表面员工敷衍 实则管理没眼 2015-01-14 18:55:06 阅读(4059) 评论(106) 收藏(165) 分享到:分享到新浪微博分享到腾讯微博分享到QQ空间 本话题来自:员工敷衍性的做日报,怎么应对? 收起↑ 我们公司目前同时开展的项目比较多,领导没有多余的时间一一过目,但是又需要掌握每个项目的进度,于是让我们做了一个月度项目统计表格,把比较关注的几点都列出来,并要求项目员工每天做记录,发现发现问题及时解决。 但是执行了两个月之后,发现团队成员敷衍现象非常明显。大多数是没有看系统数据就做了记录,有时甚至压根儿就不写。最近出现一些声音,说这个表格的填写没有意义,浪费时间,要求取消这个。 我统计过,每天填写这个统计表格的时间不超过8分钟,而对于领导来说这个表格非常有意义。 那么在目前的情况下,应该如何把日报执行下去,又不让项目员工觉得是负担呢? 本案看似“做日报”引出的执行问题,如果发散开来,可以推广到写计划、总结、考核、报表等需要上级或各部门提交的材料上来,为什么领导觉得非常好十分有意义的事情,下级却不理解不支持、却认为是“没有意义浪费时间”甚至“要求取消”呢?关键在于没有将这样做的目的、意义、推行步骤、如何做、意见收集等在上下级之间讲透、交流好,只有做到交流沟通充分后,才可能将事情执行到位,让多方满意,否则很简单的一句话传递、评优活动、涨工资、报某个数据等都会惹出许多执行偏差的问题。针对本案例,要想既把事情执行持续下去,又不让员工觉得有负担,以下方法可以一试: 梳理领导要求做日报的意义 根据本案提供的信息,我们不难发现领导要求做“日报”,是基于以下理由的:一是公司开展的目标多,领导不可能一一过目,但需要掌握每个项目进度,所以需要在几个关注点进行统计和报送;二是领导可以从日报中及时发现问题,以便及时解决,避免影响项目进度;三是换位思考就明白的,领导关注每个项目的重点不外乎是:截止统计时间,按照项目原计划应当完成的项目是哪些,实际完成了哪些,为什么没完成,投入的成本发生了多大,比预期投入多还是少,影响进度的因素是哪些,需要领导提供哪些人献财物方面的支持等。 如果不让大家做日报给领导,领导要么亲自到各个项目现场了解实际情况,这显然是不可能的;要么派秘书了解并传答,基本也是不可能的;要么领导每天召开项目进度汇报会,大家都各自忙于项目,多数都在现场,参会人员也不可能到齐,而且花费时间较多,说不定在开会的同时,项目情况又变化了,所以这同样不现实,甚至召开项目负责人会都不可能,因为项目比较多,在时间、空间上分布也比较广。 换位思考一下,领导如果不及时了解和掌握各个项目的进展情况,还算是一个合格的领导吗?就目前公司情况而言,还有什么方法比做“日报”更能够让领导及时了解每个项目进度更好的方法呢? 当然,如果展开来梳理,还可以找出更好的意义来,总之,主要是想把这件事情理解透、把理由说充分,尽量把所有员工可能想到的情况或条件都考虑到,不要留下可能的任何借口或理由。 召集专题说明会—演示如何填日报 试行两个月,都出了那么多问题(敷衍,不看数据就记录,甚至不写),也不及时介入诊断处理,进而出现更严重的声音(这个表格填写没有意义,浪费时间,要求取消),面对每天只投入“不到8分钟”都不愿意的事,大家说事态算不算严重?这个时候,该召集公司专题会议了。 参加会议的主要人员有公司领导、各项目负责人、HR部门、重点项目推进人等,首先由HR部门表明“填日报”的意义、好处等,然后由公司领导来补充;然后收集各项目包括各与会人员在填写表格时的意见和建议,带来了哪些不方便之处,将这些问题或建议全部罗列在电脑或白板上,以便于大家一起来找出解决的办法;再次是HR部门通过收集整理后,演示如何按步骤和要求填写日报表,并说明何时填、怎么填,可以统计一下所花时间;最后是逐条大家头脑风暴、少数服从多数来寻找所提出问题的解决办法,包括可以马上找到办法的、暂缓解决的、变向处理的、不用解决的等,总之,只要不扯费话,这个会二个半小时是可以结束的。 这个说明会应当全程录音、摄像,并保存在HR部门备案。 录音加视频逐级宣传培训 说明会的会议纪要、录音、视频等,不能随着会议的结束而束之高阁,而应当紧跟说明会这股强劲的东风,让与会人员会后及时传达会议精神,组织收听收看会议全过程,真正理解公司领导对日报的要求,从中体会填写日报的意义,签名学习,并可以进行演讲或征文比赛,以加强大家对填写日报的重视。 总之,要让公司每一个项目的参与者都了解填写日报的要求、意义、目的、流程等,不能漏掉一个人。 回复日报的任何咨询并指导 另外,HR部门可以开设专门的日报咨询热线,同时要求各项目负责人要及时回复下属任何疑问,不能回答时及时向公司领导或HR部门咨询,不能让问题过夜,对上级超过4小时不予回复的,下属可以越级问询或到HR部门投诉,公司将按有关规定进行处理。 回答疑问不能就事论事,应当将面扩开,回答清楚类似的其他问题,让提问者更明白,必要时可以举例说明,总之,真正做到答疑解惑、指导工作。 开展多场经验技巧交流会 已经试行两个月了,一些填日报坚持较好的员工,一定有不少心得体会,可以每双周由公司组织一次各项目参与人员的经验交流会,包括填日报在内,分享何时下手填、怎么措辞等,既节约时间、又容易养成及时填写的习惯,对表现好的及时表扬和奖励。 这样的交流会,只要坚持半年,一定会让多数人在填写日报上有较大的进步。这正如三茅的打卡分享、征文一样,许多卡友都从陌生、反对的状态,在三茅管理者们的耐心解释和引导下,走到共同分享、一起进步的学习道路,这样的经验同样可以运用到企业管理中来。 规范制度处理拒不执行者 凡事总有例外或特殊,一些自以为不得了的员工,在公司三令五申要求必须填写日报的情况下,仍以为公司拿他没办法、或者公司不会对他们怎么样,这个时候,管理就得有脾气,该出手时就出手,否则,员工就把公司不当回事,甚至骑在公司头上耍性子也。 对于此类,也不要急,首先看公司制度是否完善,从内容和制订流程上看是否合法,再看是否给予培训签字到位,是否对其违规行为进行了批评教育,做到有规矩在前,先君子后小人,最后严格按公司制度办事,从情理、法规上都说得通,让违规者失道寡助。 完善日报细节 从填报者反映的问题甚至抱怨、各次交流分享会、领导的最新要求等,都可以了解到填写日报还需要完善哪些细节,都应当及时收集、汇总并及时完善,只有这样,简单的日报管理办法才会是最切合公司实际情况的,也才能得到最彻底的执行,也才能得到大家的支持,也才能得以持续执行下去。 其实,企业管理的任何一项工作都是这样的,执行者、管理者必须保持无障碍交流、真诚沟通,下属不害怕、上司不报复,都为了把工作持续做好,真正的对事不对人,但这种默契的配合状态,绝不是一朝一夕可以练成的,这个过程在许多单位都需要很长的、痛苦的过程。
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