把一个基本不懂业务的新手培养为熟手的过程,包括:熟悉情况、交代简单工作任务、对照职位说明书、工作方式、流程规范、常犯差错、提高方法、专员的目标。
一、什么叫上手?
当人力资源部出现职位空缺,比如需要人力资源专员,可通过内外部招聘进行补员,使人员尽早到位。
我们把实习生、应届生、相关工作经验少于一年的新员工,统称为HR 新手;考勤员、人事助理、招聘专员等,统称为人力资源专员。
人力资源部现有的副经理、主管、专员(熟手),都有自己的职责,能够得心应手地处理业务,独当一面。现在,来了个新手,作为人力资源部经理(有时由直接主管考虑) 应该如何安排新手的工作呢?把一个基本不懂业务的新手培养成熟手的过程,叫上手。
二、上手1:熟悉情况
新员工报到入职当天,先由人力资源部按照正常流程办理入职手续。可能包括:提交核对身份证、相关证件,签订劳动合同,领取门禁卡(饭卡)、员工牌,开通公司邮箱、办公系统OA 账号,办理工资卡,发放员工手册、电脑、必要的办公用品等。可通过邮箱发放通讯录,请新员工去OA 下载并自学公司规章制度、财务报销流程等,还可以直接把职位说明书发给他。
然后,人力资源部经理(或直接主管)找新员工谈话。除了表示欢迎,还要交代他尽快熟悉情况,包括公司、本部门、本岗位的情况。
熟悉情况包含以下几种意思。
第一种意思,熟悉办公环境。包括吃饭的地方(自办食堂,外包的餐厅,周边的小餐馆,外卖等)在哪里,洗手间在哪里,打印机在哪里,开水房(饮水机)在哪里,自己的工位在哪里,其他办公室的布局等。
第二种意思,熟悉人头。一是了解组织架构,二是看通讯录,三是对照通讯录上的人名,通过电话、邮件、QQ 等在工作接触中与其熟悉起来,能尽快将名字与他的信息(部门,职务,工作范围)、长相等对应起来。
第三种意思,熟悉公司规章制度。包括上下班时间,迟到早退的扣罚,打卡考勤的规定,请假规定等。第四种意思,熟悉工作情况。一是前任移交的工作,包括资料、流程的熟悉;二是本岗位的职责,汇报关系;三是工作周报、月报的交代。
规范的离职移交,应该有待办事项;或者直接主管从现有工作中剥离、罗列的事项。这些事项,一般都是具体的任务,对熟手来说不难,但对新手来说,这些待办事项、罗列事项,正是入门的开篇,也是试用期、实习期的基本考验。
一般来说,谈话结束后,在一周内,HR 新手就应去OA 下载各种制度文件,在短时间内,对公司、部门的情况有个大致的了解。
三、 上手2:简单工作任务
这时,新手会在直接主管的指导、监督下,开始对照遗留的待办事项,或新罗列的工作事项,逐条去尝试完成。
直接主管最有可能先向新手下达简单的工作任务。这些任务会是什么呢?可能包括:社保办理、公积金办理、考勤统计、人才网站招聘职位日刷新、电话邮件通知面试、面试接待(收发应聘登记表,引导,倒茶水,发公司宣传资料等)、档案整理、通讯录更新、劳动合同签订、培训课程组织电话邮件通知、培训现场协助(准备茶水、白板、水笔、音控设备、投影仪、开门钥匙,组织签到,发餐券等)、招聘现场协助(拿易拉宝,在展位摆摊收简历,旁听)、维护人员信息库。
面对这些任务,积极、上进、肯干的新手,会忙得不亦乐乎,并在与同事接触的过程中相互熟悉起来;而消极、不上进、混日子的新手,会忙得晕头转向、没有方寸,并心生抱怨。
四、上手3:对照职位说明书
这时候,我们如果把新手的职位说明书拿出来对照,会发现:这些琐碎具体的事项,在职位说明书里,被归纳得很简单。而实际展开后,对新手来说,一个职责,却对应着不少具体的需花时间、耗精力的工作任务。
职位说明书由不少信息模块组成。其中,一个信息模块叫职能设置,一般只有一句话:通过……做……用以达到……(目的)。另有一个模块叫工作职责,一般列出5~8 条。每一个职责都是由“动词+宾语”组成的。如:①办理保险、公积金;②协助招聘;③协助、参与培训实施;④办理劳动合同签订;⑤统计考勤数据;⑥维护人员信息库;⑦完成领导交办的其他临时任务。
同时,在每个提炼出来的动宾结构后面,有具体的事项,如:办理社保、公积金:根据人事月报的人员进出情况,及时、准确地办理员工的社保及公积金缴纳、停缴、调整,确保员工的合法权益。
这时,动词“办理”“协助”“参与”“维护”等,就体现了人力资源专员(助理) 的职位层级和工作含金量。因为,在人力资源主管的职位说明书中,描述其工作职责的动词,更多是:编制、拟定、审核、分析等;而人力资源部经理(副经理)的职位说明书中,描述其工作职责的动词,更多是:审核、协调、监督、指导、规划等。
五、上手4:工作方式
这时,人力资源专员的工作,更多是现场处理。这里所说的“现场”,可能是人力资源与社会保障局的办事窗口;可能是社保中心、公积金中心的办事大厅(现在网上也可以申报,拿着材料去盖章);可能是人才市场摊位,高校的招聘会、宣讲会,公司内部的会议室、接待室;可能是公司内部的培训教室,外租的酒店会议室;还可能是前台(导出门禁打卡数据,记录迟到、早退情况)。
人力资源专员的工作,还包括通过电话、邮件、QQ 等,完成各类通知、联系(联系制作横幅等)。
在工作中,主要涉及的办公软件、硬件有:Word ,因为要写名单、发通知、填签到表;打印机、复印机,应能熟练使用;Excel ,用于简单的计算,主要是简单统计;PPT ,使用较少,用于与培训、招聘相关的简单的字、图的制作与展示。
总之,HR 新手的工作,可以概括为:办事,跑腿,打电话,录数据,做表单。
[未完待续]
——选自张明辉新书《人力资源管理从入门到精通》,清华大学出版社,2015年2月版。
作者简介:
张明辉,绩效管理专家,毕业于浙江大学,现任杭州考典信息科技有限公司总经理。2002年起,在大中型企业、上市公司等担任过:薪酬与绩效主管、人力资源部经理、人力资源总监等职务。出版著作:经管畅销书《人力资源总监绩效管理笔记》(第4次印刷)、《从零开始学绩效指标设计》(第2次印刷)、《资深人力资源总监教你做薪酬-操作实务与设计技巧》(第4次印刷)。新书《人力资源管理从入门到精通》(清华大学出版社2015年2月版)已经出版上架,各大实体店、网店均有销售。
20楼 lizi荔子
老师从一个高层次总结专员的工作状态和内容,让我看到目前工作的位势还努力方向,谢谢老师
19楼 黄河啤酒集团
写的非常详尽!
18楼 Sara北鼻
非常有道理!
17楼 甜蛋超人
讲的太立竿见影了
16楼 黄茂贤
作为一名未来想从事HR行业的在校学生,看完您的这篇文章后,获得了启示很多,特别是对于HR新手如何开展工作,也让我对未来的第一份工作是什么样的有了初步的了解,感谢您的分享。
15楼 亦若星辰
虽然目前我是新手,但是是一个积极、上进、肯干的新手,已经慢慢的喜欢上了培训板块。
14楼 释乐儿
感谢分享,学习!
13楼 朱子hong
学习了!很详细,期待后续
12楼 fancy1020
学习了,
11楼 ssagnso
学习
10楼 Cherry580
学习了,对新手和上级都有借鉴意义,对照工作安排下属对号入座并提升欠缺地方。
9楼 墨痕张
学习了,对专员帮助很大
8楼 林小素
谢谢,张老师您的明细讲解,我在人力资源专员这个岗位上工作1年半了,正在不断努力提高自己,争取明年可以入主管级别的升职名单。很期待张老师您主管级别篇跟更高级别篇的细节文章指引,这帮我们少走了很多弯路呢。
7楼 沐恩大美妞
学习了,写的很清楚明了
6楼 俐言Lily
棒
5楼 记忆春天
好
4楼 陈顾问企业大学
热烈支持张明辉老师的新作,争取早日能从入门、上手,到熟练、精通。
作家张明辉
@陈权高级顾问:谢谢陈律师!
3楼 妈咪贝贝
学习了,讲的很详细,很有用!!!!
2楼 郭翔
我就是这个新手,但是我们企业人力资源部长也是“HR”,国有企业的人资真是传统
柠檬QQ
@达神:完全同意,都在办事跑腿,哈哈,就是人力资源部长也是专员工作
郭翔
@柠檬QQ:你也是国企员工么?你做了多少年“专员”?有考证么,我最近想考个二级。
1楼 进击的小鲨鱼
我是一楼。学习了!谢谢!