办公用品作为企业的必须开支,在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可以达到使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障,一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。
1、办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表;办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。根据工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。员工离开本单位,应退回领用的办公用品。
2、行政部门不但要负责办公用品的收发,还要负责申请、采购,如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且,此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。
对于小型企业来说:
行政人员应将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一个柜子就可以。文具领用可采用以旧换新的方式,不过更改前,各部门(单位)还得 填写申领单,经公司主管签字后,加以统计,叫供应商送来后,便可发放。对于可缴交的用品,如钉书机、打孔机等用品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。
对于大中型企业则不同,因为人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事埋怨,可行的方法是:
1、行政部根据各部门的工作需要,为公司各部门做好办公用品领用预算,可以根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年终进行。
2、员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批,到行政部填写办公用品领用情况登记表。
3、设立办公用品保管室,依公司大小,用品多少设保管员1名或2名,保管员既要做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。
4、采购人员应选择好供应商,并控制好价格及品质。行政人员应拟订好《办公用品收发一览表》,使办公用品在收发过程中有条有序。
附:
办公用品管理制度
一.办公用品管理总则
1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管,特制定本规定。
2. 本规定中的办公用品包括:
公司给员工个人配置的通讯工具(手机、BP机)、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。
公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。
公司公用的办公设备,如公共区域的传真机、打印机、复印机等。
公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。
二.个人办公用品的管理
公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。
公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。
公司员工应当自觉爱护公司财产;节约使用办公用品。
三.部门办公用品的管理
1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。
2. 部门申请购买办公用品的程序:
部门经理填写《办公用品申请表》交于公司行政部(分公司则交于分公司行政,由其统一传真至上海行政部);上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准,上报董事长签核;上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈给分公司行政)。
部门办公用品领用之后,由部门经理分发办公用品给指定使用人,如使用人更改,则部门经理须至行政部变更记录。
四.公共办公用品的管理
公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。公司所有员工应当爱护公共办公用品,打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料,提倡使用二手纸。员工在使用公共办公用品时,如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。
1楼 威廉酒哥
啥思路呢?
你搞个企业就是为了管理存在的?
不要盈利了是吧?
为了维持管理而增加人事成本,而成本又是利润杀手,为了你这套管人的规定员工又白干了多少个日日夜夜啊~。
丰富的单纯
@威廉酒哥:是啊。成本核算。谢谢支持!