我是一家民营企业的HR负责人,最近在下属子公司沟通的时候知道了一个情况。因为公司的制度设计问题,部门的季度奖金是要通过财务核算后,再从财务那里领取。因此,公司的财务借职务之便,在部门负责人来领取奖金的时候索要一些好处费,每次2,3百元,理由就是请客、出门办事车马费等等,一年下来在一个人身上也能刮出上千元。因为财务和公司老板有亲戚关系,索要也像是玩笑形式,大家也不太好撕破脸,如果不行个方便,对方就用种种理由拖欠,虽然金额每次不大,但一年累积也有一定数目,而且给员工造成的心理感受非常不好。
现在就是想请教各位HR,遇到这种公司内的不良现象应该怎么处理?谢谢了。
我是一家民营企业的HR负责人,最近在下属子公司沟通的时候知道了一个情况。因为公司的制度设计问题,部门的季度奖金是要通过财务核算后,再从财务那里领取。因此,公司的财务借职务之便,在部门负责人来领取奖金的时候索要一些好处费,每次2,3百元,理由就是请客、出门办事车马费等等,一年下来在一个人身上也能刮出上千元。因为财务和公司老板有亲戚关系,索要也像是玩笑形式,大家也不太好撕破脸,如果不行个方便,对方就用种种理由拖欠,虽然金额每次不大,但一年累积也有一定数目,而且给员工造成的心理感受非常不好。
现在就是想请教各位HR,遇到这种公司内的不良现象应该怎么处理?谢谢了。
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“人在江湖飘,哪有不挨刀”。中国的民营企业没有被自家亲戚、一起打江山的兄弟或者元老级员工揩过油的老板几乎没有。一来和民营企业的制度缺失或者管理漏洞有关,二来也和老板的一些为人做法有关。但是像案例情况中这样,明目张胆从员工的奖金中揩油,还是很少见的,这会影响到员工的士气和公司的发展,是动根基的事情,肯定要有个处理的方法。不过你们子公司的部门负责人也不简单啊,这种事情,他本来可以找自己的直接上级子公司的总经理反映;二来可以找到集团财务部门反应子公司财务人员问题。因为“财务和公司老板有亲戚关系”,找集团HR负责人反映,作为HR负责人要注意方式和方法,按管理权限所属做好冷静处理。
处理事情的程序要注意,HR不要先入为主地去总览全部责任工作,避免事情复杂化。HR部门在这个事件中的主要是听取下属子公司的申诉意见,形成书面材料反馈给公司监察部门或审计部门进行核实处理。公司内凡是涉及到经济类的问题,首要的是证据掌握,没有充分证据的情况下,不能单听一面之词,做出简单的是非判断。像集团财务部门财务人员索要好处费,让反应问题的子公司部门负责人自己去收集证据证明,证据采集可以使用录音、录像等手段,证据收集充分后,让投诉部门或员工写一个书面材料,由部门负责人和子公司负责人在上面签字。HR负责人将这份投诉材料报给公司审计部门或监察部门,让这两个部门去核实调查,按公司的管理层级和部门职责走申诉反应、调查取证和核实情况的流程。如果集团公司没有审计部门或监察部门,HR部门也可以根据下属子公司申诉情况,进行核实情况的工作流程,注意调查取证工作是反应问题的子公司必须要自行去完成的。
HR部门将调查情况形成书面记录后,首先交由集团财务部门对此事进行内部处理。提醒财务部门第一次出现这种情况,先由部门进行内部处理,退赔也好、处罚也好、内部戒谈警告也好,必须要拿一个说法出来给投诉人。第二次再发生这种情况,就连同此次情况一起上报总经理或老板处理了。财务部门内部处理完后,要将处理的书面意见反馈给HR部门和监察审计部门,做好存档。
完善财务管理制度和审计制度,对子公司财务工作进行约束和管理。HR部门要配合财务部门,对财务管理制度进行梳理和完善,减少制度漏洞。可以采取将奖金发放方式由现金发放改为通过银行转账。同时,明确奖金发放的时效问题,对故意员工奖金发放的行为,纳入子公司财务部门的绩效考核。
因为我所在也是集团公司,对于可能出现的内部职务侵占问题和公款挪用问题,可以提供一些方式方法,供大家参考。
一、严格内部审计制度,对公司采购、奖金分配和发放、业务招待费用等经济活动实行严格审核制度。采购合同金额达到一定数量,进行合同评审;小额采购,采购部门提供正式发票、明细单据、采购地点和联系电话,集团审计部门进行抽查审核;奖金分配由HR部门做表、财务部门复核、大额奖金发放审计部门审核、领导审批,通过银行卡发放;业务招待费,按部门和管理层级定报销额度,报销票据注明招待地点、对象和证明人,部门负责人签字,审计部门负责按季度抽审复核各部门的报销票据。对于职务侵占行为和挪用公司款项行为,有明确的界定和处罚标准,行为严重达到一定金额,移交司法机关处罚。
二、建立总经理邮箱,检举贪污侵占行为,可以直接投诉到总经理邮箱,总经理直接指定安排部门和人员进行情况调查和处理。
三、集团本部重要部门和下属分、子公司实行年度自审制和轮岗制。集团本部部门负责人和分、子公司总经理三年一次轮岗,轮岗前进行离岗审计工作。财务部门、采购供应部门、工程部门、销售部门以及各分、子公司负责人,实行年终自审制度,对部门的经济活动开支情况进行自审说明,集团审计部进行抽验复审,审计情况纳入负责人年度绩效考核。
46楼 天山雪莲S
分析得很不错,学习了
45楼 zjc882004
需要掌握必要的证据,hr在这种事中需要掌握全面的证据再进行处理。
44楼 red wan
感谢分享!!
43楼 杜施娴
感谢分享!
42楼 草丛里的贵公子
很详细,也很实用,谢谢分享
41楼 阳光艳丽
谢谢分享!
40楼 俊歌
学习了,不错
39楼 mjnicole
学习了
38楼 知音同路
学习了
37楼 战斗中的媛媛
这种情况就是从根本把整个事情的来龙去脉都详细的了解,作为人力资源部的,既要借助同事的一些话语然后和老板去汇报。当然有可能没有什么结果,但是也会采取措施,毕竟老板希望自己的公司还是有严格的制度的。注重方式方法。做好自己该做的就会有好的效果。
36楼 南无虚空藏
可避可诛!
35楼 又见飘雪
继续支持好友,你的分享都不错,每一次我都会关注。做人资的,不仅要会做事,还要学习如何做人,勇往直前打冲锋往往死得很快,还是要有一定的技巧。学习啦,感谢你的分享。
34楼 平心对待
谢谢分享
33楼 枫心
谢谢分享,有用!
32楼 verayaya
感谢分享,谢谢!
31楼 重庆刘sir
感谢分享
30楼 紫薇花香
学习了!感谢分享!
29楼 绘达文具
那财务也是乱搞!
28楼 六月荷花
谢谢分享!很好地方法有据有理,分层级审批处理。
魔镜
@六月荷花:感谢分享,学习了!
27楼 学习促进步
学习了,谢谢!
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