【转载】七大策略简化你的组织

作者欧阳袁紫珂 2014-11-25 15:27 564

过去几年来，我们听到数百位经理人谈到，复杂性会降低生产力，并对工作场所士气造成负面影响。IBM和KPMG针对重要CEO进行意见调查的结果，强化了这个信息，这两项调查都显示，复杂性是一项关键的商业挑战。

同意复杂性造成问题是一回事，但对这个问题采取行动又是另一回事——特别是对工作过量、备受压力、而且很难负荷现有工作量的经理人而言。事实上，复杂性的两难之处在于，大部分经理人觉得自己没有时间专注在这个问题上：遇到这个问题，导致你没有能力解决这个问题。

考虑到这一困境后，我们认为经理人必须要有一个策略架构，以便按照自己的步调和方式来处理自身领域中的复杂性。因此，我们想要提供一套“简单的”七步骤简化策略。

我们依次提出这些步骤，但你可以按各种不同的顺序来执行，主要看你在哪一项能够最快做出最大改变。但是经过一段时间后，你必须执行所有七个步骤，如此一来，简单才会成为你组织的核心能力，而非只是一次性的项目计划。

1.清除障碍。

简化作业的一个简单起点，是摆脱愚蠢的规则和价值太低的活动。大部分组织中都会有这类浪费时间的活动，如，看看有多少人需要审查和签发费用报告或是小额采购;或是在展示PPT之前，需要审查内容多少次。如果你可以排除一些简单的工作，就能把多出来的时间集中用在更重大的简化机会上。

2.采取由外而内的观点。

推动简化作业的因素，应该是出于有必要为内部或外部顾客增加价值。因此，这个过程中的一个关键步骤，是积极厘清内部或外部顾客实际上的需求，以及你可以采取什么行动，让他们更成功。比方说，有一位经理带着她的团队拜访客户的工厂，团队成员就能看到客户实际使用他们产品的情况，这样他们就会知道如何改进产品。

3.按优先级处理。

简化作业的关键之一，是了解真正重要(和不重要)的项目是什么，并且在新项目加入时，不断重新评估这个优先级清单。

4.采取最短的途径。

一旦确定你在做正确的事情，彻底根除核心流程中多余的步骤。无关的、多余的部分，以及寻找使流程尽量简洁的机会。

5.不要再做滥好人。

造成或是加重复杂性的模式之一，是大家往往都不愿指出不好的做法。人们不愿质疑资深人员，而这些人在无意间造成了复杂性，这可能是因为会议管理技巧不佳、工作分配不明确、发送非必要的电子邮件、过度分析，或是其他不良的管理习惯。要平衡这个趋势，可以运用具建设性的反应意见和冲突，让同事(和你自己)坦诚指出可能会造成复杂性的个人行为。

6.减少层级并且扩大监管范围。

造成复杂性的另一个原因是，公司组织结构上倾向增加管理层级，这通常导致经理人只管理一、两个人。当那种情况发生时，经理人会觉得有必要过问部属所做的一切，藉此增加价值。但这种做法加重了工作，降低了士气。要降低这种复杂性，并且避免事必躬亲，就必须定期检查组织的结构，设法减少层级和管理人员，并扩大主管的监管范围。

7.别让问题死灰复燃。

最后要记得，复杂性就像花园里的野草，随时都有可能重新悄悄长回来。每当你觉得好像已经解决了复杂性这个问题时，就重新执行步骤1到步骤6。

在现今全球化和日益数字化的组织中，复杂性对生产力和工作场所满意度的负面影响日益升高。经理人必须把“简化”当成一项核心领导能力来培养，并让“简化”成为商业战略的关键要素。希望这些步骤可帮助你开始推动简化。

作者：罗恩·阿什克纳斯(Ron Ashkenas)是沙费尔咨询(Schaffer Consulting)管理合伙人，他也是《通用电气“群策群力”》(The GE Work-Out)和《无边界组织》(The Boundaryless Organization)两书的联合作者。丽莎•波德尔(Lisa Bodell)是 Future Think的创始人和CEO。