问题点分析:
1、公司大部分同事在异地,有几位员工的报销比较夸张。
2、员工提供发票员工经理签字就给报销。
3、修改报销之地后又出现新的问题。且发生的问题的总是那几个人。
异地员工因工作需要会产生相应的费用,公司给予报销属于合情,但是对于报销的管控要合理,否则就会出现案例中的夸张状况。完善的报销制度和报销审核流程是非常必要的,但是要想根治这个问题,还是是要从多方面去考量。
解决建议
完善报销制度和审批流程
对于费用的报销必须要有完善报销制度,在完善制度的时候既要考虑员工的实际情况也要合情合理。将报销制度细化。
1、明确报销标准:对于费用的管控必须要设定标准,否则就会出现虚报、乱报的情况出现。建议根据员工的级别和业务量确定每月报销额度,如有特殊状况超出的需要公司主要领导特批。
2、报销时间周期:单月费用必须当月报销,一方面便于费用核算,一方面时间近也便于查核。
3、提交报销材料:报销的材料必须要提交齐全,除了提交发票外,还要提交工作证明材料(员工外出公干是否有领导审批?该笔费用发生是否有批准的文件等)。
4、发票审核:对于发票的审核也要严格,目前假发票和虚开发票的现象普遍,因此财务人员要对发票的真伪进行核查(网站查询),员工报销是否合理:比如发票时间与公干时间是否一致?费用金额是否合理等,如果有问题细心一定能发现的。
5、明确报销责任:制度中也要明确报销的原则,采取实报实销的方式,如发现虚报者给予开除的处分,给员工以威慑。
制定费用预算合理管控
企业的费用属于净成本支出,公司开源也要节流,杜绝浪费。因此要想管控好费用,制定费用预算是必要的。根据公司运营状况和目标制定预算额度,将预算额度根据实际需要进行合理分配。财务和各部门定期检核,可以采用PDCA的方式。另外将费用管控列入主管考核,与主管奖金挂钩。另外完善审批流程,比如经理审批权限为3000元以下,超过3000元的要批到总经理,避免出现审批权限过大出现风险问题。
做好员工宣导和沟通
平时要加强员工诚信宣导,提倡大家勤俭节约,杜绝浪费,比如能坐公交的情况下就不打车,杜绝公车私用问题。另外公司制定的新的报销制度也要执行宣导和沟通,让员工清晰的了解报销和规则和审批流程,有问题及时沟通,避免误解和矛盾冲突。另外对于高额度报销的人员也要做到适当的提醒。
定期检核及时处理
对于费用管控也要定期进行检核,透过现象发现问题。比如员工工资一般,业绩一般,但报销费用高居不下,那么肯定就有问题。发现问题就要及时调查。就像案例描述的一样,夸张报销的总是那几个人,所以客观调查是有必要的,如发现腐败问题必须予以严惩,杀一儆百。
61楼 啤啤
如果不嫌麻烦,设定细致一点的报销签字额度,让他们的经理去掌控,把责任下放权力上移会比较好。给部门经理的额度小了,那么凡是超过这个额度的,就要一层层上报,上面的人可以以此“不合理”打回去。不过最重要的是,到底这个“合理”的标准你们有没有制定好,这个也是非常重要的。
60楼 3158167
制定合理的公司报销制度,履行必要的报销审核手续,合理安排报销额度,节约有道
59楼 羽漾
提供的建议很实用,一般大公司的报销流程都是如此
58楼 lingda488
学习了!
57楼 晨启1
很详细
56楼 超然5689
"制定费用预算合理管控"这个方法很好,对权限有所控制.
55楼 舒林
公司需有对应的管理制度和很审批流程。分析地很到位,实用。分享了。
54楼 冰雪嘉年华
学习了
53楼 人人帮天天向上
感谢分享!
52楼 墨守成规
非常具体。要做到出差前申请,出差后审批,超过多少金额的由总经理审批,这样可以有效控制了乱报、虚报、谎报的行为
51楼 Amy爱米
谢谢分享(*^__^*)
50楼 成都听雨
非常全面,学习了!
49楼 紫桃
学习了
48楼 观奇
学习了!
47楼 清荷听雨8812345
谢谢分享……
46楼 东洋之花
之前在一物流公司工作过,他们对于车辆出差过程中油耗管理是实行全程GPS智能监控系统,路途中车辆行驶里程数,停车还是行驶,加了几次油,加了多少升在公司内部系统中每天可以查询,在一定程度上控制了差旅成本
L大梅
@东洋之花:停车还是行驶,加了几次油,加了多少升。。。。。太狠了
东洋之花
@L大梅:GPS系统里油量的理论数据不是十分准,但差别不是很大,很有参考价值,一定程度上对驾车出差的人员还是很有约束力的
45楼 Nicole47
这确实是个棘手的问题,我们公司报销流程及制度都是财务制定
44楼 元一123456
同意将费用管控列入主管考核,并且限制审批权限
43楼 独品坎坷
员工努力工作时!关注员工的费用成本?《报销制度》谁制定的?实用吗?
42楼 妞児
学习了
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