绩效数据该如何收集

作者丰富的单纯 2015-07-23 09:49 1429

内容来自 2015-07-28 打卡话题

　　我们公司绩效已经实行两年，各方面日趋完善，现在存在的问题是日常数据难以收集。目前主要采取定量+定性关键事件进行考核，在实际工作中，像原本固有的报表或后台有记录的数据还是比较好收集的；但像一些需要第三方部门提供、没有固定报表的数据，或需要日常进行记录的原始数据是很难收集的。
　　那么，请问你们公司绩效数据是怎么收集的，有什么好的办法可以解决日常数据收集难的问题？

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绩效管理系统的运行离不开流程的支持。在设计绩效管理系统时，我们通常能够将数据提供的上下游确立下来，但是如果流程到此为止，数据收集工作仍然开展不起来。以公司营运部向财务部提供数据的流程为例，我们可以从四个角度来进行分析。

第一，是否明确了提供数据的上下游的责权？营运部要提供数据给财务部，那么，营运部要提供哪些数据给财务部？双方是否对这些数据指标的定义达成共识？数据需要在什么时间提供？如果提供数据不准确或不及时会怎么样？等等。

第二，是否设立了数据收集的子流程？营运部内部收集数据子流程的具体步骤是什么？是否指定了相应的人员负责？是否设立相应的监控点？

第三，是否有人对流程各步骤间的界面进行管理？如果营运部向财务部提供数据的流程涉及到两个或以上的负责人，那么，这些人之间的工作由谁来协调？这个数据收集的工作是否纳入他们的考核指标？是否有人来对这个工作进行监督和考核？

第四，是否有专人对全流程负责？是否有人对营运部提供数据的过程进行跟进？如果以上四个方面的细化的工作没做到位，那么，营运部向财务部提供数据这个流程的执行就只能是空谈。

　　经过调查发现，公司在以上四个方面都存在问题。首先，人力资源部在部门间的沟通不及时、不到位，没有将数据收集的流程全景图及重要里程碑的时间和任务告知各部门。因此，各部门不明确自己的职责究竟是什么，不知道如何与其他部门配合，导致各干各的，没有大局观。同时，人力资源部也没有扮演好部门间的协调人角色，没有对全流程进行整体控制和过程监控；其次，绩效管理专员没有及时跟进数据收集的进度，没有提醒并帮助各部门及早发现过程中的问题，保证员工及部门的绩效良性地发展。过程管理缺失，过程中的问题不断地堆积直到最后一刻爆发，弥补损失比较被动。最后，各部门的数据收集子流程执行不到位，比如营运部设立了数据收集负责人，但没有对数据收集人的工作进行跟进和监督。

通常来说，部门经理对绩效管理系统有比较充分的理解，但普通的员工的理解就十分有限。尤其是数据收集这种看似繁琐且不增值的工作，普通员工如果不能站在公司的角度，从整体上理解绩效管理系统的价值以及数据收集对绩效管理系统的作用，树立全局观和全流程的意识，就不能对自己负责的工作有清楚而深刻的认识，很容易轻视此项工作，执行力也就相应减弱。在A公司，有些员工不明白为什么要收集绩效数据，没有足够的重视度和紧迫感，没有关注收集过程中与他人的配合问题，同时，也不清楚做到什么程度才算是完成了目标。所以，出现执行不到位的情况也就很自然了。因此，我们要考虑员工是否明白他所负责的数据收集工作的目标和意义是什么？具体的操作步骤是怎样？需要利用哪些资源？这些资源是否已经拥有或应该如何去获得？以及员工是否具有相应的知识和技能？等等。

公司绩效数据收集困难是组织、流程和员工三个层面的原因造成的。针对A公司目前的情况，笔者认为非常有必要立即组织一次绩效管理系统运行分析会。通过暴露绩效数据收集存在的问题，寻求各部门协调配合的解决方法，从而促进绩效管理系统的良性运行。此次会议的基本目标主要是：1、提高部门经理及员工对绩效数据收集及绩效管理系统运行的重视度，增强大局意识；2、明确公司绩效数据收集的整体流程及流程中各部门的职责；3、明确流程的相应负责人；4、就绩效管理系统运作过程中存在的问题提出培训的需求。

要保证此次会议达到预期效果要注意几点：1、把此次会议的召开提升到公司战略发展的高度，确保各部门经理及相关人员了解绩效管理的战略意义；2、需要各个部门的广泛参与，部门经理及直接的相关人员务必参加；3、人力资源部要进行有效的会议组织，把焦点集中在问题的暴露和解决方法上，而不是互相推诿；4、在组织、流程和员工3个层次上都要建立相应的行动计划。行动计划要以各部门当前或潜在的绩效管理问题为出发点，并由部门经理或业务单元的主管来负责计划的实施。公司没有成立专门的跨部门的绩效管理项目团队，但可以将这次会议作为绩效改进的催化剂。更为重要的是，会议只是一个切入点，企业应对组织、流程和员工三个层面的问题都给予高度重视，最终以行动计划的实施来促进绩效数据收集及绩效管理系统的良性运作。

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