转解决沟通“障碍”

作者 12428014... 2015-01-21 09:29 340

内容来自 2015-01-21 打卡话题

　　我们公司目前同时开展的项目比较多，领导没有多余的时间一一过目，但是又需要掌握每个项目的进度，于是让我们做了一个月度项目统计表格，把比较关注的几点都列出来，并要求项目员工每天做记录，发现发现问题及时解决。
　　但是执行了两个月之后，发现团队成员敷衍现象非常明显。大多数是没有看系统数据就做了记录，有时甚至压根儿就不写。最近出现一些声音，说这个表格的填写没有意义，浪费时间，要求取消这个。
　　我统计过，每天填写这个统计表格的时间不超过8分钟，而对于领导来说这个表格非常有意义。
　　那么在目前的情况下，应该如何把日报执行下去，又不让项目员工觉得是负担呢？

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我，没有经历过类似的情况。

一、案例分析  

  1、要求员工每天记录项目关注点。  

  2、团队成员敷衍现象非常明显。  

  3、员工要求取消表格填写。  

  4、填写时间较短，但对领导非常有意义。  

二、解决思路  

    看完这个案例，我们应该思考一个问题，为什么领导觉得很有意义的东西，而员工却觉得是浪费时间呢？是我们在布置工作时没说明清楚，说得不够细致？还是中层人员在传达信息失真？还是员工理解能力有问题？抑或是执行过程中无任何反馈呢？或者是执行过程无规范无奖惩约束？本人觉得这里面存在的主要是沟通问题，换一句话说就是管理者安排工作的问题。  

1、宣导统计表格的重要性与意义。 

    在下达填写要求时，应该将统计项目关注点的目的和意义在公司进行宣传，明确与培训统计报表的填写规范，要让员工“知其然，而知其所以然”。这样员工在填写时才知道方向在哪？换一句话说就算员工不配合要进行相应的奖惩时，也知道错在哪。  

2、解决沟通障碍。 

    沟通不是一个单向的过程，而是双向的。所以要克服本案中的沟通障碍问题，领导必须在查看项目报表后，应该及时提供反馈信息，指导员工进行数据统计，双向往来才是沟通，才能提高项目团队的凝聚力，促进工作目标的达成。  

3、避免信息传递失真。 

    一个公司是有不同层次的人员组成，由总经理到基层员工，中间还有高管、中层、经理、组长等等。而目前大多数公司信息的传递是由上而下，呈现递减分布，越往下了解的偏差越大，基层员工很多时候只知道信息的内容或者得到的与高层下达的指令完全不同。这就很容易造成误解，本案例中是否中层人员传递信息不准确呢？所以我们应当将传达的信息，通过书面介质进行传递，而不是口头，避免信息传递失真。  

4、多强调重要性、多给予绩效反馈。 

    一项工作重不重要，主要还是看这项工作的重要性，但对基层员工来讲，最直观的就是领导对这件事重不重视，领导重视了，员工自然也会重视。所以我们需要让员工知道工作的重要性时，这就需要不断的向他们给出绩效反馈。比如：领导经常在会议中强调项目的重要性，说明项目数据所代表的趋势方向，做出调整或修正项目方向的决策等等。这样项目成员也会从侧面去了解项目数据统计的重要性与意义，同时也能学习到项目数据统计的分析方法。  

5、结合工作日报建立流程。 

    在本案中可以结合项目信息的要求，修订工作日报的格式，让员工在写日报、周报、月报的同时，一并填写项目的关键信息；如果项目周期较长，而每天变化较小，则HR可以与领导沟通，将统计周期调整成每两天一次或每周两次，一方面确保项目信息统计，同时也能适当减轻工作量；也可以通过办公OA流程，设立项目节点，建立项目流程表格，自动归集数据信息，形成统计结果等。  




三、总结  

    一项决定或制度的下达，最好能够组织关键人员进行沟通与宣导，让其“知其然，而知其所以然”后，执行过程中他们才能做得更好，同样，及时的绩效反馈与奖惩在确保执行的质理上，也能在一定程度上提高员工的积极性！

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