推荐 岗位分析和评价与定编定员

    岗位管理是建立企业人力资源管理体系的基础，岗位管理包括岗位分析、岗位评价、岗位设计、岗位分类和定编定员等工作，其中，定编定员又是岗位管理中不可缺失的重要工作内容，只有通过科学的方法开展定编定员工作，才能在数量、质量和结构方面实现企业人力资源的合理配置。

    定编定员是根据企业战略目标的要求，在组织结构设计、岗位设计和岗位分析与评价的基础上，确定企业在一定时间周期内的人力资源编制，进而确定哪些人员能够有效执行岗位工作的一项管理活动。

一、定编定员的原则

    定编定员工作是在企业确定业务规模和发展方向的基础上进行的，具有时效性。定编定员的要求是保证事事有人做，人人有事做，岗位无重叠，工作无遗漏。因此，定岗定编需要遵循以下原则。

    1. 以企业战略目标和经营目标为原则

    定编定员不但要确定企业各类人员的编制数量，还要从质量上规定使用人员的标准，其目的是为了提高企业生产经营活动的效率，因此，定编定员必须从企业战略目标出发，以计划期内的企业各项经营管理目标为依据。

    2. 总量控制与结构优化原则

    定编定员工作需要符合人力资源管理的规律，在保证实现企业经营管理目标的前提下，参照国家标准、行业标准或竞争企业的标准，从企业实际出发，结合企业现有的管理水平、技术水平和人员素质确定各岗位的编制数量，根据岗位任职条件，采用岗位竞聘、双向选择的形式进行定员工作。因此，定编定员工作应遵循总量控制、结构优化的原则，保证定编定员科学、合理。

    3. 比例协调原则

    定编定员需要结合企业业务特点正确处理各类人员的比例关系，这些比例关系包括：

   （1） 直接生产人员和非直接生产人员的比例关系。

   （2） 各生产工序间人员比例关系。

   （3） 管理人员和专业人员的比例关系。

   （4） 后勤保障人员与全体员工比例关系。

   （5） 全体员工中的男女员工比例关系。

   （6） 全体员工中年龄结构比例关系。

    4. 适时修订原则

    企业的定编定员在一定时间周期内具有相对稳定性，但在发生下列情况时应对定编定员进行调整和修订。

   （1） 企业调整生产经营目标或根据市场需求增减相关业务时。

   （2） 企业采用新技术、新方法能够有效提升生产效率时。

   （3） 岗位任职者的知识和技能水平大幅提高时。

   （4） 企业生产的产品具有明显的季节性变化时。

   （5） 企业人力资源成本压力较大时。

    5. 专业化管理原则

    定编定员是专业性和技术性都很强的工作，它涉及企业生产经营活动的方方面面，从事这项工作的人不但要懂管理，还要懂业务、懂技术，只有这样，才能保证定编定员工作科学、合理，符合企业阶段性生产经营的需要。

    6. 有利于员工职业发展原则

    在开展定编定员工作时，应充分考虑员工的职业发展，预留出员工参加培训和学习的时间，企业战略目标和经营目标的实现离不开员工个人素质的提升，只有不断提高员工的职业能力，才能保证企业可持续发展。

二、定编定员的方法

    企业岗位类别不同，工作任务和性质也不同，因此，在进行定岗定编时应明确工作总量和工作效率，考虑各种影响因素。常用的定编定员方法有以下几种。

    1. 劳动效率定员法

    劳动效率定员是指根据企业生产任务和员工的劳动效率，考虑员工出勤率等因素来核定员工人数的方法。凡是实行劳动定额的人员，都适合采用这种方法，其公式如下：

式中：M——效率定员人数

      T——单位产品工时定额

      Q——产品产量

      C——计划期允许的废品工时最高限量

      B——零星任务工时

      t——制度工时（年度工作日乘以工作日时数）

      p——工时利用率（或平均出勤率）

      a——工时定额完成率

该公式可以简化为：

    定员人数＝计划期内生产任务总量/工人劳动效率*出勤率

    2.设备定员法

    设备定员法是根据设备数量、设备利用率、开动班次以及工人看管定额和出勤率来确定定员人数的方法。它主要适用于机械操作为主，使用同类型设备，采用多机床看管的工种。其计算公式如下：

式中：M——设备定员人数

     n——同类型设备开动台数

     m——单机定员标准

     s——该型设备平均开动班次

     K——出勤率

    3. 岗位定员法

    岗位定员法是指根据工作岗位的多少，各岗位工作量大小，工作班次等因素来确定定员人数的方法。它主要适用于看管大型联动设备的人员，自动流水线生产的岗位定员；也适用于有一定岗位但没有设备又不能实行劳动定额的人员，前者为设备岗位定员，后者为工作岗位定员。在计算时，还要考虑生产班次、倒班及替班方法，对于采用连续生产、实行轮休制的岗位，还要根据轮班形式，考虑轮休人数。其公式如下：

式中：M——岗位定员人数

      m——岗位定员标准

      s——班次

      n——同类岗位数

      E——轮休系数

      K——出勤率

    4. 比例定员法

    比例定员法是指按照企业员工总数或某一类人员总数的比例，来确定岗位人员数量的方法。在企业中，由于劳动分工与协作的要求，某一类人员与另一类人员之间总是存在着一定数量的比例关系，并随着后者人员的增减而变化。这种方法主要适用于企业内各种辅助性生产或服务性工作岗位的定员。例如：企业餐厅的厨师可以按就餐人数的一定比例确定。这种方法也可用于生产车间中无法精确考核劳动量的某些辅助性生产工人的定员，即按辅助生产工人与基本生产工人的比例关系来确定人员需要量。对于企业中的工会组织、妇联组织、共青团脱产人员，以及某些从事特殊工作的人员，也可以参照此种方法确定人员数。例如：人力资源管理人员与企业员工人数的比例大约为1:50～100，具体比例需要根据企业性质、规模、信息系统以及管理要求确定。

其计算公式为：

式中：M——某一种人员的定员数

      T——服务对象人数

      R——定员的标准比例

    5. 组织结构、职责范围和业务分工定员

    这种方法一般是先确定组织结构和各职能部门，明确各项业务分工及职责范围以后，根据业务量大小和复杂程度，结合管理人员和工程技术人员的工作能力和技术水平确定定员人数的方法。这种方法主要适用于企业管理人员和工程技术人员的定员。

    需要注意的是，管理人员的定员是一项比较复杂细致的工作，难度较大。它受很多因素的影响。

    （1） 管理人员个人因素。管理人员的个人偏好；管理人员的能力；所辖下属的能力以及是否受过良好的管理培训等。

    （2） 工作因素。工作标准化程度或相似程度，工作的复杂程度以及下属工作之间的关联程度等。

    （3） 环境因素。所管辖部门的组织结构情况，管理信息系统使用情况以及管理空间位置情况等。

    6. 数据分析定员

    数据分析定员是根据企业历史业务数据，结合企业战略目标，确定企业在一定时间周期内定员人数的方法。业务数据包括：销售收入、毛利率、利润率、产品市场占有率以及人力资源成本等。

    7. 标杆定员法

    标杆定员法即参照同行业企业或竞争对手的定员水平来制定本企业定员人数的方法。采用标杆定员法的内在逻辑是与竞争对手进行比较，通过提高企业定员管理水平赢得企业在市场中的竞争位置。标杆定员法一般只能作为企业定员水平确定的参考依据，原因是：

    （1） 获取数据的难度很大，一般来说较难获得。行业总体水平资料可在一些专业机构、行业协会或统计机构中获得，而竞争对手资料较难获得。

    （2） 在管理方式、管理水平、技术条件、员工素质方面，企业之间常常难以直接进行对应比较。

    8. 博弈定员法

    博弈是采用一定的程序，规范各个主体所主张利益的过程。博弈定员法就是让各部门在总量定员的前提条件下，提出各部门的定员需求，再按照一定的规则确定定员水平的方法。博弈定员的基本步骤和要求如下：

    （1） 在企业定员总量控制的范围内，各部门提出定员申请，定员申请必须详细阐述本部门定员的数量、具体理由和相关证据。

    （2） 召开企业高层、各部门管理者参加的定编定员会议，在会议上，各部门管理者需要分别公开说明定员理由。

    （3） 集体讨论各部门定员的合理性，最终确定各部门定员水平。

    9. 专家综合调整定员

    所谓专家综合调整定员是请熟悉企业内部定员管理的管理者或专家来确定企业总体定员、部门定员和各类岗位定员的方法。在岗位设计的基础上，企业定编定员需要组织专家对管理层进行访谈，收集相关信息。

    （1） 各岗位员工的工作量和工作流程。

    （2） 管理层次和管理幅度信息以及对企业定编定员建议。

    （3） 企业内部员工配置情况，如晋升、轮岗、预期离职情况等。

    根据收集到的信息，定编定员需要在定员总量控制与部门定员和岗位定员之间进行平衡，从业务角度、不同类别以及不同专业人员比例关系等方面进行综合考虑，协调确定定员。在定员过程中还应参考历年出勤率统计资料，保证定员具有合理的宽裕度。

    10. 预算控制定员

    预算控制定员是通过编制人工成本预算，控制部门定员和岗位定员的方法，这种方法不对部门或岗位的具体人员数量进行硬性的规定。企业在采用预算控制法进行定编定员时，一般按照以下步骤进行。

    （1） 统计历年企业、部门和各岗位的人力资源成本以及年度人力资源成本增长率，分析影响人力资源成本增长的因素，并确定主要因素。

    （2） 根据上一年度企业、部门和各岗位人力资源成本，结合企业一定时期内的经营目标（一般为一年），考虑影响人力资源成本增长的主要因素，确定人力资源成本预算。

    （3） 将人力资源成本预算分解到各个部门，各部门在预算范围内，结合部门业务目标和岗位设置情况确定具体定员人数。

    通过预算控制法进行定编定员可以有效建立企业各部门的自我约束机制，从而达到控制定员、规范人工成本增长的目的。

    以上介绍的各种定编定员方法应视企业具体情况灵活应用，定编定员是一个动态过程，人力资源管理者在开展定编定员工作中，关键是要控制好成本投入与生产效率之间的关系，以最为合理的投入换取最佳的岗位和人员组合。

【作者简介】

    杨岗松，工商企业管理本科，工程硕士，二十余年企业人力资源管理从业经历。曾在机械制造、互联网、电子商务、媒体等领域的国企、民企和外企公司服务，现任全球最大的母婴垂直网站“宝宝树”人力资源副总裁。出版书籍《岗位分析和评价从入门到精通》（清华大学出版社），本书在三茅独家提供电子版（试读版本），评论本文后即可下载！