什么问题、什么事件。
2、调查了解现有此类事件所采用的作业流程，并与作业人员沟通目前执行时出现过哪些问题。
3、明确该流程的关键控制点在哪？
4、设计流程图与表单。
5、增加文字描述形成文件初稿
6、与涉及部门共同讨论文件初稿，达成共识
7、形成正式文件发行，并对使用部门进行培训
8、跟踪执行情况，及时解答执行中遇到的问题
这才是核心要点

2014-08-15 23:13:12 回复赞(0)

1太阳1

@佛指：写流程主要观注的是控制点在哪

2014-08-16 09:10:17回复

103楼还我八格包包

明确控制流程的控制点，在针对沟通。同时遇到困难摆正心态很重要，学习了很认可这两点，感谢分享

2014-08-15 21:49:21 回复赞(0)

102楼高昂

是的，拿着一份我们自己做的底稿，然后找人指点就能真正领悟了，不怕被重来，关键是自己真会了。谢谢分享

2014-08-15 21:45:37 回复赞(0)

101楼云飞儿

我要是会主动谈薪资就好了

2014-08-15 21:43:07 回复赞(0)

100楼宫静

谢谢分享，学习了！

2014-08-15 20:51:44 回复赞(0)

99楼顺藤摸瓜

这个案例深有同感，因遭遇过同样的事件，谢谢太阳的分享，学习了！

2014-08-15 18:13:34 回复赞(0)

98楼小丽子遇上聪

其实可能也要站在老板的角度去考虑问题，这样的话更容易找到解决问题的根本所在。

2014-08-15 16:36:18 回复赞(0)

1太阳1

@小丽子遇上聪：站得高，才得看得远

2014-08-15 16:43:23回复

97楼卡芙

学习了，我也遇到了类似的问题，先调整好心态吧，否则会很强的排斥领导指出的不足

2014-08-15 16:31:30 回复赞(0)

96楼 winboo

职场的必经之路，我曾在这里没有走出来过，要认真客观对待

2014-08-15 16:27:54 回复赞(0)

95楼 MandyI

学习了

2014-08-15 16:17:38 回复赞(0)

94楼头上长草

我觉得这是每个职场人都会遇到的问题，必经之路，“行不得以反求诸己”这是我们公司最流行的话，每个员工的口头禅，意思就是任何事情都从自身找原因，这个话第一次听感觉很残忍，很多时候真的不是自己的错，找什么错，有这种想的就是还没有深度挖掘问题，我也目前正在经历这个过程，痛苦是有的，在反思自己的同时，也想把文件直接摔领导脸上，但是这是最差劲的做法，我最喜欢的晚上睡觉的时候把自己一天的工作缕一遍，还会和老公分享我的心情，我的看法，每天不断总结，不仅总结工作，也总结为人处世的方法，与上级沟通的技巧，最不济的时候抱怨几句，总归要学会释放自己，人活着也就几十年，我的想法就是快乐一天是一天，痛苦必须有，但是想办法让他短暂点，说的好像有点杂乱，算是简单分享吧

2014-08-15 16:09:04 回复赞(0)

星矢100

@头上长草：说的真好

2014-08-15 16:28:15回复

1太阳1

@头上长草：坚持下去，你的成长肯定比别人快

2014-08-15 16:44:09回复

鹰击长空530

@头上长草：说得好

2015-02-04 13:40:06回复

93楼海棠花溪

学习了，谢谢

2014-08-15 15:56:58 回复赞(0)

92楼安妮的仙境0628

这算什么，我的顶头上司偷偷拿我的钥匙从我的专属抽屉里偷部门作为公共支出的现金，事前事后都不会跟我说一声，这么接连干了两次，第一次我还以为是招小偷了，第二次我前思后想觉得不会有别人，直接当他面问了才知道，跟这样的上司共事，谈何职业激情，我现在和他共事每一秒钟都觉得是对人生的侮辱，我不知道还能忍多久，谁能支支招？？

2014-08-15 15:49:14 回复赞(0)

星矢100

@安妮的仙境0628：取而代之

2014-08-15 16:29:02回复

91楼傍晚的夕阳

有过类似的经验，我一般都是先从自身找原因，然后虚心去救助别人，最后一般都会做好！！

2014-08-15 15:30:17 回复赞(0)