违规员工的处理，制度是关键！

作者 Nick.Gao 更新于：2015-09-07 14:14 16632

内容来自 2015-09-08 打卡话题

　　公司里有一名女员工，职位是主管，目前已经怀孕，但被公司发现有一些不良行为：
　　1、打卡上班后故意离岗，到时间再回来打下班卡；
　　2、每月上报的本部门考勤中，对自己的考勤有弄虚作假嫌疑，多了很多不存在的加班；
　　3、有欺骗公司财务，超额报销的行为。
　　有鉴于此，公司决定对她进行降职降薪处理，但是这样做的话，是否会有赔偿风险呢？
　　请各位支个招，有没有好的处理方法？

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问题员工存在于任何企业，很多HR都有这样的苦恼，现在的员工难管，对于问题员工罚款罚不得、批评要么没有效果，要么稍微批评一下就闹辞职，辞职也就算了，还给你来个仲裁，HR的命咋就这么苦了？如果笔者没有猜错的话，根据楼主描述，处理本案的疑虑在于：（1）针对员工的违纪行为，降薪降职处理的结果是否合情合法？（2）一旦员工不同意降职降薪，解除劳动合同是否存在法律风险？且看下文分析：

一、首先来看相关法律条款。

1.《劳动合同法》第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

　　用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

　　在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

　　用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

2.《劳动合同法》第三十五条 用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。

3.《劳动合同法》第三十九条　劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

　　（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；

　　（二）严重违反用人单位的规章制度的；

　　（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；

　　（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；

　　（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；

　　（六）被依法追究刑事责任的。

二、本案解析

1.本案处理的核心：违纪员工处理，制度规定是关键。

企业对于问题员工的管理，规章制度的作用尤为重要，企业有权利通过规章制度来引导员工树立正确的职业价值观和行为准则，员工一旦出现行为的偏差，企业可以根据制度规定来对员工进行处理。但规章制度并非是万能法宝，必须满足以下前提条件（详见《劳动合同法》第四条规定）：（1）制度内容合法，制定程序符合法律规定；（2）企业履行了宣传、培训制度的义务，确保制度被员工知晓；（3）制度明确规定了违纪行为的属性、处理措施等。回归本案，该员工虽然怀孕，但其违纪行为是事实，且其违纪行为中包含了弄虚作假、以权谋私的行为，只要公司规章制度明确规定了此类行为属于严重违纪，解除劳动合同都是完全合理合法的（详见《劳动合同法》第三十九条第二项），更不用说降薪降职的处罚是否合理了。

2、如果公司制度没有明确规定，或者制度制度、公示程序不完善，如何处理？

在很多中小企业，制度制定往往是企业单方制定，没有履行任何法定程序的，有的甚至是与相关法律法规相冲突的，更别提向员工公布、培训。这样的制度从法律角度来说是不具备法律效力的，这正好给了熟悉劳动法的员工以可乘之机。如果本案中，该公司无法从违反制度的角度来处理，那该怎么办了？笔者认为两条路可走，第一，立即完善制度，暂缓处理；第二，依据《劳动合同法》第三十五条规定，协商变更劳动合同，即达到降职降薪的目的，一般来说员工不会轻易同意降职降薪了，这就要看HR沟通的功力与技巧了，以下沟通程序可参考：

（1）与该员工沟通，指出违反规定的事实并告知处理意见，试探员工态度。

不管公司制度有没有明确规定违纪行为及处理措施，该员工的违纪事实肯定是存在的，HR部门可以与该员工沟通，指出其严重违纪的事实，身为部门管理干部，工作懒散、虚报考勤、超额报销这些行为已经在员工中间带来不良影响，无法再胜任主管的岗位，公司考虑到违纪的不良影响，准备将你调整至专员岗位，薪酬也相应进行调整，再让员工自己谈谈意见。这一步的目的是让其承认自己的违纪行为，明白确实是自己理亏，另外面谈必须保留记录。

（2）根据该员工的态度，迂回处理。

有的员工自知理亏，经过批评教育，可能会接受降职降薪的处理决定。当然，也不排除一些顽固份子，如果其不答应降薪降职，HR可以迂回处理，不要当场闹翻，可以告知该员工，既然你有异议，我们可以考虑的合理请求，我们回头召开高层会议再次讨论你的处理问题，争取拿出一个大家都能接受的处理决定。此步的目的是公司如果制度不完善，确实不能强制降薪降职，况且该员工行为虽然存在过错，但公司在这些事件中也是存在监督不力的责任，财务报销都能超额，请问财务部门是如何审核的？所以，这时候只有退而求其次，选择其它处理办法，迂回处理可以避免把事情闹僵，给后续处理带来麻烦。

（3）告知最终处理决定，保留证据。

HR部门组织与该员工第二次沟通，告知其最终处理决定（如果该员工坚持不接受降职降薪），公司考虑到你的实际情况，决定再给你一次机会，暂时不降职降薪，但必须扣回你虚报考勤的支付的工资和超额报销的金钱，并给与严重警告处分，如再有违纪行为将直接解除劳动关系。让该员工签字确认，以备以后继续违纪解除劳动合同留作证据。到这一步，员工要么考虑到面子问题主动辞职，要么收敛行为，低调工作。

（4）完善公司规章制度，是制度成为纠正员工行为偏差的利器。

以此次事件为教训，迅速按照法定程序制度、完善公司各项规章制度，确保当员工出现行为偏差时，能用制度来维护公司管理的权威。

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