制度化及有效性管理

作者吴叶子 2014-09-09 13:16 435

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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我，经历过类似的情况。

一、按员工级别和地区分类制执行。员工的差旅费用，因为员工职务级别的不同以及所处区域的类别差异，费用报销的等级也会不同。公司可以依据员工职务级别和所处地区的级别进行报销阶梯等级分类，按类别进行费用报销；

二、对公司费用报销实行计划管理、分级审批和层级负责制度。
1.计划管理：就是实行预算费用计划提前申报制度。公司各部门根据同期和平均费用支出测算，做出相应的预算费用计划，公司财务部门结合该部门费用情况进行审核，确定计划费用额度指标，报经领导批准后执行。部门实际产生的费用，属于预算内的费用按规定流程报销；属于计划外费用，经过经过层级报批和审计部门审核后，按规定标准比例进行报销； 
2.分级审批：差旅费用的报销，要制定一个合理的费用报销审批流程。一般流程为：出差人员填制差旅费报销单——直属上级或部门负责人核实——公司分管领导核准—— 财务人员审核——出纳结算付款；异地报销审批流程，可以通过公司OA系统等方式进行；
3.层级负责：各级分管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任，避免出现费用虚报情况，也有利于责任问题追查。差旅费用实行月结月清，前期费用未经审核结清的情况下，后续费用不予以报销。

三、常用的差旅费用控制报销办法：
1.实报实销制。即：员工差旅费用，按照实际发生费用进行报销。实行实报实销，需要结合员工的职务级别和工作岗位性质需求进行。一般情况下，公司高层差旅费用或与业务紧密联系的宣传、接待产生费用，适用于实报实销制度；
2.费用限额制：即对产生的差旅费用实行最高限额制度，限额制度内的，按照实际费用进行报销；超出限额的费用，由员工自行承担；
3.与业绩挂钩的比例报销制度：即按照员工的业绩进行费用报销比例的确定，实行报销费用直接与业绩挂钩，这个需要对员工绩效工作相结合，进行员工业绩的确认。对于费用控制较好的员工，采取一些适当奖励的措施，鼓励员工节约费用；
4.费用包干制：很多企业都采取费用包干制的做法，这个需要按地区、职位和工作性质不同，对费用进行前期合理测算，对费用额度的掌握平衡比较重要；

四、注意部门合作和制衡关系的把握。
1.合作关系：公司的财务部门从费用节约和成本控制的角度出发，对各项费用的报销审核管理比较严格的；作为公司的业务经营管理部门，因为业务拓展、公司品牌价值体现、宣称需要以及产品推广等因素产生的费用，需要业务部门和财务部门加强制度联系和共享合作，业务部门要做好必要的工作记录、业绩考核和工作总结，作为费用使用情况分析和依据；财务部门也要从业务发展和经济效益角度出发，费用支出不全部是越省越好。要多从报销费用的合理性、事实存在性和业务发展需要性方面综合考虑费用报销的指标额度问题。
2.制衡关系：对于一些异地机构，财务管理监控工作比较难。对于负责异地财务管理工作的人员，直接管辖权属归公司财务部门。负责对异地机构的业务开展情况和收支异常情况进行跟踪分析报告，发现问题及时反馈。有条件的情况下，公司可以建立内部审计控制制度，对内部控制工作进行再控制，全面审核检查各项内部控制制度的执行情况，防范财务风险。

公司的管理制度，没有最好、最合理和最完善。制度都是为公司经营服务的，需要根据公司不同发展阶段和经营目标不断调整规范的。

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