加强制度建设，关注执行细节

作者吴叶子 2014-09-10 16:18 370

内容来自 2014-09-10 打卡话题

　　我目前就职上海一家高新技术企业，公司成立于2010年，目前大概20人。员工多为刚毕业不久的年轻人，很多缺乏最起码的职业素养，公司购买的纸巾、钉书机、计算器、剪刀、笔等等这些办公用品，隔三岔五就要失踪一些，很明显是被员工们偷偷带回家去了。
　　现在老板也为这个事情发了火，起因是由于纸巾异常消耗，所以公司规定员工使用纸巾，必须向行政签字申领。结果就陆续出现很多员工桌上的纸巾经过一晚上突然消失的情况。今天员工就在公司QQ群里讨论这种事情。老板就把我叫到办公室去，让我给出处理意见。
　　这种现象对公司也没有造成什么实质性的损失，但是影响恶劣，我该如何做呢？

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我，没有经历过类似的情况。

1、防微杜渐：小漏洞不抓，久而久之，必然有大漏洞！建立行之有效的《办公用品管理办法》，指定专人负责办公用品的领用管理，建立明细台账，并细化指标考核到人。我单位就有较严谨的办公用品领用管理办法，各部门及各车间都是在公司指定的日期、各单位指定的专人负责领用。
   2、成本摊算：不要以为小东西不值钱，要是领用的多了，可就是一个大数目了。所以可以建立一定的成本摊算与预算机制，就拿我单位来说吧，在部门运作成本中就已经把这些物品的领用金额都纳入其中。
   3、绩效考核：上面两个思路分别是从对领用源头的把控、使用过程的控制进行了规范，接下来就应趁热打铁，检验上述两个思路的成果，也就是绩效考核。曾经看过一个培训的视频，哦，对了，是节约成本的十二把砍刀。培训讲师就讲到办公室成本的控制。大体思路是这样的，前三个月给你测算，大概花了1W/月，绩效指标就给你设计至8K/月，节约下来的2K，公司拿一半，部门拿一半；再过几个月，设置为5K/月，继续推行这样的办法（不过空间是压缩的越来越小了，后面再奖励的可能性就少了，这个时候，对不起，只罚不奖！想获得激励？另辟蹊径吧）。
   4、办公用品使用管控思路：我认为最具实效性的操作方式是为每人建立办公用品领用卡，每个人都有一张这样的卡，具体内容：什么时间领的，领的什么东西，领的量是多少，都一一在案，每样物品都有大概的使用寿命和使用周期，想带回家去？门槛高呀！此外，对于一些可以公用的办公用品，也可以指定办公室由专人保管，避免遗失（甚至可以这样做，有些人不愿意做专人，企业可以更夸张的这样管，轮流保管，总行了吧，就不信堵不住这个漏！）
   5、加强员工道德素养层面的培训：这样的培训，不用次数很多，也不用讲很大的道理，只要每个月定期的讲，讲到大家都学乖，讲到大家都头疼，甚至嫌啰嗦，那是最好！谁叫你不自觉呢？自然而然的可能就少了，毕竟也能产生个相互监督的效应嘛！
   6、较过分的措施：我这可是就事不就人啊！大家伙别喷我哈哈，只要能解决问题，我觉得还是能够因地制宜，采用一些措施的，譬如说在一些“容易失窃的”场所装置摄像头，或者是由公司门卫经常性的组织抽查——带办公用品总得有地方装吧？怎么？你说你袋子里都是私人物品？公司可是有规定的，私人物品严禁带公司里来。（太过分了O(∩_∩)O哈哈~）
   7、建立以旧换新机制：办公用品大多是易耗品，但除纸巾、复印纸类办公用品外，像钉书机、计算器、剪刀、笔之类的都可以考虑以旧换新嘛，这个可以从根本上消除一些占小便宜的可耻行为！

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