议在会上功在会下

作者秦月2014 更新于：2015-08-12 09:05 11721

内容来自 2015-08-13 打卡话题

　　我在一家制造型企业任总经办助理，公司有员工1500多人。公司每个星期二晚上会开周会，由我负责记录，这让我非常头疼。
　　每次开会规定应到人员是20人，（生产12人，开发1人，业务2人，企划1人，财务、船务、人资、行政各1人）每次开会都会吵架，主要是生产对战业务、开发，虽然生产部门以一敌二，但人多嘴多，每次都会占上风，其它人员都不说话，总经理每次在大家吵的时候，都在默默的看资料，等吵得差不多了，才出现说上几句不痛不痒的话来平息。
　　这让我很是痛苦，因为每次都会吵，所以有人不愿意参会，每次都会有人请假，最多到会15人左右。另外，会议结束后，我要找所有的参会人员在会议记录上签字，拿给老板看。每次吵架的主力都把会议记录当成继续对战的工作，不愿意签，一定要让我改很多次才肯签。
　　请教一下各位牛人们，有什么妙招来化解这个问题呢？

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会议是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。（源自度娘）既然与会的人都可能怀着不同的目的，那在会议上发生吵架也是在所难免的了，君不见某些会议上还有扔鞋的。而且会议旨在围绕主题进行信息交流、商讨问题，吵架作为一种比较激烈的交流和商讨方式，依然有其存在的需要。所以笔者公司会议的问题不在化解吵架，而应该问——通过这样激烈的交流形成了什么对解决问题有帮助的决议了吗？这些决议是否执行了？有没有效果？作为每次都以多胜少，吵赢了的生产部门，在工作上赢得了什么呢？默默看资料、只说几句不痛不痒话的举足轻重的总经理，是在下一盘很大的棋吗？……

戏言归戏言，还是要给笔者支支招，不是化解吵架，而是解决会议效率的问题。

“议在会上，功在会下”，那就先说说功在会下的第一部分，会前功夫！

1、无规矩不成方圆，开会也是一样，先订会议制度，大家同意，共同遵守。会议制度网上很多，笔者随意参考，针对贵司的情况提醒三点：（1）轮流发言，不准打断别人，当然这是避免会场变成吵架场；（2）限制时间，每人讲3分钟，整个会议控制在1小时内结束；（3）按部门轮流讲，人多的部门也只能派代表讲，这是避免人多欺负人少。

2、提前预热会议内容，周二晚上开会，最好上午就将本次会议的主要议题及相关内容发给与会者，让大家先全面了解情况，作好发言准备，避免言之无物，或者冷场浪费时间。

3、针对贵司的情况，可能还需要对一些关键人物进行会前沟通，将一些影响会议效率的因素消灭在会前，让会议能更好的专注在解决会议的主要问题上。

会前准备充足，会上心中不慌，做好会议控制，提高会议效率。

1、紧抓议题不跑题，会议主持要控制好各发言人的发言内容，如发现跑题偏题的要及时打断，或者等他发言完成后，精炼出他关于议题的内容，复述一次，引起其他与会者的关注；

2、紧扣自身不抱怨，要求与会者讨论会议内容时从本部门、本岗位工作出发进行发言讨论，不要、至少尽量不要指点其他部门、其他岗位的工作，主持人要把握好会议氛围，将大家的关注点都始终集中在从本部门出发解决问题的思路上；

3、议而有决最重要，解决一个是一个。只讨论了一个问题，但有决议，比讨论了很多问题，但都泛泛而谈重要、有效得多。对主要议题一定要有解决方案、负责人、时间期限和目标等相关决议，对一些复杂问题，可能还会有资源提供、协作部门等决议；

4、作为助理，面对一屋子开会的部门经理、总经理，可能很难有能力控制会议进度和氛围，所以笔者必须要寻求总经理、权威人士等的支持，同时相信所有与会人员都是想解决问题，而不想坐在这里浪费时间的，让他们都参与到会议中来，扮演更重要的角色，为高效会议作出贡献。譬如控制时间可以设一位时间长老，让他们轮流担任，让他们负担起控制会议效果的责任。

最后，会下功夫的第二部分就是会后执行。

国人会上常说得天花乱坠、士气激昂，会下就稀泥一滩、表里不一，这样的会越开越没劲儿，自然能不来大家就不来了。所以会议必须要“议必决、决必行、行必果”，会议纪要和会后跟踪至关重要！

1、会议记录对会议的过程可以略记，记录发言人的主要观点即可，对会议决议要详记，包括明确的解决方案、责任人、时间期限、达成目标等，只要记录完整、真实、准确，与会的主要领导譬如总经理认可，就可以签字下发了，不必要每个与会人员都要审阅。

2、会议记录下发后，各部门必须将决议的工作列入自己的工作计划，并立即实施，笔者的岗位有责任跟踪决议的执行情况，观察实施效果，并反馈给相关的领导，完成得满意的，该议题即可关闭，完成得不满意的，还需要进行下一轮的推动。

结束之前再说一句题外话，最近去呼伦贝尔走了走，在那样广袤的天地间，很多人们自以为是的东西都显得那么的不足道，所以吵架虽然也是交流沟通的一种方式，但毕竟用力过猛，对大家都可能有伤害，让你们总经理带大家出去走走，天地间去喊一喊，回来说话声儿可能会小点儿。：）

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全部评论(62) 我参与的评论

60楼 Sally贞

谢谢分享

2015-09-01 09:12:02 回复赞(0)

59楼木木的小人儿

最后一段话说得很棒

2015-08-14 18:25:21 回复赞(0)

58楼微笑是一种天分

谢谢分享

2015-08-13 22:46:46 回复赞(0)

57楼 yang0103

学习了，多谢！

2015-08-13 18:34:16 回复赞(0)

56楼下一页的我

学习了，感谢智慧的分享

2015-08-13 18:09:26 回复赞(0)

55楼 liluluzm

谢谢，分析的很好

2015-08-13 17:42:48 回复赞(0)

54楼青青宝贝0502

学习了，谢谢分享。

2015-08-13 17:10:52 回复赞(0)

53楼冯君瑞

2015-08-13 16:43:46 回复赞(0)

52楼乐乐19801108

学习了，谢谢分享！

2015-08-13 16:24:19 回复赞(0)

51楼雅彤

学习了，谢谢分享。

2015-08-13 15:51:01 回复赞(0)

50楼杜老

议必决、决必行、行必果

2015-08-13 14:32:35 回复赞(0)

随便嘛

@toddu：说的好

2015-08-13 14:52:45回复

49楼 11贝壳11

我们之前也是这样的生产部门和营销部门各种吵，我觉得和你们的总经理的态度有关系，应该具体问题具体分析，找出问题的原因，我们之前还有出现过连续3次会议都是为了一个问题而争吵，每个部门都在推卸责任，如果总经理不能找出问题的观念，下面的人也会继续争吵下去，可以采用每一件事都落实到某个责任人身上，切实的分析问题，而不是一味的争吵，和企业文化有关

2015-08-13 14:20:39 回复赞(0)

48楼风为裳

谢谢分享！

2015-08-13 11:42:22 回复赞(0)

47楼成都听雨

学习了，太感谢了！

2015-08-13 11:42:07 回复赞(0)

46楼 da123as

感谢分享

2015-08-13 11:18:55 回复赞(0)

45楼新钓客

感谢分享！

2015-08-13 11:11:30 回复赞(0)

44楼 lingyun凌云

我作为记录者，我会让开会人员进来就签到，然后记录开会内容再给老板看，老板应该看到的是最真实的内容，而不是虚假改过的资料，对于不来，不愿意参加的人员直接扣钱。抓住问题追根究底，原因不去弄清楚谁都可以说不是自己的错。我之前单位也很混乱，生产部说领不到料，仓库说没料，什么问题都堆到采购部，老板就让我到采购部任职，原因有很多：1.物料订购下去不跟，催料（订单是否传真成功都不确定）；2.不知道供应商确切交期；3.不知道采购部的确切交期；4.不跟别的部门交流，各管各的；5.有的物料仓库未申购但怪到采购部没到货，吃莫名的责任。所以个人认为只要查到底，责任很明显，主要还是管理问题，有些人就希望乱，好浑水摸鱼。

2015-08-13 11:09:18 回复赞(0)

43楼小佳的易筋经

对的，还有就是大老板的处事方式~~

2015-08-13 11:06:41 回复赞(0)