确保合理、及时、有效

作者严寒下的红梅更新于：2014-09-06 16:06 18728

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

展开

　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。

　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。

　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

其实报销制度很简单，但报销标准才是难控制的。尤其是对于异常工作人员，要控制到位基本上是不太可能的事，当然员工自觉得就不一样了，对于自觉性较高的员工，也不需要公司管理控制，只要有一套合理的制度，他们就按制度办事，即使有点小问题也不会太过分。制度是用来约束不守规矩的员工，引导正值的员工，一套能合理运作的制度就可以了。

1）建立制度的目的；公司的任何制度都是规范员工的种种行为，每家企业都会有小数或是个别的员工需要有严谨的制度与管理人员的监督才能约束自己的行为的，但是往往很多企业的制度就是因为个别人员的行为而进行修改得更严谨或是严格。制度需要严格些，而执行可以宽松些，将处理空间留给负责人员把握。一般情况下，报销制度要求都是比较严格的，而且在报销时间都有要求的，比如说员工当月报销6000多元的油费及2000多元的打车费，好像有点过多了，每个工作天都是三百多的交通费，是否有点偏多？这恐怕只有企业内部领导知道或是只有员工本人知道。如果报销制度就是要求员工只要有加油发票、打车车票、然后再提供小车行程数就可以报销，正常情况下是没有问题的，但是如果员工投机取巧，那制度就得要有约束。只要制度合理，员工的就一定能节省，

2）确定合理的报销标准；按照正常情况下，员工自驾车出差目的地标准里程数范围，打车车费范围，因为员工都是在异地，坐在公司内部的财务人员，应该要求员工提供一份这样的资料作参考。虽然有差异，但也不至于相关数据太大。没有一个参考的标准，只有看到发票就可以报销，还是有弊端的，会让一些图利人员有机可乘，这是制度的缺陷。员工报销金额的多少可以与业务量或是业绩有关，这需要要看员工具体的工作量情况确定报销的标准。

3）制度实施的有效性及合理性；在报销时应提供的依据，我个人认为财务凭发票就给员工报销欠报销凭证，虽然发票是具有权威的凭证依据，但是报销的金额大了，你怎么知道此费用是于用公事？虽然我们要相信公司同事，相信归相信，不能证明什么是与不是的问题，制度与依据才能决定是否合理。所以员工在报销费用时，应有一个明细记录，如某员工报销当月打车费2000元，员工应打车做好记录，如下表：

确保合理、及时、有效

根据案例中，公司的员工都是在异地办公的，员工的具体工作公司也很难监督到位。如果员工在报销时，提供一份这样表的报表至财务审核，应该不算过分，有需要也可要求员工将拜访客户或是处理公务相关人员的联系方式记录下，公司方有怀疑时可以作抽查。这个表格可以做得更详细些，比如加上自驾车每行走一公里所需要多少钱等，但能简单化就尽量简单化，做多余的

4）制度的优化；再好的制度在企业不同的发展阶段，都会存在发挥不同的效力，所谓此一时彼一时，公司业务发展初期的要求会不同，但中期（成熟期）的要求又不一样，再完美的制度都需要适时的优化与完善，制度再好都比不上适用，适用的制度对企业来说才是最好的。而且制度都是在运作过程中发现的不足，只要发现有不合适的地方就需及时的去修改与完善。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

221

100

480个Excel函数神技巧，让你工作效率翻倍！(建议收藏)π

众所周知，做HR的每天都需要做大量的数据登记，而且这些工作都需要非常严谨，不管是招聘、入职、培训、升职加薪、离职等，都需要做好记录，以便后期查询的同时，并留下文件版证据。三茅君认为最怕扯皮的岗位就是人...

2024-07-01 09:18

全部评论(65) 我参与的评论

62楼鹏程上达

谢谢分享！

2014-09-15 11:12:31 回复赞(0)

61楼孤独流浪者

正对异地工作的员工费用报销应依据公司前期业务办理及报销的金额核定一个费用报销标准，在不超过标准之外的费用据实报销，并提供相关依据。

2014-09-13 13:54:20 回复赞(0)

60楼河马小四

学习了，多谢分享哈

2014-09-13 10:04:16 回复赞(0)

59楼海棠花溪

学习了，谢谢

2014-09-10 15:06:21 回复赞(0)

58楼风起缘逝

学习。

2014-09-09 20:42:44 回复赞(0)

57楼一粒小米粥

我们公司同事出差明明住的100多的房间，他让前台开三百多，然后自己只需要付税点。照样报销

2014-09-09 19:01:06 回复赞(0)

56楼无氧呼吸

学习了

2014-09-09 16:58:40 回复赞(0)

55楼冰川1

学习了

2014-09-09 16:45:08 回复赞(0)

54楼親愛旳兔孒

乍一看以为是国企呢

2014-09-09 16:33:11 回复赞(0)

53楼玉儿0918

谢谢分享

2014-09-09 15:02:27 回复赞(0)

52楼 dingc

谢谢分享

2014-09-09 14:54:22 回复赞(0)

51楼新钓客

谢谢分享。

2014-09-09 14:52:49 回复赞(0)

50楼舒林

公司员工品行难免良莠不齐，必须要有行之有效的规章制度去制约那些不自觉的。

2014-09-09 14:48:54 回复赞(0)

49楼 Bobo的主人

谢谢！学习了！报销确实是能看到一个员工的品行！前任公司财务那里会有一个黑白名单，是专门针对报销的！现在的公司，财务说，只要相关部门经理签字了就给报销。这就变成了靠部门经理审报销了，公司手册说是实报实销，部门经理一要审是否在报销标准范围内，二要审是否实报实销，比如广州某地到某地坐个地铁，不可能出现20元一程的，部门经理就得退回去给下属。真心希望我们公司的财务制度也能进一步完善！

2014-09-09 14:38:29 回复赞(0)

48楼 jendy

谢谢分享～！虽然每家公司的情况不同，但都有可借鉴的方面！我们公司针对车费报销是按实际的车程（公司对于出差的地点有规定相应的车程路线及等级报销额度）凭车票进行报销，目前执行得还不错！

2014-09-09 14:25:20 回复赞(0)

47楼梓褀

学习了

2014-09-09 14:18:43 回复赞(0)

46楼沙漠胡杨林1

谢谢分享。通过报销可以很好地考察一个员工的品行。

2014-09-09 13:59:39 回复赞(0)