请先看这篇:《HR为什么要熟练操作EXCEL》
我们接受一项工作后,一般都要先对工作进行分析,这个工作要达到什么效果、采用何种方式实现、借助什么资源等,待分析完成,才着手工作的正式实施。设计EXCEL表格如做工作,我们要设计一个表格,同样需要先分析表格需要达到的效果、采用什么样的结构等,对于一些无用的信息或重复的信息也要剔除出去,这个说起来容易,但真正要做的时候,是需要我们来进行深入的分析。
例如,我们要设计“人员信息表”的结构,除了人员的基本信息外,还要体现出员工入职时间、每次签订劳动合同的期限和起始时间等。
一般情况下,我们得到这个信息,会很自然的想到将“入职时间、第一次劳动合同签订时间、第一次劳动合同到期时间、第一次劳动合同期限、第二次劳动合同签订时间、第二次劳动合同到期时间、第二次劳动合同期限……”,如下图。
我们再仔细分析一下。在HR日常操作中,员工入职日期即为公司和员工建立劳动关系的日期,也就是劳动合同生效时间。多次签劳动合同的,劳动合同到期后下一份劳动合同随即生效,而且自2008年1月1日《中华人民共和国劳动合同法》正式实施以后,其中明确规定“……劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的,除劳动者提出订立固定期限劳动合同外,应当订立无固定期限劳动合同:……”,所以2008年以后,一般情况下除非劳动者提出,否则公司与员工的劳动合同签订三次即可。
基于上述情况,我们可以将“入职时间”的作用当成两个,一个是入职时间,另一个是第1次劳动合同签订时间。而前一次劳动合同到期时间的第2天为后一次劳动合同的开始时间,并且员工到公司后一般签订三次劳动合同,第1次和第2次为有固定期限劳动合同,第3次为无固定期限劳动合同,除非他本人不同意第3次签订无固定期限劳动合同。劳动合同期限完全可以用签订时间与到期时间相比较就可以得出。
所以我们用“入职时间”、“第一次劳动合同到期时间”、“第二次劳动合同到期时间”三个项目就可以将员工的入职时间、第一次劳动合同起止时间、第二次劳动合同起止时间、第三次劳动合同生效时间及各个劳动合同期限表示出来。调整完后如下图。
用8列甚至更多列来记录数据,经过简化后,用4列就可以达到预期的效果,大大减少了标题数量。如果需要相关的数据,我们可以将几项数据进行处理后得到,从时间成本中考虑,简化后的表格也是合算的。
设计表格也如做工作,是需要进行深入分析的,并不是拿来数据便直接设计。简单的工作不简单,不要小看表格设计,它并不是一项简单的事情,就如它是高楼大厦的地基,地基打不好,高楼大厦也建不成。
(以后还将陆续推出HR运用Excel的文章,我建了一个“EXCEL在HR的应用”交流群,大家可以到群里交流Excel的那些事儿,群号: 499266407,进群写明三茅ID。)
【作者简介】
齐涛,三茅人力资源网专栏作家,高级人力资源师,有大型国有企业、民营企业从业经历,对人力资源各模块有丰富的管理实践经验,擅长HR工作系统性把控,善于从数据中分析问题并解决问题。对EXCEL在HR中的应用有丰富的经验。
电子书《资深HR教你如何用好Excel》已由三茅出版,并众筹印刷为纸质版发给HR。本书地址:https://zl.hrloo.com/file/381250?tuishu=0716。
5楼 xiaojuanxt
涛哥就是聪明哦,我怎么就没想到呢。点赞
4楼 annnnie
满啦,怎么办啊?
3楼 WW同学
学习中!!!
齐涛
@上善若水W:谢谢支持。
2楼 大白兔77赵颖
我板凳,设计表格能力绝对是高级的思维能力
齐涛
@大白兔77赵颖:凡事也怕琢磨不是。
1楼 香草紫苏冯鑫
齐涛老师的沙发~~~对EXCEL大神都好葱白~~~
齐涛
@香草紫苏:谢谢支持哦。