财务制度问题

作者我爱紫色 2014-12-23 10:57 459

内容来自 2014-12-23 打卡话题

　　我是一家民营企业的HR负责人，最近在下属子公司沟通的时候知道了一个情况。因为公司的制度设计问题，部门的季度奖金是要通过财务核算后，再从财务那里领取。因此，公司的财务借职务之便，在部门负责人来领取奖金的时候索要一些好处费，每次2,3百元，理由就是请客、出门办事车马费等等，一年下来在一个人身上也能刮出上千元。因为财务和公司老板有亲戚关系，索要也像是玩笑形式，大家也不太好撕破脸，如果不行个方便，对方就用种种理由拖欠，虽然金额每次不大，但一年累积也有一定数目，而且给员工造成的心理感受非常不好。
　　现在就是想请教各位HR，遇到这种公司内的不良现象应该怎么处理？谢谢了。

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我，没有经历过类似的情况。

一、理清脉络，认清形势
    你应该是集团的HR负责人，子公司的财务索要钱财，财务是老板的亲戚，部门负责人找你反映情况。我觉得有必要搞清楚以下情况：
1、持续时间
    财务索要钱财持续了多长时间？是第一次还是很多次？这些都是必须详细了解，才好接这个烫手山芋。
2、老板风格
    相信作为集团HR负责人，你对老板的做事风格应该比较熟悉，在这个偏家族式的公司，老板对待其他亲属的态度是你行动的重要参照。
3、财务归属
    作为子公司，为什么员工不向子公司总经理反映财务问题？如果是垂直管理，为什么不向集团财务反映情况？还是反映以后被压了下去，这很关键。
二、从审计角度看财务索要钱财
    作为集团公司，应该有独立的审计部，至少财务也应有审计的职能。那么集团审计子公司财务都看些什么呢？主要是以下几点：
1、年度财务收支的执行情况
2、重大经济事项的决策与执行情况；
3、债权债务的增减情况；
4、固定资产的管理情况；
5、职工工资的发放和离退休人员费用支付情况；
6、车辆费用、招待费用、业务费用的支出情况；
7、上年度财务内审时提出的问题整改情况。
    从以上几点我们不难看出，财务索要钱财，勉强能与第五条沾上边，但从账务处理来看，显然不存在问题。因此审计很难从账面审计出问题。从审计的角度看财务，完全合规，这进一步加大了你要处理此事的难度。假设你反映的情况属实，完全是在打一群人的脸，从这一点上来说，你很难得到集团财务、审计等部门的强烈支持。
三、如何寻找同盟军
    财务部最少三个职位吧，出纳、会计和经理。发的钱要经出纳手，这意味着出纳肯定参与了索要钱财的行动，经理作为财务部负责人，不可能放任出纳随意索要钱财，分一杯羹或者拿大头是肯定了。如果财务规范的话，会计可能是唯一不参与索要钱财的人，那么会计就是你突破财务的一个关键人物，可能是你的同盟军，但这个概率有多大还学要进一步了解。
    向你反映情况的各部门负责人无疑是你的坚强同盟，想让大家一条心，就必须有个契约。如既然都反映财务索要钱财，那么是不是把情况详细写一下，把金额、次数等关键数据罗列清楚，然后集体签名按指印。这样就避免了老板万一怪罪下来大家互相推脱责任，把你当成替罪羊。至于录音等其他证据，作用很有限。
四、做最好和最坏的打算
    如果一切顺利，老板认可你反映的情况，对财务进行了处理。但作为公司内部处理，也就是把索要的钱财返还给员工，降职降薪，开除的可能性都很小。如果情况出乎意料，老板处于避免不良影响等方面的考虑，将此事压下。看似风平浪静，但你的处境也不是很妙啊。
    其实无论最后是什么结果，对你似乎都没啥好的一面，这件事会让老板的其他亲属敌视你，财务、审计等相关部门对你也绝不会待见。所以即使反映情况，也不建议本人直接找领导反映。
五、明修栈道，巧妙借力
1、完善制度和流程
    要改变这个情况其实很简单，既然是公司的制度设计出来问题，才导致这一情况出现。那就及时的完善公司关于奖金等发放的制度和流程。如由人资部造表，财务部审核发放，形成制约；如可规定奖金的发放等同工资，一律采用银行支付的方式进行发放。
2、适度轮岗
    其实集团防止贪污的方法很简单，那就是在各个子公司间进行轮岗。轮岗最大的好处就是在离任期间必须进行离任审计。这样做的好处是让财务和子公司总经理之间、财务各个岗位之间形不成同盟。
3、建立投诉通过
    很多大单位审计力量有限，为了及时发现问题，往往会设置一些投诉通过，如董事长邮箱、投诉专用电话等，这样做的好处是，既保护了投诉人，又使问题得到了解决。
4、汇报技巧很重要
    如果你针对这一件事找老板汇报，结果可能很明确，不是生就是死。如果和子公司其他情况结合起来汇报，观察老板对汇报时间的关注度。如果你汇报完，老板不闻不问，那你就当啥也没说，此事无需再提。

    财务索要财务是一件影响很恶劣的事件，严格来讲是职务侵占罪。但如果啥也不想直接反映情况，有可能财务没事先把自己伤了。所以如何在保护好自己的前提下，去处理这些棘手问题，实在是一门学问。

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