【摘抄整理】公司财务索要钱财，各位HR怎么处理？

2014.12.23公司财务索要钱财，各位HR怎么处理？

主题描述

　我是一家民营企业的HR负责人，最近在下属子公司沟通的时候知道了一个情况。因为公司的制度设计问题，部门的季度奖金是要通过财务核算后，再从财务那里领取。因此，公司的财务借职务之便，在部门负责人来领取奖金的时候索要一些好处费，每次2,3百元，理由就是请客、出门办事车马费等等，一年下来在一个人身上也能刮出上千元。因为财务和公司老板有亲戚关系，索要也像是玩笑形式，大家也不太好撕破脸，如果不行个方便，对方就用种种理由拖欠，虽然金额每次不大，但一年累积也有一定数目，而且给员工造成的心理感受非常不好。

 现在就是想请教各位HR，遇到这种公司内的不良现象应该怎么处理？谢谢了。

1.索要钱财的证据充分性

2.要么打死要么走过场管管:由于与老板存在亲戚关系，一定要注意方法，否则会引火烧身。也就是说，可以从平时与老板的接触中了解一下，老板对亲戚犯错误的处理态度，是宽容、纵容还是铁律的一视同仁，从其他方面的处理就可能看出一二的。

3.注意保护证据提供者:不管公司最终处理或者不处理这位财务人员，都一定不要以任何形式说出这些证据和事实的提供者，否则，人事部门的工作将难以得到开展，除非闹到仲裁或诉讼的地步。

4.不要征询老板的处理意见:应当按照自己的处理原则，也就是对老板意图充分理解的基础上做出决定。但多数情况应当是，按照公司财务、奖惩等相关规定，给予处理。处理时，先做好与此财务人员的沟通工作，录音录像都可以；再讲明公司相关规定和处理决定；陈述清楚相关证据和事实，不讲如何收集和来源。当然，将这个处理决定呈上级领导和老板批准。批准是老板的权利，不批准也是他的权利。最终都以老板的意见来执行。但千万不要事先征询老板的意见，否则老板既可以批语你“没有原则”，也可以认为你“没有主见”，小则怪你能力欠缺，大则认为你不胜任此岗位。

5.处理事情的程序要注意，HR不要先入为主地去总览全部责任工作，避免事情复杂化。HR部门在这个事件中的主要是听取下属子公司的申诉意见，形成书面材料反馈给公司监察部门或审计部门进行核实处理。公司内凡是涉及到经济类的问题，首要的是证据掌握，没有充分证据的情况下，不能单听一面之词，做出简单的是非判断。证据收集充分后，让投诉部门或员工写一个书面材料，由部门负责人和子公司负责人在上面签字。HR负责人将这份投诉材料报给公司审计部门或监察部门，让这两个部门去核实调查，按公司的管理层级和部门职责走申诉反应、调查取证和核实情况的流程。如果集团公司没有审计部门或监察部门，HR部门也可以根据下属子公司申诉情况，进行核实情况的工作流程，注意调查取证工作是反应问题的子公司必须要自行去完成的。

6.HR部门将调查情况形成书面记录后，首先交由集团财务部门对此事进行内部处理。提醒财务部门第一次出现这种情况，先由部门进行内部处理，退赔也好、处罚也好、内部戒谈警告也好，必须要拿一个说法出来给投诉人。第二次再发生这种情况，就连同此次情况一起上报总经理或老板处理了。财务部门内部处理完后，要将处理的书面意见反馈给HR部门和监察审计部门，做好存档

7.完善财务管理制度和审计制度，对子公司财务工作进行约束和管理。HR部门要配合财务部门，对财务管理制度进行梳理和完善，减少制度漏洞。可以采取将奖金发放方式由现金发放改为通过银行转账。同时，明确奖金发放的时效问题，对故意员工奖金发放的行为，纳入子公司财务部门的绩效考核。

8.严格内部审计制度，对公司采购、奖金分配和发放、业务招待费用等经济活动实行严格审核制度。采购合同金额达到一定数量，进行合同评审；小额采购，采购部门提供正式发票、明细单据、采购地点和联系电话，集团审计部门进行抽查审核；奖金分配由HR部门做表、财务部门复核、大额奖金发放审计部门审核、领导审批，通过银行卡发放；业务招待费，按部门和管理层级定报销额度，报销票据注明招待地点、对象和证明人，部门负责人签字，审计部门负责按季度抽审复核各部门的报销票据。对于职务侵占行为和挪用公司款项行为，有明确的界定和处罚标准，行为严重达到一定金额，移交司法机关处罚。

9.建立总经理邮箱，检举贪污侵占行为，可以直接投诉到总经理邮箱，总经理直接指定安排部门和人员进行情况调查和处理。

10.集团本部重要部门和下属分、子公司实行年度自审制和轮岗制。集团本部部门负责人和分、子公司总经理三年一次轮岗，轮岗前进行离岗审计工作。财务部门、采购供应部门、工程部门、销售部门以及各分、子公司负责人，实行年终自审制度，对部门的经济活动开支情况进行自审说明，集团审计部进行抽验复审，审计情况纳入负责人年度绩效考核。

11.公司的采购是美女老板的远房亲戚，按照采购的工资他不可能买得起车，买得起房子，明显是利用职务之便收了好处费。我年轻气盛就问美女老板，他都收好处费了，怎么不让他走人或是警告他？美女老板笑着说：水至清则无鱼。现在看似他贪了一点钱，但是那个采购不贪钱呢？他是我的亲戚，他会收敛一点，不会贪这么多，换个外人还不知道贪多少呢？再说他贪归贪，采购做得还不错。当然采购和财务是不同的，万一老板昏头了斤斤计较这点蝇头小利，人资何必去自找霉头呢？

12.财务本身素质的问题（职业道德）不知道案例中的会计作为老板的亲戚，入职前是否具体相应的财务资质，有没有从业资格证？是否了解会计的的职业道德？案例中的情形明细属于违反会计的职业道德了。

13.都是你们惯的：本来财务是不收取好处费的，你非要走不正当途径，当财务发现这样很轻松牟利，然后没有什么风险，他就会习惯成自然，不给就是你的问题了。

14.如果子公司没有把事情直接告知，没有申请人资部门处理，没有正大光明的说这件事，人资不要主动去处理这种烂账，这种受害人直接都不申请的事情，人资不要瞎管。人资作为大部分公司都不重视的部门，有些事情不是人资能管的。

15.审计很难从账面审计出问题。从审计的角度看财务，完全合规，这进一步加大了你要处理此事的难度。假设你反映的情况属实，完全是在打一群人的脸，从这一点上来说，你很难得到集团财务、审计等部门的强烈支持。

16.寻找同盟军：财务部最少三个职位吧，出纳、会计和经理。发的钱要经出纳手，这意味着出纳肯定参与了索要钱财的行动，经理作为财务部负责人，不可能放任出纳随意索要钱财，分一杯羹或者拿大头是肯定了。如果财务规范的话，会计可能是唯一不参与索要钱财的人，那么会计就是你突破财务的一个关键人物，可能是你的同盟军，但这个概率有多大还学要进一步了解。向你反映情况的各部门负责人无疑是你的坚强同盟，想让大家一条心，就必须有个契约。如既然都反映财务索要钱财，那么是不是把情况详细写一下，把金额、次数等关键数据罗列清楚，然后集体签名按指印。这样就避免了老板万一怪罪下来大家互相推脱责任，把你当成替罪羊。至于录音等其他证据，作用很有限。

17.汇报技巧很重要：如果你针对这一件事找老板汇报，结果可能很明确，不是生就是死。如果和子公司其他情况结合起来汇报，观察老板对汇报时间的关注度。如果你汇报完，老板不闻不问，那你就当啥也没说，此事无需再提。

18.我要和老板反映这个情况，你们写个情况说明，签个字，我好找老板。要有直接证据，比你才找你们要钱的时候，你们最好有录音，把录音给我，我替你们去找老板。

这两步就能试出来他们的勇气，敢做吗？你敢我就敢，但前提是你们提供这件事的事实证据，没有我怎么找？他们一般不敢提供，因为就是希望你出头，成功了他们获益，失败了他们也没风险，倒霉的都是你，所以你就一副大义凌然的样子，让他们提供证据，无论此事是真是假，把他们绑过来。到时候不认账可不行。

19.如果他们真的提供了录音和文字资料，那就是准备撕破脸了。找你，只不过让你做一个导火索，但你不能去点燃炸药包。你要带着导火索，尽力把事情化解了。去找财务负责人吧，麻烦来了，不过，我还是想先知会你一声。咱俩又没仇，如果能把这件事平稳解决，对大家都有好处，然后你把东西给他，沟通重点如下：

1）这件事，是实实在在的名誉问题，闹大了，不仅你脸上无光，连老板都很难堪；

2）人家把这件事告诉我，就是希望我能找你，在不撕破脸的情况下，在底下把问题解决了，如果我做不成，人家就找老板了，不会找你了。

3）你和老板是亲戚，这是你唯一的优势，但兔子急了还咬人呢，到时候，即便老板不处理你，这些钱，是你出还是老板出啊。你想想，老板怎么也得在员工面前做足样子啊。老板不支持他们，他们没路了，肯定会集体离职，因为老板这样做，代表了他们的利益可以随便侵犯。

4）所以，这件事，你们最好私下解决。

财务会想办法做出钱来的，你睁一眼闭一眼，双方就达成了平衡就可以了。

如果财务负责人根本不怕，那你就说，这事情只能反映了，因为下面报上来了，我不反映，他们也会反映的，做你该做的事情（点炸药包去吧）。把你的苦心和老板说一下，替老板想这么多，做了这么多，他会理解你的。炸不到自己就行了。

其实，不只是财务人员，包括采购、销售、某些管理人员等，只有与经济能够挂上钩的职位，都可能涉及到向公司内部员工或外部单位索要好处，只不过有的做过隐蔽，有的比较明显罢了。

“人在江湖飘，哪有不挨刀”。中国的民营企业没有被自家亲戚、一起打江山的兄弟或者元老级员工揩过油的老板几乎没有。一来和民营企业的制度缺失或者管理漏洞有关，二来也和老板的一些为人做法有关。但是像案例情况中这样，明目张胆从员工的奖金中揩油，还是很少见的，这会影响到员工的士气和公司的发展，是动根基的事情，肯定要有个处理的方法。不过你们子公司的部门负责人也不简单啊，这种事情，他本来可以找自己的直接上级子公司的总经理反映；二来可以找到集团财务部门反应子公司财务人员问题。因为“财务和公司老板有亲戚关系”，找集团HR负责人反映，作为HR负责人要注意方式和方法，按管理权限所属做好冷静处理。

处理其他部门问题的原则，就是把他们拉下水，不能便宜他们，我是替你们出头，争取利益，你就别躲啊，躲就证明你们有其他目的，我也不是傻子。（一般情况下，部门都会退缩，没胆量玩就别找我）