完善制度，合理报销

作者 1如鱼得水1 2014-09-09 11:20 672

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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我，经历过类似的情况。

很荣幸曾经在一家重型机械企业工作过，恰好差旅费报销也是我的工作内容之一。关于制度，各位大牛已经讲得很透彻了，我就写些具体实施过程中的细节问题吧。案例中涉及的是交通费的报销，那主要包含以下几个方向。
1、公共交通：
飞机、高铁、动车、火车、汽车等。首先需要用制度明确各级别人员的报销标准。例如对于总经理，这几种交通工具都是可以乘坐并报销的；对于中层管理者，乘坐飞机需要提前请示总经理同意，高铁可以乘坐二等座；对于一般职员，乘坐飞机需要提前请示部门领导、总经理同意，高铁、动车只能乘坐二等座等等。无规则不成方圆，一旦超过报销等级，则按照其可以享受的最高级别报销，特殊情况除外。
2、城市公共交通
公交、地铁、出租车等。公交、地铁可以按照城市水平设置月度补贴金额。出租车需要提供发票，也可以根据员工跑动城市范围及业务量设置一个月度报销上限，如果有怀疑，可以与员工工作日志进行抽查核对。（个人觉得月度2000元的打车票很高了，就当是这个月出门全靠出租，还基本可以理解，但是打车费高的同时，汽油费也居高不下，肯定是有问题的）
3、小汽车费用
首先需要确实是公司配给的统一车辆还是私人购买用于业务跑动的车辆。如果是公车，配置、油耗都是公司可以直接掌握的信息，如果是私家车，需要提供驾驶证、行驶证、购买合同、车辆配置等信息给公司相关部门审查备案。
为了避免案例中出现的问题，就需要请员工每月提供车辆月初月末里程数照片以及出车记录表。通过对照车辆月初月末里程数与该车油耗，公司对于该员工的报销合理与否就已经有一个基本的定位了。另外，出车记录表也是可以分析出很多信息的。（请原谅我初次写总结还不熟练，不会把表格模板成功粘贴上来555）出车记录表中需要涉及的信息有驾驶员、目的地、事由、出车时间、返回时间、里程数、油费、过路过桥费、备注等，另附两张月初月末里程表照片。
或者，如果每月员工的业务范围基本固定的话，可以考虑像公共交通一样，设置月度汽油费报销上限，过路过桥费结合工作日志，按实报销。
4、其它
a、上面多次提到工作日志，对于异地员工，考勤是不太方便核对确认的，那工作日志就可以代替这一角色。另外，可以采取给异地员工发专门的手机，并与运营商沟通随时可以查看定位（定位功能可以让员工知道，以便让员工有心理准备，起码报销作假不会太明目张胆。但是定位这个行为还是保密吧，最好少用，有专人负责查询，因为毕竟涉及到隐私。）
b、交通费也可以与住宿费互相核对。
c、每月提前上报次月差旅费预算，做到费用明确、合理、节约。
d、报销费用需要由员工本人及直接领导签字确认，责任人明确。
f、如果员工业务范围比较大，可以规定1000KM以外的乘坐火车，以内的可以开车。这个数字可以再商榷，距离过远的话，乘坐火车反而更节约、安全。
e、汽油费如果可以的话，要求开具增值税发票，避免有卖汽油的现象。虽然我们要对员工信任，但是针对案例中的这件事情，这个还是可以起到一定的规避作用的。
f、财务扎口，对于虚假发票一律不予报销。如果报销过程中有作假现象，予以通报批评。

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