推荐从工资表谈谈月度薪酬管理

作者诗酒年华更新于：2015-10-19 13:42 4727

薪酬管理是个大课题，相比之下每月的工资核算应该是个小课题。一个公司在薪酬制度和方案既定的情况下，应该如何开展月度薪酬管理工作呢？我们试着从最终的成品来进行分析——工资表。

工资表是统计表的应用，它包括表头、记录和附加信息三部分。“表头”由总标题和列标题构成，总标题例如“XXX公司2015年9月工资明细表”，反映该表所展示的主要内容；列标题通常位于工资表的前两行，包括员工基本信息和工资各个项目的具体指标，这些项目和指标涵盖了每月薪酬管理的具体事项。“记录”指列标题下面对应的各行数据，通常一条记录反映某一名员工的工资明细数据，这些数据通过录入或计算获得。“附加信息”通常在表格下方，包括诸如制表、审核、复核、审批、出纳、会计、财务等各不相同的要求相关人员签字的内容，此外可能还包括相应的备注信息。

根据工资表的内容，相对应提出几个问题：

1.月度薪酬管理有哪些内容？

2.相关部门和岗位的职责分工与权限是怎样的？

3.工资核算的全流程是怎样的？

4.如何处置工资表中签字人的工作失误？

一、月度薪酬管理的内容

假设该公司有两种不同的薪酬结构：一是以销售人员为主的“提成工资制”，由基础工资、销售提成、奖金补助和各种福利组成；二是以管理人员和其他人员为主的“绩效工资制”，由基础工资、绩效工资、奖金补助和各种福利组成。综合而言，工资表的项目包括：

1.基本信息：部门和姓名；

2.考勤情况：实际出勤、请假、旷工、迟到早退、漏打卡、出差和加班；

3.基础工资：工资档级和对应标准及本月档级工资、工龄工资、加班工资；

4.销售提成：提成比例和提成金额；

5.绩效工资：绩效工资总额、绩效得分、绩效工资；

6.奖金福利：全勤奖、交通补助、餐饮补助、话费补助、业绩/绩效排名及对应奖金金额；

7.扣款部分：养老、失业和医疗保险的扣款、考勤扣款、个税代扣。

依照上述内容，每月关于薪酬管理的内容就会变得明确：

1.在职管理：期间员工是否有岗位或工作地调动？是否有入离、转正、职人员？入职、转正、离职、调动的准确日期？

2.考勤管理：本月营业人员和其他人员的应出勤天数是多少？考勤数据是否完整准确？是否有请假、旷工、迟到早退、漏打卡、出差和加班情况？是否按照相应的规定和流程办理手续？员工的实际出勤天数是多少？

3.基础工资：本月是否有档级调整？是否有工龄届满整年？是否有加班工资？

4.销售提成：销售业绩数据是否收到？销售提成比例是否有调整？

5.绩效工资：绩效考核的业绩数据是否收到？参与打分的人员是否有变动？是否所有的人都理解打分规则和标准？

6.奖金福利：是否存在不全额发放全勤奖和各项补助的情况？例如入离职和情况？绩效和业绩排名有没有异常状况？

7.扣款部分：保险如何扣款？个税如何扣款？未全勤如何扣款？如果存在商品丢失如何分摊扣款？是否有其他扣款？

二、薪酬管理的职责界定

众所周知，薪酬管理是人力资源部的核心职责之一，但这并不代表薪酬管理仅仅由人力资源部负责，事实上这是以人力资源部为主导的各个部门都有参与的事项。在行政部和人力资源部分开的公司，常常有人问“考勤应该是行政部负责还是人力资源部负责？”在人力资源部不成熟的中小型企业，常常有人说“我们公司是财务算工资，人事部不管”，或是“我们是销售型公司，工资由业务经理算”；更多人最困惑的是“人力资源部算工资，财务会计在审核，正副领导也在审核，可还是发完工资才知道有问题？”

薪酬管理的具体职责由公司的部门设置决定。在一个常规的有行政部、人力资源部、财务部且都履行其主要职能的公司，我们按照下面两个原则进行分析：

原则一：为减少过错，除本人外，所有工作至少有一人需对其进行监督或审核。

原则二：所有的信息都是按照“产生→记录→加工→审核”的路径成为最终可用的数据。其中的“记录”是指公司的正式记录，而非某部门内的简单记录；其中的“加工”是指必要的处理步骤，而非薪酬核算中的计算；“审核”是指审查并核对数据与制度的一致性。

根据前文分析，每月薪酬核算所需的数据包括：人事、考勤、业绩、绩效、奖金、福利和扣款。第一步，制作一个二维表格，列标题为信息的处理过程，即产生、记录、加工和审核，行标题为信息分类。第二步，填充每一条具体信息在不同过程中的主导部门，例如人事信息产生在各部门，由人力资源部记录，由人力资源部加工（人事专员汇总人事变动情况并依据制度进行人员更替、档级工资、工龄工资调整），最后由人力资源部经理负责审核。第三步，有疑问的地方主要是“谁审核什么”，这应该结合具体的岗位职责，岗位级别越高，审核的高度应该更高。最后，我们得到下表的基本分工，再据此分部门和岗位整理出来即可。

从工资表谈谈月度薪酬管理

三、工资核算全流程

工资核算流程应该包括三个步骤：数据汇总与处理、工资计算与审批、员工申诉与处理。事实上，工资与绩效是分不开的，在这三个步骤之前必须有一项“月度计划”，这是后面提成和绩效核算的初始依据，此处略过。

1. 数据汇总与处理

基本步骤：汇总数据→审核数据→反馈沟通直至数据符合要求→录入模板→标准化处理。

这个流程中比较关键的有两点。其一，汇总各部门数据后需要进行必要的审核，对数据的真实性、准确性、合法性和规范性进行把关，有些需要返回各部修改，有些需要与相关部门沟通；其二，根据汇总的数据进行预处理，按照标准化格式录入工资表模板中，为快速计算奠定良好基础。

2. 工资计算与审批

基本步骤：检查工资表模板的公式→计算工资→完成工资表→财务部审核工资表直至与人力资源部沟通后确认签字→副总经理审核工资表直至确认签字→总经理审批签字箭→财务按照工资表发放工资→人力资源部给员工发放工资条。

这个流程中比较关键的同样有两点。其一，事先制作好工资计算模板，工资计算不再耗费时间；其二，工资表审批的环节中需要按流程逐个通过签字，根据需要耐心解释。

3. 员工申诉与处理

基本步骤：员工书面申诉并提出证据→人力资源部决定受理→人力资源部与相关部门沟通后提出解决方案→由人力资源部和副总经理、总经理组共同商讨同意→人力资源部按方案执行→员工反馈处理结果→人力资源部善后总结存档。

这个流程不一定每次都会出现，而且薪酬管理的基本目的也是要避免核算错误。一旦出现员工申诉，就说明在某个环节出现问题，也许是政策解释不清晰，也许是工资核算失误，那么人力资源部就难免要为此承担责任。

四、工作失误的处理

工资表中的所有错误，人力资源部不但逃脱不了干系，而且必须负主要责任，可能为55-70%，除此之外还有可能在绩效得分上有所体现，这是由部门职能决定的。那么其他签字人是否需要承担责任？在中小企业，审批领导不需要负责，没有理由。作为复核工资表的副总经理，也需要分担一部分责任，比如10-20%，但他会承担更大的心理压力。作为审核的工资表的财务，同样需要承担部分连带责任，比如15%-25%。究竟谁应该为错误而负责，还要视问题所在的环节和带来的损失而定。

至关重要的是任何一个职场人士都不希望工作出现失误，更不愿意因为工作失误受到领导的责怪和批评，因此对于工作失误的最佳处理是尽量寻求一劳永逸的解决方案，避免再次出现同样的问题。

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