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作者：彭万红，男，广东顺创律师事务所律师
经常有企业HR咨询到我，说《劳动合同法》规定只有员工严重违反规章制度才能解除劳动合同无需支付赔偿金或者经济补偿金，但是员工违反规章制度都不愿意接受处分，你让员工签警告信或者记过单，几乎没有愿意配合的，这种情况下，我们拿不到员工违纪的证据，怎么处理呢？这个问题看似很难，实际上HR只要略懂基本的人性就知道如何巧妙处理。根据我的法律风险管理理论，我认为这是一个非常重要的风险管理点，需要从以下几个方面从制度上和流程上进行管理和控制：
良好素养：首先，公司的规章制度应该严格按照民主程序进行制定，充分征求员工的意见，形成一个民主的好的制度，然后通过培训、考试等方式，让员工深入了解规章制度的重要性，了解规章制度的内容，这样，员工知晓规章制度哪些行为可为，哪些不可为，可以从源头上减少规章制度的违犯。同时，让员工接受违反规章制度要签处分单的意识，俗称“洗脑”。
关键时间：其次，当员工出现规章制度规定的违纪行为时，由于人的愧疚感会随着时间的推移而逐渐减弱直至消逝，因此，我们的管理人员首先要在最短时间，最好在发生违纪事件半小时内进行处理，这时的员工处于愧疚之中，公司的基层主管应第一时间让其写一个事件经过报告，让他总结工作失误或者违纪行为，争取避免重犯或者改正错误。如果超过最佳时间点，第二天让员工再写事件报告书或者道歉信、保证书，天晓得他昨天晚上做了个什么梦，告诉他不要写这个，或者咨询了律师、亲戚，第二天他再写时，就推得一干二净，昨天的事与我无关。因此，时间点非常重要。
关怀人性：很多HR在员工违纪后，操作粗暴，严厉批评，右手拿着大棒，左手拿着警告信：把这个签了，不签就开除你，停发你工资。殊不知员工犯了错本来很内疚，结果经HR这么一恐吓，心理平衡许多，愧疚感顿无，随之转为怒火中烧，又看到警告信或者违纪处分单，上面的警告和记过处分深深刺激着员工的心脏：你这是给我下套，签了就好解雇我，我不签，你干脆现在直接解雇我好了，看到这种情形，HR们束手无策。实际上，HR换个方式，就会有另一种结局，当员工发生违纪事情后，基层主管依据规章制度对员工进行处分，如果员工不愿意配合，则可以由HR与该员工直接主管一道，听取员工的心声，通过小型交谈的形式，首先了解员工为什么会发生这样的事情，对这件事情的看法，只要HR用心与员工交流，员工一定会打开心扉说出自己的想法，这时，人事或者助理应当做好会议记录，必要时可进行录音（此种措施特殊情况下才使用），如果HR认为员工确实违反规章制度，应当明确告知员工依据规章制度公司必须对其进行处分，这时，完整的会议记录交由员工签字，如果认为刚才说的话与会议记录相符，则签字，如果不符，修正后再签字，这时，几乎所有员工都会签字，这种方式比起冰冷的警告信或者违纪处分单，要温和得多大，但却能起到警告信的效果，员工更乐于接受。
流程控制：公司的奖惩流程应当规范化，对于处分，应当明确处分流程：基层主管提出申请——人力资源部依据规章制度和证据进行审核——听取员工对处分意见——作出是否处分的决定。这时，HR在基层主管处分不当时，可以驳回基层主管的处分申请，如果员工违纪证据不足，则需要HR通过上述第3种方式进行补强证据。同时，建立处分申诉制度，如果对基层主管的处分不满，可以通过向HR申诉解决，给员工解决问题的通道，同时，也给HR留存取证机会。
记录在案：员工受到任何处分，应当记录档案，同时抄送财务，作为考核、晋升、调岗等依据。如果有制定绩效考核，绩效考核又与员工违纪行为挂钩，则扣分应当与违纪处分的种类进行匹配，即使没有绩效考核，在员工签领的工资条中，应当注明当月的处分种类，由员工在签领工资时，一并对处分进行确认，这时，即使违纪行为的证据已经灭失，依然可以确认员工的违纪行为。
需要指出的是，部分HR主张，如果员工不签处分单，可以由其同事和主管，在处分单上作证签字，并公告在公司公告栏，笔者以为，这种方式并不产生法律效力，由于员工和主管与所在用人单位存在利害关系，其签字的真实性和证明力均受到质疑，且在公告栏公告的方式也很难有效举证，同时，公布员工的轻微违纪行为，也对员工心理有不良的影响，不利于员工士气。因此，不建议HR采用该种处理方式，人性化和精细化管理，才是HR管理正道。
【作者简介】 彭万红，男，广东顺创律师事务所（深圳）主任，执业律师，东莞优法库法律人社区发起人，在东莞、深圳从事律师工作近八年，主要执业领域为劳动法、创业相关法律。
【作者简介】
彭万红，男，广东顺创律师事务所（深圳）主任，执业律师，东莞优法库法律人社区发起人，在东莞、深圳从事律师工作近八年，主要执业领域为劳动法、创业相关法律。
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17楼 最美的时光2013
学习了
16楼 Freedom如水
很实用，谢谢
15楼 Alice7758258
很实用
14楼 lily69
你说的小型会议记录，这个可以是证据，但要是公司平时谈话沟通都没有纪要，突然这次来个会议纪要，且是违纪处分的，这样一来，员工在谈话中不一定能说出自己的真实想法的
彭万红律师
@小小69：多措施并用，必要时录音，现实中很多员工是对警告信感觉不舒服，小型会议纪要，可以采用签到的形式，在签到栏里面记录谈话内容，还有工资条等，有很多机会去固话证据，方法很多，关键是如何灵活应用。
lily69
@彭万红律师：嗯，您说的对，方法很多，就是如何运用需要多动脑筋，谢谢。
@彭万红律师：还有个问题想咨询下您的，我们公司在苏州，做电商平台的，比较烧钱，前期一直处于亏损状态，最近第一轮融资资金烧的差不多了，也没见到什么效益，大股东看到这种情况，要求减员，然后在职人员薪资里的绩效部分不发，这样减少点人工成本，另外，政府给了一个免租的地方，公司决定搬家。综上，问题1：在公司经营状况不好，无任何业绩的情况下，不发绩效奖是否可以的？ 有无法律风险？ 劳动合同上都写的基本薪资。 问题2：公司搬家，地点变了，也就是合同主体变了，这个是要员工同意才会没有问题的是吧？ 如果员工不愿意搬，公司是要按照N+1 补偿的？ 谢谢您
@小小69：问题1：绩效奖并不必然与公司经营效益有关，关键是绩效奖金制定之初是否就已经确定与公司经营效益挂钩，具体怎么个挂钩法，都是要有客观可量化的数据，如果没有，显然是不能随便不发或者少发绩效，比如部分公司员工绩效每月都是固定的，又无明确规定绩效考核计算方法，则绩效名义上为绩效，实际上沦为基本工资，这个时候减工资未经员工同意，就是克扣工资的违法行为。问题2：公司搬家，未注销重新设立公司，则劳动合同主体并不产生变更，只是工作地点发生变更，一般来说，在地级市行政区划内搬迁，并不是员工获得经济补偿的理由，除非严重影响员工现有的生活。
@彭万红律师：好的，我明白了，谢谢您的回复~
开心第一
@彭万红律师：挺好的文章，但是对于一些极端人员，从法律角度来讲，应该如何处理呢。比如怎么说都不肯签字的。 另外，绩效工资在部分国家确实是需要明确的标准，但是在我国司法实践过程中，要求不严，就我所查的很多案例，如果在合同中没有约定过绩效工资或是约定为视公司业绩和员工表现发放，少发很多时候不会被认定为克扣工资吧，至少不会被认定为员工可以提出被迫辞职。但是如果确实没有很好的理由的话可能会被要求补发。
@开心第一：不签违纪处分单的还是占多数，但是不签会议签到表的是比较少，而不签工资条的更是少之又少。在工资条中以一个记号形式作为受处分的标志，领工资的时候在工资台账上签字，即等同于确认了违纪事实。关于绩效，确实会比较复杂，有些公司的绩效工资连人事财务都不知道怎么算出来的，每个月有高有低，这时如果某个月确实偏离很大，而又无明确的减少的绩效考核办法或者约定的，则可以视为克扣工资，否则，法院会宽容
后面还有2条评论，点击查看>>
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13楼 雪中浪漫
很实用，也很全面的方法
12楼 mingckie
人性化管理缺失可以弥补很多制度上的缺陷，特别是我们身处的人情社会，平时和谐的员工关系能够避免很多劳动纠纷
11楼 一yu阳光
员工关系，或者劳动争议，确实挺考验HR 的处事的
@一yu阳光：是的，需要HR有较高的综合素质，一招不能吃遍鲜，需要随机应变，综合措施。
10楼 7day
学习下，实际工作中这种情况很多
9楼 社会保障人
除了关键时间，其他说的一看就是没有实战经验。都是想想出来的吧？能违纪的员工那都是吃素的？问你就不签，怎么办？你也没回答啊！人文关怀？太幼稚了吧。
@零點贰分：人性化之所以会解决不了问题，关键是很多HR没法悟道，只知道术，只有术会造成懦弱，执行不力，对于部分员工无法奏效，反而不如一些手拿大棒的HR，很多强势HR很是得意，因为强势的HR也会利用人性的弱点，他们会嗤笑人性化，这是因为部分HR还没真正领会到人性化是什么
社会保障人
@彭万红律师：很久没有打开消息，看到你的回复觉得我们对事件的看法还是不同的，也有可能给我们各自的发展提供一个思路。从HR从业者的角度来看，人文关怀可执行度为10%不到吧，而我在大型连锁企业确实是没遇到过，给了一个10%也算是高的了。首先要给员工一个违纪单（涉及到开除），任何一个员工都不愿意承认（没有视频、音频记录），如果承认没有好处，不承认倒有好处。作为一个自然人你会选择哪个呢？作为基层员工我会选择不承认，你呢？其次，一个企业有多少HR？我所在的企业有两千多人，HR10人左右，每一个事件都需要HR处理，那HR就不用做别的工作了。一般发生事件都是店经理负责处理（一个店20人左右），如果处理不了就会咨询HR，HR要做的是相信店经理，预判风险，给出法律意见。如果是和员工座谈？你都找不到员工。这样的事我遇到的太多太多了。员工请病假，交了假条就走，超过医疗期拒不接受劝退，辞退要履行书面告知，报纸公示，这一流程走下来又一个月过去了，企业又多交了至少一个月的社保。还是那句话不承认错误有好处，承认错误就要被开除，不想签过失单的员工会因为你的几句甜言蜜语就改变注意？ 注意：以上所说人员并非为高管，并不注重口碑。
8楼 2014的顿悟
老师的分享特别好，特别实用，学习啦
7楼 美好生活2019
彭律师，我也经常看三茅
6楼 青青来了
5楼 小李爸爸
我亲眼看过领导用这个方法，这个办法很灵。 终于明白了这个办法的秘诀。
4楼 叶治国
在事实操作中让员工签字是有点难，但读了这篇文章后觉得办法还是有的。
3楼 炫炫
学习了，谢谢。
2楼 Gitina
要是早点看到就好了刚好昨天有一个员工被老板处分了，我当时不知道怎么办，虽然定了违纪处罚单，但是不有被领导确认过，所以没有用，这个对我以后太有用了。
@Gitina：感谢您的来访，希望对您有帮助
1楼 辛德瑞拉的白月光
员工关系当中的沟通管理，真真是对情商的考验。
@辛德瑞拉的白月光：是的，情商，人性化，有时站在员工的角度想问题，反而能够有助于自己履行职责，因为员工得到理解，情绪得到宣泄渠道。
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万红coco
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解决方案：建议联系您的手机运营商处理
4、在运营商那边设置了黑名单。
解决方案：建议联系您的手机运营商处理解除黑名单
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解决方案：境外无法接收服务短信的问题，建议联系您的手机运营商处理。如因使用境外手机导致无法接收服务短信的，则建议更换能正常接收国内服务短信的手机
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解决方案：删除短信，腾出内存空间即可
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解决方案： 申请人工协助
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彭万红律师
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lily69
@彭万红律师：嗯，您说的对，方法很多，就是如何运用需要多动脑筋，谢谢。
lily69
@彭万红律师：还有个问题想咨询下您的，我们公司在苏州，做电商平台的，比较烧钱，前期一直处于亏损状态，最近第一轮融资资金烧的差不多了，也没见到什么效益，大股东看到这种情况，要求减员，然后在职人员薪资里的绩效部分不发，这样减少点人工成本，另外，政府给了一个免租的地方，公司决定搬家。综上，问题1：在公司经营状况不好，无任何业绩的情况下，不发绩效奖是否可以的？ 有无法律风险？ 劳动合同上都写的基本薪资。 问题2：公司搬家，地点变了，也就是合同主体变了，这个是要员工同意才会没有问题的是吧？ 如果员工不愿意搬，公司是要按照N+1 补偿的？ 谢谢您
彭万红律师
@小小69：问题1：绩效奖并不必然与公司经营效益有关，关键是绩效奖金制定之初是否就已经确定与公司经营效益挂钩，具体怎么个挂钩法，都是要有客观可量化的数据，如果没有，显然是不能随便不发或者少发绩效，比如部分公司员工绩效每月都是固定的，又无明确规定绩效考核计算方法，则绩效名义上为绩效，实际上沦为基本工资，这个时候减工资未经员工同意，就是克扣工资的违法行为。问题2：公司搬家，未注销重新设立公司，则劳动合同主体并不产生变更，只是工作地点发生变更，一般来说，在地级市行政区划内搬迁，并不是员工获得经济补偿的理由，除非严重影响员工现有的生活。
lily69
@彭万红律师：好的，我明白了，谢谢您的回复~
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@彭万红律师：挺好的文章，但是对于一些极端人员，从法律角度来讲，应该如何处理呢。比如怎么说都不肯签字的。 另外，绩效工资在部分国家确实是需要明确的标准，但是在我国司法实践过程中，要求不严，就我所查的很多案例，如果在合同中没有约定过绩效工资或是约定为视公司业绩和员工表现发放，少发很多时候不会被认定为克扣工资吧，至少不会被认定为员工可以提出被迫辞职。但是如果确实没有很好的理由的话可能会被要求补发。
彭万红律师
@开心第一：不签违纪处分单的还是占多数，但是不签会议签到表的是比较少，而不签工资条的更是少之又少。在工资条中以一个记号形式作为受处分的标志，领工资的时候在工资台账上签字，即等同于确认了违纪事实。关于绩效，确实会比较复杂，有些公司的绩效工资连人事财务都不知道怎么算出来的，每个月有高有低，这时如果某个月确实偏离很大，而又无明确的减少的绩效考核办法或者约定的，则可以视为克扣工资，否则，法院会宽容
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12楼 mingckie
人性化管理缺失可以弥补很多制度上的缺陷，特别是我们身处的人情社会，平时和谐的员工关系能够避免很多劳动纠纷
11楼 一yu阳光
员工关系，或者劳动争议，确实挺考验HR 的处事的
彭万红律师
@一yu阳光：是的，需要HR有较高的综合素质，一招不能吃遍鲜，需要随机应变，综合措施。
10楼 7day
学习下，实际工作中这种情况很多
9楼 社会保障人
除了关键时间，其他说的一看就是没有实战经验。都是想想出来的吧？能违纪的员工那都是吃素的？问你就不签，怎么办？你也没回答啊！人文关怀？太幼稚了吧。
彭万红律师
@零點贰分：人性化之所以会解决不了问题，关键是很多HR没法悟道，只知道术，只有术会造成懦弱，执行不力，对于部分员工无法奏效，反而不如一些手拿大棒的HR，很多强势HR很是得意，因为强势的HR也会利用人性的弱点，他们会嗤笑人性化，这是因为部分HR还没真正领会到人性化是什么
社会保障人
@彭万红律师：很久没有打开消息，看到你的回复觉得我们对事件的看法还是不同的，也有可能给我们各自的发展提供一个思路。从HR从业者的角度来看，人文关怀可执行度为10%不到吧，而我在大型连锁企业确实是没遇到过，给了一个10%也算是高的了。首先要给员工一个违纪单（涉及到开除），任何一个员工都不愿意承认（没有视频、音频记录），如果承认没有好处，不承认倒有好处。作为一个自然人你会选择哪个呢？作为基层员工我会选择不承认，你呢？其次，一个企业有多少HR？我所在的企业有两千多人，HR10人左右，每一个事件都需要HR处理，那HR就不用做别的工作了。一般发生事件都是店经理负责处理（一个店20人左右），如果处理不了就会咨询HR，HR要做的是相信店经理，预判风险，给出法律意见。如果是和员工座谈？你都找不到员工。这样的事我遇到的太多太多了。员工请病假，交了假条就走，超过医疗期拒不接受劝退，辞退要履行书面告知，报纸公示，这一流程走下来又一个月过去了，企业又多交了至少一个月的社保。还是那句话不承认错误有好处，承认错误就要被开除，不想签过失单的员工会因为你的几句甜言蜜语就改变注意？
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8楼 2014的顿悟
老师的分享特别好，特别实用，学习啦
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彭律师，我也经常看三茅
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5楼 小李爸爸
我亲眼看过领导用这个方法，这个办法很灵。
终于明白了这个办法的秘诀。
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在事实操作中让员工签字是有点难，但读了这篇文章后觉得办法还是有的。
3楼 炫炫
学习了，谢谢。
2楼 Gitina
要是早点看到就好了刚好昨天有一个员工被老板处分了，我当时不知道怎么办，虽然定了违纪处罚单，但是不有被领导确认过，所以没有用，这个对我以后太有用了。
彭万红律师
@Gitina：感谢您的来访，希望对您有帮助
1楼 辛德瑞拉的白月光
员工关系当中的沟通管理，真真是对情商的考验。
彭万红律师
@辛德瑞拉的白月光：是的，情商，人性化，有时站在员工的角度想问题，反而能够有助于自己履行职责，因为员工得到理解，情绪得到宣泄渠道。