【小小贞】完善制度，流程改善，培训宣导

作者张强辉 2014-09-08 23:58 1570

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

展开

一、案例

我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。

事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。

像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

二、案例解析

1、公司是重工业外资企业，规模100人；

2、同事在异地，报销太夸张；

3、报销流程太简单，后来稍作修改，但还是出现了新问题。

三、个人见解

报销制度是公司财务管理制度中重要的财务类制度之一。无论公司规模大小如何、企业性质如何、企业的行业是什么等等，都一定会遇到报销问题。只要是公司，只要有工作那就会产生费用，那就会有报销的问题；那么日常费用一般有哪些呢？日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。其中，差旅费又是日常费用的重要内容之一。差旅费包括出差任务相关的交通费、住宿费、会议注册费、交通费、伙食补助费、长途电话费以及各种杂费（如机场费、保险费、订票费、行李托运费、寄存费等。差旅费同时也是管理费用之一。针对案例的情况，个人觉得应该：完善公司的规章制度，改善公司的报销流程，利用年度费用预算来管控，同时做好员工的培训和宣导。

（一）完善公司的规章制度。这里的规章制度，主要是指公司的财务管理制度，报销管理制度或者管理规定，出差管理办法等。财务管理制度中，应该明确规定各部门必须做好年度财务费用预算；报销制度中必须明确报销的内容、流程、报销应该提供的证明材料以及报销过程中应该提交审批的各类报销表单等；在出差管理办法中应该明确规定出差人员的管理规定，以及车辆的使用情况等。完善公司的规章制度，能够为做好报销问题提供制度依据。

（二）依据公司的职级，制定报销标准。员工在公司担任不同职级，出旅费报销的标准也不一样。职级越高，报销标准也越高；反之，亦然。比如：

职务	交通工具	住宿标准	伙食标准	市内交通费用
一般员工	火车硬卧	150元/天	40元/天	30元/天
部门负责人	火车硬卧	180元/天	50元/天	40元/天
总经理助理	飞机	250元/天	60元/天	50元/天
总经理及以上	飞机	实报实销	实报实销	实报实销

（三）改善公司目前现有的报销流程。既然报销流程存在问题，那么久应该需要改善。我觉得报销流程可以这样来设置：

1、填写出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门一级主管批准（部门一级主管由总经理批准）。

2、借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》以及由总经理审批通过的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3、购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到人力行政中心订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

4、返回报销：出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，部门以及主管审核签字，财务部报销预算会计审核签字，财务负责报销预算的主管会计核实签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。（出差人员报销时应该采用正规发表报销，同时写明出差的路线以及发票用途等等。）

（四)利用年度费用预算来管控。根据公司财务管理的规定，每个部门必须做好年度费用预算，并且由总经理审批通过。在日常报销中严格按照年初制定并审批通过的部门预算进行，超过预算部门由部门或者自己承担。

(五)做好员工的培训和宣导。针对案例中的情况，应该有针对性的对员工进行系统的报销制度的培训，同时关键培训差旅费报销的有关规定。同时在公司中大力宣导节约，拒绝公车私用。

五、总结

面对公司出现的问题，我们必须要想尽一切办法去解决！面对报销制度，我们应该完善公司的规章制度，做好费用预算并进行管控，改善费用报销流程以及做好员工的宣导工作等，来解决报销存在的问题。

【小小贞】完善制度，流程改善，培训宣导好了，今天就先分享到这里，感谢大家的支持和关注，欢迎大家提出宝贵建议，愿我们一起共同提高！