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减少对立,加强沟通,重建有效的会议机制

作者 扁担 2015-08-13 09:41 557
  我在一家制造型企业任总经办助理,公司有员工1500多人。公司每个星期二晚上会开周会,由我负责记录,这让我非常头疼。
  每次开会规定应到人员是20人,(生产12人,开发1人,业务2人,企划1人,财务、船务、人资、行政各1人)每次开会都会吵架,主要是生产对战业务、开发,虽然生产部门以一敌二,但人多嘴多,每次都会占上风,其它人员都不说话,总经理每次在大家吵的时候,都在默默的看资料,等吵得差不多了,才出现说上几句不痛不痒的话来平息。
  这让我很是痛苦,因为每次都会吵,所以有人不愿意参会,每次都会有人请假,最多到会15人左右。另外,会议结束后,我要找所有的参会人员在会议记录上签字,拿给老板看。每次吵架的主力都把会议记录当成继续对战的工作,不愿意签,一定要让我改很多次才肯签。
  请教一下各位牛人们,有什么妙招来化解这个问题呢?
  我在一家制造型企业任总经办助理,公司有员工1500多人。公司每个星期二晚上会开周会,由我负责记录,这让我非常头疼。
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  这让我很是痛苦,因为每次都会吵,所以有人不愿意参会,每次都会有人请假,最多到会15人左右。另外,会议结束后,我要找所有的参会人员在会议记录上签字,拿给老板看。每次吵架的主力都把会议记录当成继续对战的工作,不愿意签,一定要让我改很多次才肯签。
  请教一下各位牛人们,有什么妙招来化解这个问题呢?
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我,经历过类似的情况。

    看到案例以后,不知道大家是否从中感受到自己公司的影迹。在21天学习班中也有很多同僚反映这个问题,通过会议可以看出公司存在很多的问题,这个很多朋友都有叙述我不在一一举例。之所以会有会这样究其根源个人认为主要一下两点,一是文化问题,公司内部没有形成一个融洽的会议氛围、工作氛围,没有一个良好的沟通机制,在工作对接中容易产生对立的情绪,加上高层的不作为,让下面的员工都急着推脱责任以求自保;员工没有担当,不敢担当。二是管理问题,从案例中可以分析出此类公司存在很多扯皮的现象,责任不清、分工不明;在部门与部门对接中存在很大的问题。
    基于这些问题建议从以下几个方面着手解决:
    1、自上而下改变会议作风、工作作风。出现此类事情高层有不可推卸的责任,高层在推进工作中一定要做到目标明确、责任清晰。公司出现扯皮对立的事情,高层要明确禁止。重新捋顺事情始末,做好分配。该表扬表扬,该批评批评。同时从高层开始要做到对事不对人。
    2、加强公司内部责任分工,明确各方责任,做到目标明确,责任清晰。
    3、建立良好的沟通机制、部门间对接、协调机制。从案例中可以看出该公司不存在内部跨部门的沟通,在这方面要加强。很多小事不需要会议就能解决。
    4、总经办、人力资源等部门做好从中协调工作。在高层改变的同时,总经办和人力资部门做好协调工作,缓和双方管理,从中协助他们部门之间的沟通。
    5、在以上基础上加强员工素质教育,重塑良好的企业文化氛围。
    同时在会议方面做到以下几点:1、明确会议的原则,2、明确开会的目的性和必要性,3、明确会议的主体,4、准备完善的会议支持资料(作为总助在开会之前一定要收集相关问题提供给总经理,方便总经理的会中控制,案例中的总助明显没有做到这一点),5、有效的会议通知,6、开会定调,7、会中控制(案例中总经理也没有做到),8、会有的有效跟踪。
    

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