每一个长假过后,假日综合症总会成为大家热议的话题。不知道大家都采取什么样的方法来调整,对于我来说,有两招是特别管用的:第一招是做计划。一般来说,我通常都会在上班的前一天晚上在脑海里大体的过一下第二天需要做的几件事,第二天一起床,当天大概会怎么过就在脑海里很清晰,想想不会太忙太有压力,心情很愉悦的去上班,好像是一开始就在状态,只不过不会像平时那么忙就是了;第二招就是整理。不仅是在工作上,在生活上也特别管用,感觉不在状态的时候,整理一下房间,瞬间就满血复活了,屡试不爽。
之前写过一个开篇,关于如何用人力资源考证教材的目录来进行电脑文件整理的,当着是“我的整理手记(1)”吧:https://www.hrloo.com/rz/13319984.html 准备写一个系列,今年将会根据自己学到的一些技巧,同时再结合自己的实际操作经验,慢慢完善。不过除了电脑里的文件,桌面上的纸质文件也到了需要整理的程度。此处有必要交待一下背景:公司成立不到4年,且发展很快,因此在规范管理方面严重滞后,在档案管理方面基本没有任何参考依据,都是按照各人的工作经验和习惯。
其实我也是一个非常不擅于整理和进行档案管理的人,只是恰好刚走入社会的第一家企业管理相对比较规范,学习到一些基本的常识,因此会有意识的保留相关资料和记录。结果就有了一个“哆啦A梦”的外号,他们需要什么历史的数据和资料,第一个想到的总会是我。但这个习惯带给我的直接后果就是:东西比别人多几倍,也比别人的桌面更凌乱……
新年新气象,今年的开年就先从这些资料着手,来个彻底的清理,开启全新的一年吧!
关于纸质资料,我想要说的是:尽!量!转!化!成!电!子!档!
盘点了一下所有的资料,最多的是各种汇报、开会时打印出来的东西,有相应的电子资料,因此在汇报、开会结束之后基本上就成了废纸。因为我们部门所连接的打印机都只能单面打印,我就把那些没有保密需要一类的资料全部保留下来,空白的一面可以二次利用,也算是为环保做一点小小贡献吧!把它们一叠叠用大号长尾夹夹好放入最下面的一层抽屉。(补充一句:用于汇报的一些方案,常常会反复修改很多次,我的做法是用V1.0、V2.0来区分保留所有电子版本,纸质版本在汇报结束之后就没有保留的必要了。)
第二多的资料是各种培训机构的产品宣传册,不同年份的、不同版本的,看得人眼花缭乱。以前每次整理东西的时候都不愿意扔掉,怕万一哪一天用上了。整理了无数次保留了无数次,最后发现其实还是一次都没有用。所以,这一次坚决扔掉!那以后用起来怎么办呢?好办,只需做一张表格就可以搞定!设计一张供应商目录表,将供应商名称、联系人、联系方式、擅长领域、特色、有无合作记录等信息记录下来即可,既清晰简炼,又方便备查,还能减轻繁重的纸质资料负担。万一要用到更详细的资料,直接联系相关联系人一切搞定。培训杂志会出一本当年度企业培训服务供应商目录的合集,也比较好用(不是广告……)
对于我来说,在这一堆资料中占比很多的是各种学习资料。杂志、书籍、讲义还有各种打印的学习资料,没得说,继续清理。杂志放回部门书报架,借来的书籍看完了的归还,自己的书籍看完了的装箱,那些现在还有深刻印象的讲义留下,剩下的全部丢掉(当时上课听讲都没能有印象不大可能后面还会再翻讲义学习),打印的学习资料只留下那些类似工具书的,比如结构化面试的问题库等,其余也全部扔掉。我现在比较倾向于相信:你当时(两周之内)没时间看的东西以后依然会没有时间看,学完后没有任何印象的课程以后也不会再想起。留着是累赘,还不如扔了干净。
不过俗话也说了:好记性不如烂笔头。对于那些当时觉得印象深刻、或者是相信以后会用到的比较重要的东西,我觉得一般可以用三种方法强化,肯定不包括把这些资料堆积在桌面:一是做读书笔记,将重要的知识点记下来,我一般会用思维导图来做;二是写感悟心得或者是跟他人口头分享;三是立即运用,理想的状态是刻意坚持一个比较长的时间形成一种习惯或者是马上运用学习资料中给到的工具或者是自己设计一个工具来运用所学。
再剩下的就是比较常规的一些工作记录方面的资料,比如培训申请表、服务期协议、培训签到表、反馈表等。很多都是要以防追溯原始记录的,因此需要好好保管,但同样的,进行电子记录依旧是非常重要!好在去年的标准化项目已经建立起了培训台账,很多信息都同时录入了电子台账,纸质资料只是备查。一些大型的项目相关资料我按照项目来归档,常规性的培训根据申请表、签到表等不同类别来分别归档。
资料清爽很多的同时,在资料的整理过程当中也又把之前做过的很多事情过了一遍,当时的得失过后再来看的时候,好像更加清晰了,这也算得是意外收获。